Khi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh bị mất, doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị cấp lại đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi chi nhánh đặt trụ sở. Hồ sơ cốt lõi là Giấy đề nghị cấp lại theo Mẫu số 26 Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC; nếu nộp qua người được ủy quyền thì kèm văn bản ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người đó. Thời hạn giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được văn bản đề nghị.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung | Thông tin |
|---|---|
| Trường hợp áp dụng | Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác |
| Cơ quan tiếp nhận | Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi chi nhánh đặt trụ sở |
| Hồ sơ chính | Giấy đề nghị cấp lại theo Mẫu số 26 Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC |
| Hồ sơ kèm theo khi nộp thay | Văn bản ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền |
| Cách thức nộp | Trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp |
| Thời hạn giải quyết | 03 ngày làm việc |
| Kết quả | Cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giữ nguyên số cũ và ghi rõ “Cấp lại lần thứ X” |
Lưu ý: hồ sơ nộp đúng nơi chi nhánh đặt trụ sở, không phải nơi đặt trụ sở chính. Đây là lỗi phổ biến khi làm thủ tục.
II. Hồ sơ cần chuẩn bị
1. Thành phần hồ sơ
- Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh theo Mẫu số 26 Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC.
- Nếu người nộp hồ sơ không trực tiếp thực hiện thì kèm văn bản ủy quyền.
- Kèm bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền.
2. Những giấy tờ dễ nhầm lẫn
- Trường hợp bị mất thì không phải nộp lại bản gốc Giấy chứng nhận cũ.
- Không bắt buộc có giấy xác nhận mất của cơ quan công an, trừ khi có yêu cầu riêng từ Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Lưu ý quan trọng: phần này thường bị bỏ sót do dùng sai mẫu đơn hoặc thiếu giấy ủy quyền khi cử người nộp thay. Bạn nên kiểm tra đúng Mẫu số 26 trước khi nộp để tránh phải bổ sung hồ sơ.
III. Nộp ở đâu, bằng cách nào, bao lâu có kết quả
1. Cơ quan tiếp nhận
Hồ sơ nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi chi nhánh đặt trụ sở. Ví dụ, chi nhánh tại TP.HCM thì nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM.
Từ 01/7/2025, theo thực tiễn triển khai, một số địa phương có thể tổ chức cơ quan này thuộc Sở Tài chính cấp tỉnh sau sắp xếp bộ máy. Vì vậy, bạn cần xác định đúng đầu mối tiếp nhận.
2. Cách thức nộp và thời hạn xử lý
- Trực tiếp.
- Qua dịch vụ bưu chính.
- Trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
Kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh cấp lại, giữ nguyên số cũ và ghi rõ “Cấp lại lần thứ X”.
Ví dụ thực tế: Một công ty có trụ sở chính tại Hà Nội, chi nhánh tại TP.HCM bị mất Giấy chứng nhận. Cần chuẩn bị Mẫu số 26, nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh, nhận kết quả sau 03 ngày làm việc. Giấy cấp lại dùng số cũ và có dòng “Cấp lại lần thứ X”.
IV. Phạm vi áp dụng và lưu ý khi thực hiện
- Thủ tục này áp dụng cho chi nhánh của doanh nghiệp Việt Nam đã được cấp bản giấy Giấy chứng nhận và nay bị mất, cháy, rách, nát hoặc tiêu hủy.
- Không áp dụng cho chi nhánh của thương nhân nước ngoài (chế độ pháp lý riêng).
- Bài viết chỉ đề cập trường hợp chi nhánh, không mở rộng cho văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh.
- Giấy chứng nhận cấp lại có giá trị pháp lý như bản gốc và là Giấy chứng nhận đăng ký thuế của chi nhánh.
- Lệ phí thường là 50.000 đồng/lần; tuy nhiên, bạn nên thực hiện theo quy định hiện hành về phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp tại thời điểm nộp hồ sơ.
Lưu ý quan trọng: Sai sót thường gặp là nộp hồ sơ theo nơi đặt trụ sở chính hoặc nghĩ phải xin xác nhận mất trước. Nếu bạn nộp đúng nơi, đúng mẫu và đủ giấy ủy quyền, thủ tục rất nhanh gọn. Hãy rà soát kỹ thông tin chi nhánh trên mẫu đề nghị để tránh chỉnh sửa sau khi tiếp nhận.
