Trong hoạt động kinh doanh, việc phát sinh các khoản nợ phải thu khó đòi là điều không thể tránh khỏi. Để bảo vệ tình hình tài chính và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định về dự phòng phải thu khó đòi.
Bài viết dưới đây, Thuận Thiên sẽ hướng dẫn chi tiết cho các bạn về điều kiện, mức trích lập, và phương pháp hạch toán dự phòng phải thu khó đòi theo quy định pháp luật mới nhất.
Căn cứ pháp lý:
- Thông tư 48/2019/TT-BTC ngày 08/8/2019 của Bộ Tài chính
- Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính
- Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 18 – Các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng
- Luật Kế toán 2015
- Nghị định 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của Chính phủ
I. Khái niệm và đối tượng lập dự phòng phải thu khó đòi
Dự phòng phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị tổn thất của các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán và khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng có khả năng không thu hồi được đúng hạn. Đây là một biện pháp quan trọng giúp doanh nghiệp:
- Bảo vệ tình hình tài chính trước rủi ro không thu hồi được nợ.
- Phản ánh trung thực giá trị tài sản trên báo cáo tài chính.
- Giảm thiểu tác động tiêu cực đến lợi nhuận doanh nghiệp.
- Tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật về kế toán và thuế.
Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC, đối tượng lập dự phòng bao gồm:
- Các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán.
- Các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng có khả năng doanh nghiệp không thu hồi được đúng hạn.
- Bao gồm cả các khoản doanh nghiệp đang cho vay và khoản trái phiếu chưa đăng ký giao dịch trên thị trường chứng khoán mà doanh nghiệp đang sở hữu.
II. Điều kiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Để được trích lập dự phòng, các khoản nợ phải thu phải đáp ứng đồng thời hai điều kiện sau:
1. Phải có chứng từ gốc chứng minh đối tượng nợ chưa trả
Doanh nghiệp cần có đầy đủ các chứng từ sau:
- Chứng từ gốc: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ.
- Bản thanh lý hợp đồng (nếu có).
- Biên bản đối chiếu công nợ: Trường hợp không có đối chiếu công nợ thì phải có văn bản đề nghị đối chiếu xác nhận công nợ hoặc văn bản đòi nợ do doanh nghiệp đã gửi (có dấu bưu điện hoặc xác nhận của đơn vị chuyển phát).
- Bảng kê công nợ chi tiết.
- Các chứng từ khác có liên quan (nếu có).
2. Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi
Căn cứ được xác định riêng cho hai trường hợp:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán:
- Nợ đã quá thời hạn thanh toán từ 06 tháng trở lên (tính theo thời hạn trả nợ gốc ban đầu theo hợp đồng, không tính thời gian gia hạn trả nợ).
- Doanh nghiệp đã thực hiện các biện pháp đôn đốc như gửi đối chiếu xác nhận nợ hoặc văn bản đòi nợ nhưng vẫn chưa thu hồi được.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán:
- Doanh nghiệp phải có bằng chứng xác định đối tượng nợ có khả năng không trả được nợ đúng hạn, ví dụ như: Tổ chức kinh tế đã phá sản, đang làm thủ tục phá sản, hoặc đã bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh.
- Đối tượng nợ là cá nhân đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án, đang mắc bệnh hiểm nghèo (có xác nhận của bệnh viện), hoặc đã chết.
- Khoản nợ đã được doanh nghiệp yêu cầu thi hành án nhưng không thể thực hiện được do đối tượng nợ bỏ trốn, hoặc đã khởi kiện nhưng bị đình chỉ giải quyết vụ án.
III. Mức trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Mức trích lập dự phòng được xác định dựa trên tuổi nợ quá hạn của khoản nợ.
1. Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán thông thường
Mức trích lập dự phòng theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC như sau:
| Thời gian quá hạn | Mức trích lập dự phòng |
|---|---|
| Từ 6 tháng đến dưới 1 năm | 30% giá trị khoản nợ |
| Từ 1 năm đến dưới 2 năm | 50% giá trị khoản nợ |
| Từ 2 năm đến dưới 3 năm | 70% giá trị khoản nợ |
| Từ 3 năm trở lên | 100% giá trị khoản nợ |
2. Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông và bán lẻ hàng hóa
Đối với nợ phải thu cước dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình trả sau và nợ phải thu do bán lẻ hàng hóa trả chậm/trả góp của cá nhân, mức trích lập như sau:
| Thời gian quá hạn | Mức trích lập dự phòng |
|---|---|
| Từ 3 tháng đến dưới 6 tháng | 30% giá trị khoản nợ |
| Từ 6 tháng đến dưới 9 tháng | 50% giá trị khoản nợ |
| Từ 9 tháng đến dưới 12 tháng | 70% giá trị khoản nợ |
| Từ 12 tháng trở lên | 100% giá trị khoản nợ |
3. Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán
Đối với các khoản nợ chưa đến hạn nhưng có bằng chứng xác định khả năng không thu hồi được (như đã nêu ở phần II), doanh nghiệp tự dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng, tối đa bằng giá trị khoản nợ đang theo dõi trên sổ kế toán.
IV. Nguyên tắc và cách hạch toán dự phòng phải thu khó đòi
1. Nguyên tắc kế toán
- Thời điểm trích lập và hoàn nhập: Việc trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng được thực hiện tại thời điểm lập Báo cáo tài chính năm.
- Nguyên tắc trích lập bổ sung/hoàn nhập: Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp xác định số dự phòng cần trích lập. Nếu số cần lập lớn hơn số đã có, phần chênh lệch được trích lập bổ sung và ghi tăng chi phí. Ngược lại, nếu số cần lập nhỏ hơn, phần chênh lệch được hoàn nhập và ghi giảm chi phí.
- Bù trừ công nợ: Khi một đối tượng có cả nợ phải thu và nợ phải trả, doanh nghiệp phải thực hiện bù trừ. Việc trích lập dự phòng sẽ dựa trên số còn phải thu sau khi đã bù trừ.
2. Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi: Phản ánh tình hình trích lập, hoàn nhập, và sử dụng khoản dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi.
- Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phản ánh các chi phí quản lý chung, bao gồm cả chi phí trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
3. Bút toán hạch toán
- Khi trích lập bổ sung dự phòng cuối kỳ:Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi - Khi hoàn nhập dự phòng cuối kỳ:Nợ TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp - Khi sử dụng dự phòng để xóa nợ không thu hồi được:Nợ TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi
Có các TK 131, 138,… - Khi thu hồi được khoản nợ đã xóa sổ:Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 711 – Thu nhập khác
V. Xử lý và theo dõi các khoản nợ không có khả năng thu hồi
Đối với các khoản nợ không có khả năng thu hồi, sau khi đã dùng nguồn dự phòng phải thu khó đòi để bù đắp, doanh nghiệp có thể xóa nợ. Tuy nhiên, cần lưu ý:
- Điều kiện xóa nợ: Khoản nợ chỉ được xóa sổ khi đã trích lập 100% dự phòng và sau 03 năm kể từ thời điểm trích lập đủ 100% mà vẫn không thu hồi được.
- Theo dõi nợ đã xóa: Các khoản nợ đã xóa phải được theo dõi trong hệ thống quản trị của doanh nghiệp và trình bày trong thuyết minh báo cáo tài chính trong thời hạn tối thiểu là 10 năm kể từ ngày thực hiện xử lý.
VI. Tóm tắt dự phòng phải thu khó đòi, hướng dẫn chi tiết điều kiện, mức trích lập và hạch toán
Việc nắm vững quy định về điều kiện trích lập và cách hạch toán dự phòng phải thu khó đòi không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn là công cụ quản lý tài chính hiệu quả, bảo vệ tài sản và tối ưu hóa chi phí thuế.
Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các quy định mới và áp dụng đúng quy trình để giảm thiểu rủi ro. Thuận Thiên hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và toàn diện nhất.
