Có thể chấp nhận việc doanh nghiệp thanh toán hóa đơn qua tài khoản ngân hàng cá nhân được ủy quyền để phục vụ cho việc khấu trừ thuế GTGT, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý và lưu trữ chứng từ hợp lệ.
I. Điều kiện bắt buộc đối với thanh toán qua tài khoản cá nhân được ủy quyền
- Ủy quyền bằng văn bản hợp lệ: Phải có hợp đồng ủy quyền giữa doanh nghiệp và cá nhân (thường là người lao động), nêu rõ phạm vi, trách nhiệm, mục đích ủy quyền. Việc ủy quyền cần được quy định trong quy chế tài chính hoặc văn bản nội bộ của doanh nghiệp.
- Danh sách tài khoản ủy quyền: Doanh nghiệp phải lập danh sách tài khoản ngân hàng cá nhân được ủy quyền và lưu trữ để xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Mục đích kinh doanh rõ ràng: Hàng hóa hoặc dịch vụ mua vào phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuế GTGT của doanh nghiệp.
- Thanh toán và hoàn trả không dùng tiền mặt: Cá nhân được ủy quyền phải thanh toán cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản ngân hàng; doanh nghiệp phải hoàn trả cá nhân bằng chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân, kèm sao kê ngân hàng xác nhận.
- Hồ sơ chứng minh đầy đủ: Gồm hợp đồng ủy quyền, quy chế nội bộ, danh sách tài khoản, hóa đơn GTGT mang tên hoặc mã số thuế doanh nghiệp, sao kê ngân hàng thể hiện dòng tiền từ cá nhân đến nhà cung cấp và từ doanh nghiệp đến cá nhân.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp A mua vật tư văn phòng trị giá 7 triệu đồng:
- Nhân viên B (đã được ủy quyền bằng văn bản) dùng tài khoản cá nhân chuyển tiền cho nhà cung cấp.
- Doanh nghiệp A hoàn trả cho B bằng chuyển khoản từ tài khoản công ty.
- Hồ sơ lưu trữ: Hợp đồng ủy quyền, sao kê chuyển tiền từ B và từ A, hóa đơn GTGT ghi tên doanh nghiệp A.
Giao dịch này hợp lệ để khấu trừ thuế GTGT.
Lưu ý quan trọng
- Áp dụng cho hóa đơn từ 5 triệu đồng: Từ 01/7/2025, gần như tất cả các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ (không phân biệt giá trị) đều phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT, trừ một số trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định..
- Rủi ro pháp lý: Nếu thiếu bất kỳ điều kiện nào trên đây, hóa đơn sẽ không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN. Doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, phạt hành chính.
- Ưu tiên tài khoản doanh nghiệp: Chỉ sử dụng phương án này trong trường hợp bất khả kháng, doanh nghiệp nên ưu tiên thanh toán trực tiếp từ tài khoản doanh nghiệp để giảm rủi ro kiểm tra về sau.
