Doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT) nhằm đảm bảo quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào và phục vụ kiểm tra thuế.
I. Phạm vi và điều kiện áp dụng
- Giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT): Phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như chuyển khoản, thẻ, ví điện tử mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Giao dịch dưới 5 triệu đồng: Được phép thanh toán bằng tiền mặt và vẫn đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT, trừ khi trong ngày phát sinh nhiều giao dịch với cùng một nhà cung cấp có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên.
II. Quy định lưu trữ và kiểm tra chứng từ
- Chứng từ hợp lệ: Doanh nghiệp phải lưu giữ sao kê ngân hàng, biên lai điện tử cùng hóa đơn GTGT để xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Chứng từ không hợp lệ: Việc nộp tiền mặt vào tài khoản người bán không được xem là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ.
III. Các trường hợp đặc biệt
- Thanh toán trả chậm/trả góp: Doanh nghiệp được tạm thời khấu trừ thuế nếu chưa đến hạn thanh toán, nhưng phải bổ sung chứng từ khi đến hạn. Nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi đến hạn thì phải điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào.
- Tích lũy giao dịch trong ngày: Nếu tổng giá trị mua từ một nhà cung cấp trong một ngày đạt từ 5 triệu đồng trở lên, bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Ví dụ thực tế
- Mua văn phòng phẩm trị giá 4 triệu đồng (thanh toán tiền mặt) → Được khấu trừ thuế GTGT.
- Mua 3 lần trong ngày từ một nhà cung cấp (tổng trị giá 6 triệu đồng) → Phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT.
Lưu ý quan trọng
- Thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Có thể bị mất quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào và đối diện nguy cơ bị truy thu thuế, xử phạt hành chính theo quy định của Luật Quản lý thuế.
- Hiệu lực áp dụng: Quy định này có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
- Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ gồm chuyển khoản ngân hàng, thanh toán qua thẻ, ví điện tử, ủy nhiệm chi… Nộp tiền mặt vào tài khoản người bán không được coi là hợp lệ để khấu trừ thuế GTGT.
