Có. Khoản đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động thường được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện như tính thực tế, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có hồ sơ chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên theo hướng dẫn hiện hành. Trong thực tế, doanh nghiệp thường có bảng lương đầy đủ nhưng thiếu chứng từ nộp BHXH nên phần này hay bị kiểm tra kỹ khi quyết toán.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách xử lý chi phí |
|---|---|
| Đóng BHXH bắt buộc đúng quy định, có hồ sơ đầy đủ | Được tính vào chi phí được trừ |
| Khoản chi thực tế phát sinh, liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh | Được xem xét tính vào chi phí được trừ |
| Có hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ trích nộp BHXH | Đáp ứng điều kiện chứng minh khoản chi |
| Khoản thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên có chứng từ không dùng tiền mặt | Đáp ứng điều kiện thanh toán theo hướng dẫn hiện hành |
| Phần trích nộp vượt mức pháp luật về BHXH quy định | Không tính vào chi phí được trừ |
| Khoản đóng mang tính tự nguyện, không thuộc mức bắt buộc | Không được trừ theo nhóm chi phí BHXH bắt buộc |
| Đóng thay phần người lao động nhưng vượt phạm vi trách nhiệm hợp lệ | Phần vượt mức không được trừ |
Phần người sử dụng lao động đóng BHXH bắt buộc theo tỷ lệ quy định, hiện khoảng 17,5%, nếu gắn với người lao động có hợp đồng lao động, bảng lương và chứng từ nộp BHXH thì thường được tính vào chi phí được trừ.
II. Điều kiện để khoản đóng BHXH được tính vào chi phí
1. Điều kiện cốt lõi
- Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp như hợp đồng lao động, bảng lương và chứng từ trích nộp BHXH.
- Với khoản thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện tính chi phí.
- Khoản đóng nằm trong mức bắt buộc theo quy định pháp luật về BHXH.
2. Hồ sơ dễ thiếu khi kiểm tra
Cơ quan thuế thường kiểm tra sự khớp giữa hợp đồng lao động, bảng lương và chứng từ nộp BHXH. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi hạch toán chi phí BHXH mà hồ sơ lao động chưa đầy đủ, hoặc có bảng lương nhưng không đối chiếu được với phần trích nộp thực tế.
Ví dụ minh họa
Doanh nghiệp đóng BHXH bắt buộc cho người lao động khoảng 17,5% theo quy định với trách nhiệm của người sử dụng lao động. Nếu người lao động có hợp đồng lao động, bảng lương và chứng từ nộp BHXH đầy đủ thì khoản này được tính vào chi phí được trừ.
III. Những khoản dễ bị loại khi kê khai
1. Phần vượt mức và khoản tự nguyện
- Phần trích nộp BHXH hoặc quỹ an sinh vượt mức quy định thường không được tính vào chi phí được trừ.
- Các khoản bảo hiểm hoặc đóng góp mang tính tự nguyện, không thuộc mức đóng bắt buộc cũng không được trừ.
- Chi vượt phạm vi trách nhiệm theo luật hoặc không có căn cứ pháp lý rõ ràng không được tính vào chi phí.
2. Trường hợp doanh nghiệp đóng thay cho người lao động
Nếu doanh nghiệp áp dụng cơ chế lương net và đóng thay phần BHXH cho người lao động, khoản này có thể được tính vào chi phí nếu ghi nhận rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế và có đầy đủ chứng từ. Vấn đề thường gặp là doanh nghiệp đóng thay nhưng không quy đổi đúng phần nghĩa vụ, gây lệch kê khai chi phí.
- Phần thuộc phạm vi hợp lệ được tính vào chi phí được trừ.
- Phần vượt quá mức trách nhiệm theo quy định không được trừ.
Lưu ý quan trọng
- Không nên hạch toán phần vượt mức quy định vào chi phí được trừ.
- Kiểm tra kỹ trường hợp đóng thay theo lương net vì đây là điểm dễ phát sinh rủi ro khi quyết toán.
- Phần này thường bị bỏ sót khi chỉ dựa vào bảng lương mà không đối chiếu hợp đồng và quy chế lương.
IV. Mối liên hệ với chi phí tiền lương và các lưu ý thực hành
Chi phí BHXH và chi phí tiền lương là hai nhóm cần theo dõi riêng biệt. Nếu doanh nghiệp có chi phí tiền lương, tiền công phát sinh thực tế, có liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh và đầy đủ chứng từ thì chi phí lương được xem xét khấu trừ độc lập. Chưa đóng BHXH không đồng nghĩa toàn bộ chi phí tiền lương sẽ bị loại khi tính thuế TNDN. Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn vấn đề này.
- Khoản lương đủ điều kiện vẫn được xem xét riêng theo hồ sơ thực tế.
- Với một số khoản chi thuộc chương trình tự nguyện, nếu doanh nghiệp không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc hoặc còn nợ tiền BHXH thì có thể không được tính vào chi phí.
Lưu ý quan trọng
- Không kê khai chi phí BHXH của chủ doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh vào nhóm này.
- Không hạch toán khi chưa nộp thực tế hoặc còn nợ BHXH nếu hồ sơ không đầy đủ.
- Khi thanh tra, bộ hồ sơ lao động, bảng lương, chứng từ nộp BHXH và sự chênh lệch giữa số hạch toán và số đã nộp thường được kiểm tra đầu tiên.
Nếu Thuận Thiên hỗ trợ rà soát hồ sơ, điểm cần kiểm tra đầu tiên là: hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ nộp BHXH, phần đóng đúng mức bắt buộc và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản từ 5 triệu đồng trở lên.
