Có hoặc không, tùy cách công ty chi trả và thể hiện trên hóa đơn, chứng từ. Nếu công ty chi tiền khám sức khỏe định kỳ theo hình thức chi chung cho tập thể người lao động, chứng từ không ghi rõ tên từng cá nhân hưởng lợi, thì khoản này không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân. Ngược lại, nếu khoản chi hoặc hoàn trả ghi rõ tên từng người lao động, hoặc nhân viên tự đi khám rồi công ty thanh toán lại theo từng cá nhân, thì khoản đó tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Khi kiểm tra, cơ quan thuế đặc biệt chú ý đến hóa đơn, danh sách hưởng và cách thanh toán. Điểm mấu chốt không nằm ở tên gọi là “hỗ trợ” hay “khám sức khỏe định kỳ”, mà nằm ở việc chi cho tập thể hay chi đích danh cho cá nhân.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Có tính thuế TNCN không? | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Công ty ký hợp đồng với cơ sở y tế, thanh toán khám sức khỏe cho cả tập thể, hóa đơn đứng tên công ty, không ghi rõ từng cá nhân | Không | Chứng từ thể hiện chi chung cho tập thể người lao động |
| Người lao động tự đi khám, sau đó công ty hoàn tiền theo từng người | Có | Khoản hoàn trả gắn với cá nhân cụ thể |
| Khoản chi khám sức khỏe ghi rõ tên từng người được hưởng trên hóa đơn/chứng từ | Có | Hồ sơ này dễ bị truy thu khi quyết toán thuế |
Tiêu chí quan trọng nhất là chứng từ, hóa đơn và phương thức chi trả: chi chung cho tập thể thì không tính thuế TNCN; chi đích danh cho cá nhân thì tính thuế TNCN.
II. Cách xác định đúng để tránh kê khai sai
1. Trường hợp không tính vào thu nhập chịu thuế
Khoản chi khám sức khỏe định kỳ do công ty thanh toán theo hình thức tập thể sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động nếu hồ sơ thể hiện đây là khoản chi chung, không xác định riêng phần lợi ích của từng người.
Một sai sót phổ biến: doanh nghiệp tổ chức khám tập trung nhưng lại để chứng từ hoặc phụ lục thể hiện chi tiết theo từng cá nhân, làm thay đổi bản chất hồ sơ khi cơ quan thuế kiểm tra.
Ví dụ thực tế
Công ty ký hợp đồng trực tiếp với bệnh viện để khám sức khỏe định kỳ cho toàn bộ nhân viên. Hóa đơn xuất cho công ty, không ghi tên từng người lao động hưởng lợi riêng lẻ. Trường hợp này, khoản chi đó không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
2. Trường hợp tính vào thu nhập chịu thuế
Nếu người lao động tự đi khám, hóa đơn/chứng từ mang tính cá nhân hoặc công ty hoàn lại tiền cho từng người, thì khoản thanh toán này được xem là lợi ích xác định cho cá nhân và được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Kế toán dễ bỏ qua điểm này vì cho rằng khám sức khỏe định kỳ đương nhiên không chịu thuế. Tuy nhiên, chỉ cần hồ sơ đi theo từng cá nhân là rủi ro thuế đã phát sinh.
Ví dụ thực tế
Nhân viên tự đi khám tại phòng khám, lấy hóa đơn có tên mình rồi nộp lại cho công ty để hoàn tiền. Dù mục đích là khám sức khỏe định kỳ, khoản hoàn trả này vẫn tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên đó.
III. Những điểm doanh nghiệp thường lệch khi làm hồ sơ
- Ghi rõ tên người lao động trên hóa đơn hoặc chứng từ hưởng lợi, dẫn đến khoản chi bị xem là lợi ích cá nhân.
- Hoàn tiền cho nhân viên theo từng người thay vì công ty thanh toán tập trung cho cơ sở y tế.
- Không phân biệt hình thức chi trả, nên lúc kê khai thuế và lúc giải trình hồ sơ bị mâu thuẫn.
- Nhầm với trường hợp hỗ trợ khám chữa bệnh hiểm nghèo, trong khi đây là nhóm tình huống có quy định áp dụng khác.
- Thiếu hóa đơn, chứng từ hợp pháp, khiến cả thuế TNCN và chi phí doanh nghiệp đều dễ bị xem xét lại.
Lưu ý quan trọng
Nên ưu tiên phương án công ty ký hợp đồng trực tiếp với cơ sở y tế và thanh toán theo đợt cho tập thể lao động. Đây là cách hồ sơ rõ nhất khi giải trình với cơ quan thuế.
IV. Nghĩa vụ tổ chức khám sức khỏe định kỳ và mức xử phạt cần biết
Người sử dụng lao động hằng năm tổ chức khám sức khỏe ít nhất 01 lần cho người lao động. Một số nhóm lao động cần khám với tần suất ít nhất 06 tháng/lần, gồm: người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; người lao động là người khuyết tật; người lao động chưa thành niên; người lao động cao tuổi.
Chi phí khám sức khỏe định kỳ do người sử dụng lao động chi trả. Nếu đáp ứng điều kiện chứng từ theo quy định, khoản chi này được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Nếu không tổ chức khám sức khỏe định kỳ hoặc khám phát hiện bệnh nghề nghiệp, người sử dụng lao động có thể bị phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với mỗi người lao động bị vi phạm, và mức phạt tối đa không quá 75.000.000 đồng.
Lưu ý quan trọng
Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là: doanh nghiệp tổ chức khám theo hình thức nào, ai thanh toán, hóa đơn đứng tên ai và có ghi rõ người hưởng hay không. Cần lưu ý điều này để tránh phát sinh thuế TNCN và rủi ro xử phạt lao động.
