Hộ kinh doanh bắt buộc phải lưu trữ chứng từ chuyển khoản với mọi giao dịch kinh doanh, không phân biệt giá trị giao dịch hay quy mô. Đây là nghĩa vụ pháp lý quan trọng bảo đảm minh bạch tài chính và phục vụ quyết toán thuế cũng như giải trình với cơ quan chức năng.
I. Nghĩa vụ lưu trữ và hình thức thực hiện
1. Nghĩa vụ lưu trữ
- Bắt buộc áp dụng với mọi hộ kinh doanh, không phân biệt quy mô, lĩnh vực.
- Tất cả giao dịch chuyển khoản liên quan đến hoạt động kinh doanh đều phải lưu trữ chứng từ.
- Mục đích chính:
- Đối chiếu sổ sách kế toán (ví dụ: sổ tiền gửi ngân hàng Mẫu S7-HKD).
- Phục vụ kiểm tra, quyết toán thuế và giải trình khi cơ quan nhà nước yêu cầu.
2. Hình thức lưu trữ
- Lưu trữ điện tử: Được phép nếu đảm bảo toàn vẹn, bảo mật và truy xuất; tuân thủ tiêu chuẩn định dạng tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.
- Lưu trữ giấy: Có thể in bản điện tử, ký tên đóng dấu (nếu có) hoặc theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
II. Thời hạn lưu trữ và quy định mới
- Thời hạn tối thiểu 5 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
- Kéo dài đến 10 năm nếu chứng từ liên quan đến khấu trừ thuế GTGT, tranh chấp, tố tụng hoặc do yêu cầu từ cơ quan thuế.
- Từ 01/06/2025: Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử kết nối cơ quan thuế (Nghị định 70/2025/NĐ-CP), chứng từ chuyển khoản phải đồng bộ với hóa đơn điện tử.
Ví dụ thực tế
- Hộ kinh doanh A mua nguyên vật liệu trị giá 18 triệu đồng bằng chuyển khoản ngày 15/07/2025, kỳ kế toán kết thúc 31/12/2025.
- Lưu trữ tối thiểu: Phải giữ sao kê ngân hàng/ủy nhiệm chi đến ít nhất 31/12/2030.
- Lý do: Giao dịch từ 5 triệu đồng cần chứng từ để khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Lưu ý quan trọng
- Hộ kinh doanh phải lưu trữ chứng từ chuyển khoản đối với các giao dịch kinh doanh đạt hoặc vượt ngưỡng giá trị theo quy định của pháp luật hiện hành (thường từ 20 triệu đồng trở lên), nhằm đảm bảo tính hợp lệ của chi phí và phục vụ khấu trừ thuế.
- Giao dịch chuyển khoản trên 20 triệu đồng bắt buộc phải có chứng từ để được tính vào chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế.
- Các loại chứng từ bắt buộc bao gồm: sao kê ngân hàng, ủy nhiệm chi, biên lai thanh toán điện tử.
