Không phải mọi trường hợp, doanh nghiệp đều ký hợp đồng lao động bằng văn bản với tất cả người lao động. Nguyên tắc chung là hợp đồng lao động được giao kết bằng văn bản, làm thành 02 bản. Hợp đồng qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng bằng văn bản. Với hợp đồng dưới 01 tháng, các bên có thể giao kết bằng lời nói, nhưng có một số ngoại lệ cần văn bản để tránh sai sót hồ sơ.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Hình thức giao kết |
|---|---|
| Hợp đồng lao động thông thường | Bằng văn bản hoặc bằng phương tiện điện tử có giá trị tương đương văn bản |
| Hợp đồng lao động dưới 01 tháng | Có thể bằng lời nói |
| Hợp đồng dưới 01 tháng với người lao động chưa đủ 15 tuổi | Bằng văn bản với người lao động và người đại diện theo pháp luật |
| Hợp đồng dưới 01 tháng với người giúp việc gia đình | Bằng văn bản |
| Nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên ủy quyền cho một người giao kết hợp đồng cho công việc nhất định dưới 12 tháng | Bằng văn bản và có hiệu lực như giao kết với từng người lao động |
Mốc 01 tháng thường bị nhầm: dưới 01 tháng có thể giao kết bằng lời nói trong một số trường hợp; từ đủ 01 tháng trở lên thì doanh nghiệp cần lập hợp đồng đúng hình thức.
II. Trường hợp nào cần lập bằng văn bản?
1. Nguyên tắc áp dụng
Pháp luật ưu tiên hình thức văn bản hoặc hợp đồng điện tử. Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng thỏa thuận miệng đủ cho mọi hợp đồng ngắn hạn.
- Hợp đồng lao động thông thường: giao kết bằng văn bản hoặc bằng phương tiện điện tử có giá trị tương đương văn bản.
- Hợp đồng lao động dưới 01 tháng: các bên có thể giao kết bằng lời nói.
2. Các ngoại lệ dễ làm sai
- Người lao động chưa đủ 15 tuổi: dù hợp đồng dưới 01 tháng vẫn cần văn bản với người lao động và người đại diện theo pháp luật.
- Người giúp việc gia đình: dưới 01 tháng vẫn cần văn bản.
- Nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên ủy quyền cho một người giao kết hợp đồng cho công việc nhất định dưới 12 tháng: hợp đồng bằng văn bản, hiệu lực như giao kết với từng người lao động.
Ví dụ minh hoạ
- Thuê bốc vác hàng trong 3 ngày: có thể giao kết bằng lời nói.
- Thuê phục vụ ca ngắn dưới 01 tháng tại nhà hàng: có thể bằng lời nói.
- Thuê người giúp việc theo ngày trong 1 tuần: vẫn cần văn bản.
- Thu hoạch vườn chuối 2 tuần: có thể bằng lời nói nếu không thuộc ngoại lệ trên.
Lưu ý quan trọng
Doanh nghiệp thường áp dụng hợp đồng miệng sai cho trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản. Khi có tranh chấp, rất khó chứng minh tiền lương, thời gian làm việc, quyền và nghĩa vụ của các bên.
III. Giá trị của hợp đồng điện tử và rủi ro khi làm sai
Hợp đồng lao động giao kết qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như hợp đồng bằng văn bản. Với nhiều doanh nghiệp, đây là cách làm gọn hồ sơ nhưng vẫn bảo đảm căn cứ khi cần đối chiếu.
Điểm này, Thuận Thiên thường lưu ý khách hàng: dù pháp luật cho phép một số hợp đồng dưới 01 tháng được giao kết bằng lời nói, doanh nghiệp vẫn nên lập văn bản hoặc hợp đồng điện tử để giữ chứng cứ. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn phạm, đặc biệt khi không lưu được email, tin nhắn, ghi âm hay người làm chứng.
Lưu ý quan trọng
- Dùng hợp đồng miệng cho công việc từ đủ 01 tháng trở lên.
- Không lưu chứng cứ khi giao kết bằng lời nói, dẫn đến khó chứng minh.
- Sai đối tượng: người dưới 15 tuổi, người giúp việc gia đình, nhóm lao động ủy quyền.
- Rủi ro về lương, bảo hiểm xã hội và chấm dứt hợp đồng lao động.
IV. Mức phạt doanh nghiệp cần lưu ý
Nếu người sử dụng lao động giao kết hợp đồng không bằng văn bản với người lao động làm công việc từ đủ 01 tháng trở lên, có thể bị xử phạt hành chính. Cơ quan chức năng thường kiểm tra kỹ thời hạn hợp đồng và số lượng người lao động vi phạm.
| Số người lao động vi phạm | Mức phạt áp dụng cho tổ chức |
|---|---|
| Từ 01 người đến 10 người lao động | Từ 2 triệu đồng đến 5 triệu đồng |
| Từ 11 người đến 50 người lao động | Từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng |
| Từ 51 người lao động trở lên | Từ 10 triệu đồng đến 15 triệu đồng |
Mức phạt nêu trên áp dụng khi giao kết hợp đồng lao động không bằng văn bản đối với công việc có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên.
Nếu bạn đang rà soát hồ sơ lao động, Thuận Thiên khuyến nghị kiểm tra trước ba điểm: thời hạn hợp đồng, đối tượng lao động đặc biệt và chứng cứ giao kết. Chỉ cần lệch một trong các điểm này, rủi ro xử phạt và tranh chấp đã phát sinh.
