Khi bán hàng xuất khẩu mà khách hàng không lấy hàng, việc xử lý hóa đơn GTGT sẽ dựa vào tình trạng thông quan và quy định hiện hành. Dưới đây là từng trường hợp cụ thể để doanh nghiệp thuận tiện áp dụng.
I. Xử lý hóa đơn khi hàng hóa chưa được thông quan
Khi bán hàng xuất khẩu mà khách hàng không lấy hàng, việc xử lý hóa đơn GTGT phụ thuộc vào tình trạng thông quan của hàng hóa. Thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu là khi phát sinh việc giao hàng hoặc chuyển quyền sở hữu cho khách hàng theo hợp đồng. Việc hoàn tất thủ tục hải quan là điều kiện để áp dụng thuế suất 0% và hoàn thuế GTGT theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC.
Do đó, nếu hàng hóa chưa được thông quan và khách hàng thông báo không lấy hàng, doanh nghiệp chưa phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể hủy bỏ giao dịch mà không cần thực hiện các thủ tục về hóa đơn.
II. Xử lý hóa đơn khi hàng hóa đã được thông quan
Nếu hàng hóa đã được thông quan, doanh nghiệp có nghĩa vụ lập hóa đơn theo quy định, kể cả khi khách hàng chưa nhận hàng hoặc sau đó từ chối nhận hàng.
Nếu hàng đã thông quan nhưng khách không nhận, doanh nghiệp phải làm thủ tục tái nhập khẩu. Căn cứ tờ khai tái nhập để lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn trả lại hàng, và kê khai giảm doanh thu, thuế GTGT đầu ra tương ứng.
Khi khách hàng không nhận hàng sau khi đã thông quan và doanh nghiệp đã lập hóa đơn, phải thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm theo quy trình sau:
- Bước 1: Thỏa thuận và xác định rõ nội dung cần điều chỉnh (thông tin hàng hóa, số tiền, thuế suất) và lý do điều chỉnh là “khách hàng không nhận hàng”.
- Bước 2: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm, ghi rõ “Điều chỉnh giảm cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”.
- Bước 3: Ký số và không cần gửi hóa đơn điều chỉnh cho cơ quan thuế, vì hệ thống hóa đơn điện tử có mã đã tự động truyền dữ liệu.
- Bước 4: Thực hiện kê khai điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT đầu ra tương ứng trên tờ khai thuế của kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
III. Loại hóa đơn sử dụng và quy định riêng
1. Loại hóa đơn
Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng hóa đơn GTGT điện tử. Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sử dụng hóa đơn bán hàng điện tử. Khi xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) cho thủ tục hải quan; hóa đơn điện tử chỉ dùng cho mục đích kê khai thuế tại Việt Nam nếu có nghĩa vụ liên quan.
Thông thường, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) được sử dụng trong giao dịch quốc tế, còn hóa đơn GTGT được lập để phục vụ mục đích kê khai thuế tại Việt Nam.
2. Trường hợp ủy thác xuất khẩu
Đối với trường hợp ủy thác xuất khẩu, cơ sở có hàng hóa ủy thác chỉ lập hóa đơn sau khi hàng hóa đã thực xuất khẩu và có xác nhận của cơ quan hải quan, dựa trên các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hóa thực tế xuất khẩu từ bên nhận ủy thác.
Lưu ý quan trọng
Về xử phạt:
- Theo quy định hiện hành tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 102/2024/NĐ-CP), hành vi lập hóa đơn sai thời điểm bị phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng.
- Việc không lập hóa đơn khi bán hàng có thể bị xem là hành vi trốn thuế theo Luật Quản lý thuế 2019.
Về chứng từ và thủ tục:
- Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ chứng từ chứng minh việc khách hàng không lấy hàng (thông báo từ chối, biên bản xác nhận, email…) để làm căn cứ xử lý thuế và giải trình với cơ quan chức năng.
- Cần thông báo với cơ quan hải quan về tình trạng hàng hóa không được khách nhận để xử lý các thủ tục tiếp theo, ví dụ như tái nhập khẩu hàng hóa.
- Quan trọng nhất, doanh nghiệp phải làm thủ tục tái nhập khẩu cho lô hàng. Tờ khai hải quan tái nhập là chứng từ pháp lý bắt buộc để làm căn cứ điều chỉnh doanh thu và thuế.
