Theo quy định, không thể đăng ký tên công ty trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc. Trên thực tế, nhiều người chỉ tra cứu tên gần đúng rồi cho rằng vẫn dùng được, nhưng hồ sơ vẫn có thể bị từ chối.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung | Cách áp dụng |
|---|---|
| Tên trùng | Tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được viết hoàn toàn giống với tên tiếng Việt của doanh nghiệp đã đăng ký. |
| Tên gây nhầm lẫn | Gồm nhiều trường hợp như đọc giống, trùng tên viết tắt, trùng tên bằng tiếng nước ngoài, chỉ khác số, chữ cái, ký hiệu, từ “tân”, “mới” hoặc từ chỉ vùng miền. |
| Ngoại lệ | Có thể được chấp nhận nếu doanh nghiệp trùng tên trước đó đã giải thể hoặc đã có quyết định có hiệu lực của Tòa án tuyên bố phá sản. |
| Thời điểm kiểm tra | Tại thời điểm nộp hồ sơ đăng ký thành lập hoặc đăng ký đổi tên doanh nghiệp. |
| Rủi ro thực tế | Hồ sơ có thể bị từ chối; trong một số trường hợp còn có thể bị buộc đổi tên và bị xử phạt hành chính nếu không tuân thủ yêu cầu thay đổi tên. |
Cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền từ chối tên vi phạm; theo hướng dẫn hiện hành, ý kiến của cơ quan này là căn cứ cuối cùng để xác định tên doanh nghiệp có trùng hoặc gây nhầm lẫn hay không.
II. Khi nào bị coi là trùng hoặc gây nhầm lẫn?
1. Các trường hợp bị coi là tên trùng
- Tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được viết hoàn toàn giống với tên tiếng Việt của doanh nghiệp đã đăng ký.
2. Các trường hợp bị coi là tên gây nhầm lẫn
- Tên tiếng Việt được đọc giống tên doanh nghiệp đã đăng ký.
- Tên viết tắt trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký.
- Tên bằng tiếng nước ngoài trùng với tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký.
- Tên riêng chỉ khác bởi một số tự nhiên, số thứ tự hoặc một chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W ngay sau tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký.
- Tên riêng chỉ khác bởi ký hiệu “&”, “.”, “+”, “-”, “_”.
- Tên riêng chỉ khác bởi từ “tân” ngay trước hoặc từ “mới” ngay sau tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký.
- Tên riêng chỉ khác bởi từ chỉ vùng miền như “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông”.
- Tên riêng trùng với tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký.
Ví dụ thực tế
Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng chỉ cần thêm số, thêm dấu “-” hoặc thêm chữ “mới” là đủ khác biệt. Nhưng đây lại là nhóm tình huống thường bị trả hồ sơ khi đối chiếu tên.
III. Ngoại lệ và điểm dễ bỏ sót khi đặt tên
1. Trường hợp ngoại lệ
- Không cấm trùng tên với doanh nghiệp đã giải thể hoặc đã có quyết định có hiệu lực của Tòa án tuyên bố phá sản.
- Đối với công ty con của công ty đã đăng ký, một số trường hợp bị coi là gây nhầm lẫn theo các điểm d, đ, e, g và h khoản 2 Điều 41 không áp dụng.
- Doanh nghiệp đã hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương được cấp trước ngày 01/7/2015 được tiếp tục sử dụng tên doanh nghiệp đã đăng ký và không đặt vấn đề phải đổi tên chỉ vì xung đột với quy định mới.
2. Điểm thường bị bỏ sót
- Ngoài việc tránh trùng hoặc gây nhầm lẫn, doanh nghiệp còn không nên dùng tên thương mại, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý của tổ chức, cá nhân đã được bảo hộ để cấu thành tên riêng của doanh nghiệp, trừ khi có sự chấp thuận bằng văn bản.
Lưu ý quan trọng
Phần này hay bị bỏ sót khi chuẩn bị hồ sơ. Có trường hợp tên không vướng trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp nhưng lại phát sinh rủi ro vì đụng đến yếu tố đã được bảo hộ.
IV. Cách kiểm tra và hồ sơ liên quan
1. Cách kiểm tra trước khi nộp hồ sơ
- Tên doanh nghiệp được đối chiếu trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Việc kiểm tra được thực hiện tại thời điểm nộp hồ sơ đăng ký thành lập hoặc đăng ký đổi tên doanh nghiệp.
- Nếu tên dự kiến thuộc trường hợp trùng hoặc gây nhầm lẫn, hồ sơ có thể bị từ chối.
- Theo thực tiễn áp dụng hiện hành, nên tra cứu trước trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để giảm rủi ro bị trả hồ sơ.
2. Hồ sơ thường gặp khi đăng ký doanh nghiệp
| Loại thông tin | Nội dung |
|---|---|
| Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp | Bao gồm thông tin tên doanh nghiệp theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP và được thay thế bởi Nghị định 168/2025/NĐ-CP từ 01/7/2025. |
| Đối với công ty TNHH | Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, Danh sách thành viên, Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức. |
Mức xử phạt thường từ 5-10 triệu đồng hoặc cao hơn tùy trường hợp xâm phạm, ngoài rủi ro bị từ chối đăng ký hoặc buộc đổi tên.
Khi chuẩn bị đặt tên công ty, bạn nên tra cứu tên dự kiến theo từng biến thể: tên tiếng Việt, tên viết tắt, tên tiếng nước ngoài và các phiên bản chỉ khác số, ký hiệu hoặc từ chỉ vùng miền. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải.
