Có. Công ty TNHH 1 thành viên vẫn được xuất hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nếu doanh nghiệp đã thành lập hợp pháp, có mã số thuế hoặc đăng ký thuế và đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Nhiều người nhầm rằng công ty chỉ có một chủ sở hữu thì bị hạn chế xuất hóa đơn, nhưng pháp luật không cấm riêng loại hình này.
Bản chất rất đơn giản: đã là doanh nghiệp thành lập hợp pháp, có tư cách pháp nhân, đăng ký thuế và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì được áp dụng quy định về hóa đơn như các doanh nghiệp khác. Khi phát sinh bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp lập hóa đơn đúng thời điểm và loại hóa đơn đang áp dụng.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung | Áp dụng với công ty TNHH 1 thành viên |
|---|---|
| Có được xuất hóa đơn không | Có |
| Điều kiện cơ bản | Thành lập hợp pháp, có mã số thuế/đăng ký thuế, đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử |
| Khi nào lập hóa đơn | Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và các trường hợp theo quy định |
| Loại hóa đơn sử dụng | Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng, tùy phương pháp tính thuế |
| Hình thức hóa đơn | Hóa đơn điện tử |
| Thời điểm cơ quan thuế phản hồi đăng ký | 1 ngày làm việc |
Doanh nghiệp nộp Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
II. Khi nào công ty TNHH 1 thành viên được xuất hóa đơn?
1. Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử
Công ty TNHH 1 thành viên có tư cách pháp nhân từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là nền tảng để doanh nghiệp tham gia giao dịch, thực hiện nghĩa vụ thuế và sử dụng hóa đơn.
- Nếu doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì có cơ sở pháp lý để hoạt động.
- Nếu doanh nghiệp đã đăng ký thuế và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT thì được sử dụng hóa đơn điện tử.
- Nếu phát sinh giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ hợp pháp thì lập hóa đơn giao cho người mua.
Nhiều doanh nghiệp có giấy phép và mã số thuế nhưng chưa hoàn tất đăng ký hóa đơn điện tử, đến lúc xuất hóa đơn mới phát hiện chưa đủ điều kiện.
2. Công ty thuộc đối tượng áp dụng quy định về hóa đơn
Quy định về hóa đơn áp dụng cho tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam. Vì vậy, công ty TNHH 1 thành viên thuộc nhóm được lập và xuất hóa đơn.
Ví dụ thực tế
Một công ty TNHH 1 thành viên mới thành lập, đã có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đã đăng ký thuế và được chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử. Khi ký hợp đồng cung cấp dịch vụ, công ty vẫn xuất hóa đơn điện tử bình thường. Cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ hồ sơ ban đầu: thông tin đăng ký thuế và tình trạng đăng ký hóa đơn điện tử có khớp hay không.
III. Loại hóa đơn và thời điểm lập hóa đơn
1. Loại hóa đơn công ty có thể sử dụng
- Hóa đơn giá trị gia tăng: áp dụng cho doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hóa đơn bán hàng: áp dụng cho doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp.
Công ty TNHH 1 thành viên dùng loại hóa đơn tương ứng với phương pháp tính thuế. Sai sót thường gặp là dùng nhầm loại hóa đơn không đúng phương pháp kê khai.
2. Thời điểm lập hóa đơn
Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử tại thời điểm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Đối với bán hàng hóa: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Đối với cung cấp dịch vụ: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền nếu thu trước hoặc trong khi cung cấp, trừ một số trường hợp.
Từ 01/06/2025, các nội dung sửa đổi, bổ sung theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP tiếp tục điều chỉnh thời điểm lập hóa đơn, hình thức hóa đơn điện tử và xử lý sai sót.
Lưu ý quan trọng
Nhiều doanh nghiệp vi phạm vì giao hàng rồi mới xuất hóa đơn sau, hoặc hoàn thành dịch vụ nhưng chờ thu đủ tiền mới xuất. Khi thanh tra, thường bị hỏi đầu tiên là thời điểm giao dịch thực tế có khớp với ngày hóa đơn hay không.
IV. Các trường hợp cần lập hóa đơn và hồ sơ đăng ký
1. Các trường hợp cần lập hóa đơn
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn.
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu thì vẫn lập hóa đơn.
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi thì lập hóa đơn.
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để trả thay lương cho người lao động thì lập hóa đơn.
- Tiêu dùng nội bộ thì lập hóa đơn, trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất.
Doanh nghiệp thường chỉ nghĩ có thu tiền mới cần xuất hóa đơn. Nhưng nhiều trường hợp không thu tiền trực tiếp vẫn phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn.
2. Hồ sơ, thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và đăng ký thuế, công ty TNHH 1 thành viên có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Chuẩn bị Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
- Nộp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Cơ quan thuế phản hồi trong 1 ngày làm việc.
| Hồ sơ/thao tác | Nội dung cần kiểm tra |
|---|---|
| Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp | Thông tin pháp nhân, mã số doanh nghiệp |
| Đăng ký thuế | Tình trạng mã số thuế hoạt động |
| Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT | Thông tin đăng ký hóa đơn điện tử đầy đủ, chính xác |
| Kênh nộp hồ sơ | Cổng thông tin điện tử cơ quan thuế hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ |
Ví dụ thực tế
Thuận Thiên thường gặp trường hợp doanh nghiệp đã ký hợp đồng, giao hàng nhưng chưa đăng ký xong hóa đơn điện tử nên bị chậm xuất hóa đơn cho khách. Nên kiểm tra trạng thái chấp nhận đăng ký hóa đơn điện tử ngay sau khi thành lập, không chờ đến khi có doanh thu mới làm.
Lưu ý quan trọng
Các căn cứ cũ như Nghị định 78/2015/NĐ-CP, Thông tư 153/2010/TT-BTC không còn phù hợp để dùng làm căn cứ chính. Nội dung áp dụng cần bám theo khung pháp lý hiện hành về đăng ký doanh nghiệp và hóa đơn điện tử. Mức phạt vi phạm về hóa đơn theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP: lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể từ cảnh cáo đối với 1 hóa đơn đến 70 triệu đồng đối với số lượng lớn; không lập hóa đơn có thể từ 1 triệu đồng đến 10 triệu đồng tùy số lượng. Đây là điểm dễ bị truy thu và xử phạt nếu doanh nghiệp để sai kéo dài.
