Khi công ty thuộc diện đóng nhưng không nộp BHXH bắt buộc, người lao động nên kiểm tra ngay quá trình tham gia BHXH, sau đó thực hiện lần lượt việc khiếu nại đến doanh nghiệp, gửi phản ánh đến cơ quan BHXH hoặc cơ quan thanh tra có thẩm quyền, và nếu cần thì khởi kiện tại Tòa án để bảo vệ quyền lợi. Nhiều người chỉ phát hiện khi làm chế độ ốm đau, thai sản hoặc chốt sổ nghỉ việc.
I. Thông tin quan trọng nhất
| Nội dung | Người lao động cần biết |
| Việc nên làm đầu tiên | Kiểm tra quá trình tham gia BHXH để xem công ty đã đóng, chậm đóng hay không đóng |
| Bước xử lý ban đầu | Khiếu nại lần đầu đến người sử dụng lao động, ban giám đốc hoặc bộ phận/cá nhân có thẩm quyền trong doanh nghiệp |
| Thời hiệu khiếu nại lần đầu | Thông thường là 90 ngày kể từ ngày biết quyền, lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm |
| Nơi có thể phản ánh thêm | Cơ quan BHXH hoặc Thanh tra Sở Nội vụ/Lao động có thẩm quyền |
| Hướng xử lý tiếp theo | Có thể khởi kiện tại Tòa án nếu phát sinh tranh chấp lao động liên quan đến BHXH |
| Khoản doanh nghiệp có thể phải nộp thêm | 0,03%/ngày tính trên số tiền chậm đóng hoặc trốn đóng và số ngày vi phạm |
| Điểm cần tách bạch | Chậm đóng khác với trốn đóng, không nên gộp chung khi xử lý |
Mốc dễ nhớ: thời hiệu khiếu nại lần đầu nhìn chung là 90 ngày; với phương thức đóng hằng tháng, thời hạn đóng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.
II. Người lao động nên làm gì khi công ty không nộp BHXH?
1. Kiểm tra quá trình tham gia BHXH trước
Trước khi khiếu nại, bạn nên kiểm tra rõ công ty đang ở tình trạng chậm đóng, đóng thiếu hay có dấu hiệu trốn đóng. Bước này quan trọng vì nếu không đối chiếu quá trình tham gia trước, lúc làm đơn dễ ghi thiếu nội dung hoặc yêu cầu không đúng trọng tâm.
Ví dụ thực tế
Nhiều trường hợp doanh nghiệp vẫn trích tiền từ lương của người lao động nhưng không nộp vào quỹ BHXH. Khi kiểm tra lại, người lao động mới phát hiện thời gian tham gia bị gián đoạn.
2. Khiếu nại lần đầu đến doanh nghiệp
Người lao động có thể gửi khiếu nại lần đầu đến người sử dụng lao động, ban giám đốc hoặc bộ phận/cá nhân có thẩm quyền trong doanh nghiệp. Đơn khiếu nại nên thể hiện đầy đủ các nội dung sau:
- Ngày, tháng, năm làm đơn.
- Thông tin người khiếu nại.
- Bên bị khiếu nại.
- Nội dung, lý do khiếu nại.
- Yêu cầu giải quyết.
Việc khiếu nại về BHXH được thực hiện theo quy định về khiếu nại trong lĩnh vực BHXH; các biểu mẫu ban hành kèm Quyết định 868/QĐ-BHXH có thể được sử dụng hoặc tham khảo. Người lao động thường chỉ phản ánh bằng tin nhắn hoặc email ngắn, sau đó khó chứng minh đã yêu cầu doanh nghiệp xử lý.
3. Gửi phản ánh đến cơ quan có thẩm quyền
Nếu doanh nghiệp không khắc phục, người lao động có thể đồng thời hoặc tiếp theo gửi phản ánh, tố cáo đến cơ quan BHXH hoặc Thanh tra Sở Nội vụ/Lao động có thẩm quyền để yêu cầu kiểm tra, đôn đốc và xử lý vi phạm.
Cơ quan BHXH khi phát hiện chậm đóng hoặc trốn đóng có trách nhiệm đôn đốc bằng văn bản; nếu không được khắc phục thì sẽ phối hợp thanh tra, xử lý theo quy định. Cơ quan thanh tra thường xem xét việc doanh nghiệp đã bị đôn đốc chưa, đã khắc phục sau đôn đốc chưa và số tiền còn thiếu.
4. Khởi kiện nếu quyền lợi vẫn không được bảo vệ
Nếu phát sinh tranh chấp lao động liên quan đến BHXH, người lao động có thể khởi kiện tại Tòa án để bảo vệ quyền lợi. Hướng này thường được cân nhắc khi việc khiếu nại và phản ánh hành chính không đạt kết quả hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến chế độ của người lao động.
Lưu ý quan trọng
Hãy giữ lại hồ sơ thể hiện việc công ty có nghĩa vụ đóng hoặc đã khấu trừ phần người lao động, vì đây là nhóm tài liệu rất quan trọng khi làm việc với cơ quan BHXH, thanh tra hoặc Tòa án.
III. Công ty có thể bị xử lý thế nào?
Bản chất cần hiểu ngắn gọn là: doanh nghiệp vi phạm sẽ không chỉ dừng ở việc nộp thiếu cho xong, mà còn có thể phải truy nộp tiền BHXH, nộp thêm khoản tính theo ngày vi phạm, bị xử phạt hành chính, và trong trường hợp nghiêm trọng còn có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự.
| Nhóm hành vi | Hướng xử lý chính |
| Chậm đóng | Buộc đóng đủ số tiền chậm đóng và nộp thêm 0,03%/ngày tính trên số tiền chậm đóng và số ngày chậm đóng |
| Trốn đóng | Buộc truy nộp số tiền trốn đóng và nộp thêm 0,03%/ngày tính trên số tiền trốn đóng và thời gian trốn đóng |
| Không đóng BHXH cho toàn bộ người lao động thuộc diện tham gia | Có khung xử phạt riêng; dữ kiện nêu mức 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng, tối đa 75 triệu đồng cho chủ thể bị xử phạt theo khung áp dụng |
| Vi phạm nghiêm trọng, đủ yếu tố cấu thành | Có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự về tội trốn đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động |
Không gộp chậm đóng và trốn đóng thành một loại vi phạm. Nếu chỉ mới quá hạn nhưng còn trong giai đoạn có thể khắc phục thì có thể được xem xét là chậm đóng. Nếu sau khi đến hạn hoặc sau khi đã bị cơ quan BHXH đôn đốc mà doanh nghiệp vẫn không khắc phục trong thời hạn theo quy định, hành vi có thể bị xem xét chuyển sang trốn đóng.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp chậm nộp nhiều tháng nhưng sau khi bị cơ quan BHXH đôn đốc vẫn không nộp bổ sung. Trường hợp này rủi ro pháp lý thường nặng hơn việc chậm nộp đơn thuần, vì hồ sơ đã xuất hiện yếu tố không khắc phục sau nhắc nhở.
IV. Mốc thời gian và hồ sơ người lao động nên nhớ
1. Mốc thời gian quan trọng
| Nội dung | Mốc cần nhớ |
| Thời hiệu khiếu nại lần đầu | Thông thường 90 ngày kể từ ngày biết quyền, lợi ích hợp pháp bị xâm phạm |
| Hạn đóng BHXH theo phương thức hằng tháng | Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo |
| Ví dụ | BHXH của tháng 5 được nộp chậm nhất vào ngày 30/6 |
| Thời điểm áp dụng điểm mới | Từ 01/7/2025 |
Từ 01/7/2025, khoản tiền phải nộp thêm do chậm đóng hoặc trốn đóng được xác định cố định là 0,03%/ngày, đồng thời có bổ sung trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho người lao động theo quy định.
2. Hồ sơ, biểu mẫu dễ thiếu
Khi làm việc với doanh nghiệp hoặc cơ quan có thẩm quyền, người lao động thường nên chuẩn bị đầy đủ thông tin trong đơn khiếu nại và sử dụng hoặc tham khảo biểu mẫu theo Quyết định 868/QĐ-BHXH. Doanh nghiệp thường có hồ sơ nội bộ không rõ người có thẩm quyền tiếp nhận, còn người lao động lại không ghi đủ yêu cầu giải quyết.
- Đơn khiếu nại ghi rõ ngày, tháng, năm.
- Thông tin người khiếu nại.
- Thông tin bên bị khiếu nại.
- Nội dung, lý do khiếu nại.
- Yêu cầu giải quyết.
Lưu ý quan trọng
Hãy kiểm tra kỹ thời gian tham gia BHXH, các khoản bị khấu trừ liên quan và mốc phát hiện vi phạm để tránh lỡ thời hiệu khiếu nại hoặc thiếu căn cứ khi yêu cầu xử lý.
