Công ty được phép cộng dồn ngày phép từ năm này sang năm khác cho nhân viên nếu có sự thỏa thuận giữa hai bên. Theo luật định, việc nghỉ gộp này được thực hiện tối đa 03 năm một lần.
I. Quy định về việc cộng dồn ngày phép năm
Theo khoản 4 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ hằng năm thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa 03 năm một lần. Nếu không có thỏa thuận gộp phép, ngày phép năm chưa sử dụng hết sẽ bị hủy bỏ (trừ trường hợp công ty có chính sách nội bộ thoáng hơn).
II. Số ngày nghỉ phép năm và cách tính thâm niên
- Số ngày phép cơ bản: 12 ngày (điều kiện bình thường), 14 ngày (lao động chưa thành niên, khuyết tật, nặng nhọc), 16 ngày (đặc biệt nặng nhọc).
- Tăng theo thâm niên: Cứ đủ 05 năm làm việc liên tục cho cùng một công ty, số ngày nghỉ phép hằng năm được cộng thêm 01 ngày.
- Người làm chưa đủ năm: Số ngày phép = (Số ngày phép năm + số ngày theo thâm niên) / 12 x số tháng làm việc thực tế.
III. Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp và người lao động
- Công ty (Người sử dụng lao động): Có trách nhiệm xây dựng và thông báo lịch nghỉ hằng năm. Công ty có quyền từ chối yêu cầu gộp phép của nhân viên nếu ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh mà không vi phạm luật.
- Người lao động: Phải tuân thủ lịch nghỉ hoặc thỏa thuận trước với công ty. Nếu tự ý nghỉ việc từ 05 ngày liên tục trở lên mà không có lý do chính đáng, người lao động có thể bị kỷ luật sa thải.
IV. Thanh toán tiền lương cho ngày phép chưa sử dụng
- Trường hợp được thanh toán: Chỉ khi người lao động thôi việc hoặc bị mất việc làm mà chưa nghỉ hết số ngày phép hằng năm thì mới được công ty thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.
- Trường hợp không được thanh toán: Người lao động vẫn đang làm việc tại công ty nhưng không sử dụng hết ngày phép trong năm (và không thỏa thuận cộng dồn) thì ngày phép đó sẽ mất đi và không được quy đổi thành tiền (trừ khi quy chế công ty có quy định chi trả).
V. Mức phạt hành chính khi vi phạm quy định nghỉ phép
Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không bảo đảm quyền nghỉ phép hằng năm của người lao động sẽ bị xử phạt như sau:
- Đối với người sử dụng lao động là cá nhân: Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
- Đối với người sử dụng lao động là tổ chức/doanh nghiệp: Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng.
Ví dụ thực tế
- Chị A có 12 ngày phép năm 2024 nhưng chỉ mới nghỉ 5 ngày. Chị muốn để dành 7 ngày còn lại sang năm 2025 để đi du lịch dài ngày.
- Để thực hiện, chị A cần thỏa thuận bằng văn bản với công ty. Nếu công ty đồng ý, chị A có thể chuyển 7 ngày này sang năm sau.
- Nếu công ty không đồng ý gộp phép và chị A vẫn tiếp tục làm việc đến hết năm 2024 mà không nghỉ, 7 ngày phép này sẽ bị hủy bỏ và công ty không bắt buộc phải trả tiền cho 7 ngày này.
Lưu ý quan trọng
- Thỏa thuận là mấu chốt: Luật cho phép gộp phép nhưng không bắt buộc công ty phải đồng ý. Do đó, người lao động cần chủ động đề xuất và thống nhất sớm.
- Chu kỳ 3 năm: Việc nghỉ gộp chỉ được kéo dài trong chu kỳ tối đa 3 năm. Hết 3 năm, số phép gộp phải được giải quyết (nghỉ hết), không được “treo” tiếp sang năm thứ 4.
- Văn bản hóa: Mọi thỏa thuận về cộng dồn ngày phép nên được lập thành văn bản hoặc email xác nhận để tránh tranh chấp về sau.
