Để xử lý nợ khó đòi hoặc khách hàng không trả nhằm được tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy định về điều kiện, thủ tục, hồ sơ và mức trích lập dự phòng theo pháp luật hiện hành.
I. Điều kiện để khoản nợ khó đòi được tính vào chi phí hợp lý
- Khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, nếu doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC và thực hiện đúng quy trình xử lý theo Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC.
- Phải có đầy đủ chứng từ gốc chứng minh khoản nợ và khoản nợ đã quá hạn hoặc có bằng chứng xác định không thể thu hồi.
II. Xác định khoản nợ khó đòi và nợ không có khả năng thu hồi
- Nợ khó đòi: Khoản nợ đã quá hạn thanh toán từ 06 tháng trở lên mà sau khi doanh nghiệp đôn đốc vẫn chưa thu hồi được; hoặc nợ chưa đến hạn nhưng đã có bằng chứng khách hàng không có khả năng trả nợ như đang làm thủ tục giải thể, phá sản.
- Nợ không có khả năng thu hồi: Các trường hợp như khách nợ phá sản/giải thể, cá nhân đã chết/mất tích, hoặc khoản nợ đã được cơ quan có thẩm quyền xoá nợ.
III. Hồ sơ và quy trình xử lý nợ phải thu khó đòi
1. Hồ sơ cần chuẩn bị
- Biên bản của Hội đồng xử lý nợ phải thu của doanh nghiệp.
- Chứng từ gốc như hợp đồng kinh tế, khế ước vay, cam kết nợ, thanh lý hợp đồng (nếu có).
- Văn bản đòi nợ có dấu bưu điện, biên bản đối chiếu công nợ hoặc giấy đề nghị đối chiếu.
- Bảng kê chi tiết công nợ.
- Sổ kế toán và tài liệu chứng minh chưa thu hồi được khoản nợ.
- Trường hợp nợ không khả năng thu hồi cần thêm hồ sơ pháp lý như quyết định của toà án, giấy chứng tử, quyết định xoá nợ.
2. Mức trích lập dự phòng theo thời gian quá hạn
- 30% giá trị khoản nợ quá hạn 6 tháng đến dưới 1 năm.
- 50% khoản nợ quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
- 70% khoản nợ quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
- 100% khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên.
3. Thủ tục, quy trình xử lý
- Lập biên bản hội đồng xử lý nợ phải thu ghi nhận nguyên nhân, trách nhiệm.
- Xử lý khoản nợ không thu hồi được bằng dự phòng đã trích lập, phần thiếu được hạch toán vào chi phí quản lý.
- Các khoản xóa sổ phải theo dõi ngoài bảng cân đối kế toán tối thiểu 10 năm. Nếu sau này thu được nợ đã xoá sổ, phải ghi vào thu nhập khác.
IV. Các trường hợp không được tính vào chi phí được trừ và lưu ý quan trọng
- Khi doanh nghiệp tự nguyện giảm hoặc xoá nợ cho khách hàng theo thỏa thuận thì không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Ví dụ thực tế
Công ty A bán hàng cho Công ty B, có 3 khoản nợ quá hạn: 5 triệu đồng (7 tháng, trích lập 30%), 15 triệu đồng (13 tháng, trích lập 50%), 10 triệu đồng (25 tháng, trích lập 100%). Tổng dự phòng trích lập dựa trên thời gian quá hạn theo quy định Thông tư 48/2019/TT-BTC.
Lưu ý quan trọng
- Không tự ý giảm hoặc xóa nợ mà không đủ điều kiện, không có cơ sở pháp lý rõ ràng thì khoản này sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế doanh nghiệp.
- Việc trích lập, sử dụng dự phòng phải tuân thủ theo Thông tư 48/2019/TT-BTC, Thông tư 96/2015/TT-BTC và có hồ sơ minh chứng đầy đủ.
