Khi đổi tên, doanh nghiệp cần thực hiện theo thứ tự: trước hết nộp hồ sơ thay đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính, sau đó rà soát việc cập nhật với cơ quan bảo hiểm xã hội đang quản lý. Riêng với cơ quan thuế, nếu chỉ đổi tên và không thay đổi mã số thuế, thông tin thường được truyền liên thông từ hệ thống đăng ký doanh nghiệp nên về nguyên tắc không phải nộp riêng thông báo đổi tên.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Cơ quan/đơn vị | Doanh nghiệp cần làm gì | Lưu ý thực tế |
|---|---|---|
| Phòng Đăng ký kinh doanh | Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp | Đây là đầu mối chính khi đổi tên; thời hạn thực hiện là trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi |
| Cơ quan thuế | Thông tin thay đổi tên được truyền liên thông | Nếu chỉ đổi tên, không đổi mã số thuế, doanh nghiệp về nguyên tắc không phải nộp riêng thông báo thay đổi tên |
| Cơ quan bảo hiểm xã hội | Chủ động điều chỉnh thông tin đơn vị | Phần này hay bị bỏ sót vì không tự động hoàn tất đầy đủ chỉ bằng thủ tục đăng ký doanh nghiệp |
Mốc cần nhớ: hồ sơ thay đổi tên cần thực hiện trong 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi.
II. Cần thông báo cho cơ quan nào?
1. Phòng Đăng ký kinh doanh
Doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi tên đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính. Trong thực tế, đây là bước quan trọng nhất vì toàn bộ cập nhật pháp lý ban đầu đều bắt đầu từ thủ tục này.
Hồ sơ gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Nghị quyết/quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc đổi tên.
- Bản sao biên bản họp của cơ quan có thẩm quyền về việc đổi tên doanh nghiệp.
Ví dụ thực tế
Nhiều doanh nghiệp đã có quyết định đổi tên nhưng nộp hồ sơ muộn vì nghĩ chỉ cần sửa biển hiệu trước. Lỗi này tưởng đơn giản nhưng nhiều đơn vị vẫn mắc, trong khi thời hạn được tính từ ngày có thay đổi chứ không phải từ ngày bắt đầu dùng tên mới.
2. Cơ quan thuế
Thông tin thay đổi tên doanh nghiệp được truyền từ hệ thống đăng ký doanh nghiệp sang hệ thống đăng ký thuế theo cơ chế liên thông. Vì vậy, nếu doanh nghiệp chỉ đổi tên và không thay đổi mã số thuế, về nguyên tắc không cần nộp riêng thông báo thay đổi tên cho cơ quan thuế.
Tuy nhiên, doanh nghiệp thường lệch ở đoạn này: không phải nộp thông báo riêng không có nghĩa là có thể bỏ qua các nghiệp vụ thuế liên quan trên thực tế.
- Rà soát hóa đơn điện tử.
- Kiểm tra tên doanh nghiệp hiển thị trên chứng từ.
- Đối chiếu thông tin trên hồ sơ giao dịch đang sử dụng.
3. Cơ quan bảo hiểm xã hội
Doanh nghiệp cần chủ động thông báo và điều chỉnh thông tin với cơ quan bảo hiểm xã hội đang quản lý. Điểm này dễ nhầm vì nhiều đơn vị cho rằng việc đổi tên trên giấy đăng ký doanh nghiệp sẽ tự động cập nhật toàn bộ.
Hồ sơ thực tế thường gồm:
- Tờ khai TK3-TS.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
Lưu ý quan trọng
Doanh nghiệp thường sai ở chỗ đã đổi tên nhưng hồ sơ BHXH, tên đơn vị trên quá trình đóng và chứng từ liên quan vẫn để tên cũ.
III. Mức xử lý nếu chậm thông báo thay đổi tên
| Thời gian chậm thông báo | Mức xử lý |
|---|---|
| Từ 01 ngày đến 10 ngày | Cảnh cáo |
| Từ 11 ngày đến 30 ngày | Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng |
| Từ 31 ngày đến 90 ngày | Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng |
| Từ 91 ngày trở lên | Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng |
Lúc thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là doanh nghiệp có nộp thay đổi đúng hạn không, vì mốc xử phạt được chia rất rõ theo số ngày chậm.
IV. Những đầu việc thường bị quên sau khi đổi tên
Không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải thông báo trực tiếp cho ngân hàng, đối tác hay cơ quan công an về con dấu chỉ vì đổi tên. Dù vậy, trên thực tế bạn nên rà soát và cập nhật đồng bộ để tránh vướng mắc trong giao dịch.
- Ngân hàng
- Đối tác
- Đơn vị phụ thuộc
- Giấy phép con, nếu có
- Hệ thống hóa đơn điện tử
- Hợp đồng
- Biển hiệu
- Chữ ký số
- Hồ sơ nội bộ khác
Nếu doanh nghiệp hoạt động trong ngành nghề có điều kiện hoặc có giấy phép chuyên ngành, có thể phát sinh thủ tục điều chỉnh riêng. Thuận Thiên lưu ý bạn nên kiểm tra danh mục hồ sơ đang dùng tên cũ để tránh phải sửa nhiều lần.
