Khi chuyển công tác sang doanh nghiệp khác, người lao động cần thực hiện thủ tục chuyển sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) để đảm bảo quá trình tham gia BHXH được liên tục và không làm gián đoạn quyền lợi.
I. Thủ tục tại công ty cũ
Thông báo trước khi nghỉ việc: Theo loại hợp đồng, thời hạn báo trước có thể là 45 ngày, 30 ngày hoặc 3 ngày làm việc.
Báo giảm lao động: Công ty cũ thực hiện thủ tục báo giảm với hồ sơ gồm:
- Bản sao Hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động được báo giảm
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS)
- Bản sao quyết định cho nghỉ việc, chuyển công tác
Thời hạn giải quyết báo giảm: Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ thông báo kết quả.
Chốt sổ bảo hiểm xã hội: Sau khi báo giảm, công ty cũ thực hiện thủ tục chốt sổ với hồ sơ gồm:
- Sổ bảo hiểm của người chấm dứt hợp đồng lao động
- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (TK1-TS)
- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 620
- Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN (nếu có – Mẫu DS-XNBS)
Thời hạn chốt sổ: Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận hồ sơ hợp lệ.
II. Thủ tục tại công ty mới
Đăng ký tiếp nhận sổ BHXH: Công ty mới có trách nhiệm đăng ký tiếp nhận và tiếp tục đóng BHXH cho người lao động với hồ sơ:
- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (TK1-TS (nếu có thay đổi thông tin), kèm Mẫu D02-TS)
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS)
- Sổ BHXH hoặc tờ bìa sổ BHXH (mẫu sổ mới), các tờ rời sổ (nếu có)
Người lao động cần cung cấp mã số BHXH cá nhân và điền thông tin vào Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (TK1-TS).
Thời hạn đăng ký: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc ngày quyết định tuyển dụng có hiệu lực, người sử dụng lao động phải nộp đủ hồ sơ theo quy định.
III. Cách thức nộp hồ sơ
- Nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đặt trụ sở doanh nghiệp
- Chuyển phát nhanh hồ sơ qua bưu điện
- Nộp hồ sơ qua mạng thông qua phần mềm của tổ chức I-VAN ký hợp đồng với BHXH Việt Nam
IV. Đối tượng được chuyển BHXH
- Người lao động làm việc theo HĐLĐ từ đủ 1 tháng trở lên.
- Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng
- Đối với công chức, viên chức, thủ tục chuyển sổ BHXH có thể khác do quy định riêng của ngành, đơn vị quản lý.
- Công dân nước ngoài có đủ giấy tờ, có hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc từ đủ 1 năm trở lên
Lưu ý quan trọng
- Doanh nghiệp phải xác nhận, trả sổ BHXH trong 14 ngày (đặc biệt không quá 30 ngày). Cơ quan BHXH giải quyết hồ sơ trong tối đa 5 ngày làm việc.
- Người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và trả lại sổ BHXH trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động (có thể kéo dài không quá 30 ngày).
- Người lao động nên nhanh chóng thực hiện việc chuyển sổ BHXH để đảm bảo quyền lợi.
