Từ 01/07/2025, để được khấu trừ thuế GTGT với mọi giá trị hóa đơn thanh toán bằng ngoại tệ, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ nghiêm ngặt quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và các giấy tờ liên quan.
I. Danh mục chứng từ bắt buộc để khấu trừ thuế GTGT khi thanh toán hóa đơn bằng ngoại tệ
- Hóa đơn GTGT hợp lệ:
- Phải thể hiện đầy đủ thông tin: tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán; mô tả hàng hóa/dịch vụ; giá trị thanh toán bằng ngoại tệ và giá trị quy đổi sang VND (theo tỷ giá thanh toán).
- Yêu cầu ký, đóng dấu theo quy định. Nếu thiếu chữ ký giám đốc, phải bổ sung giấy ủy quyền kèm dấu treo.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt:
- Sử dụng ủy nhiệm chi hoặc phiếu chuyển khoản ngoại tệ qua ngân hàng.
- Sao kê ngân hàng phải ghi rõ số tiền ngoại tệ, tỷ giá quy đổi, số tiền VND, nội dung chuyển tiền khớp với hóa đơn (ghi rõ số hóa đơn, ngày tháng… ).
- Không chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt hoặc nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng.
- Hợp đồng mua bán: Phải thể hiện phương thức thanh toán bằng ngoại tệ, thống nhất với thông tin trên hóa đơn và chứng từ chuyển tiền.
- Biên bản giao nhận hàng hóa/dịch vụ (nếu có): Xác nhận hoàn thành giao dịch, yêu cầu chữ ký của hai bên.
II. Điều kiện và nguyên tắc áp dụng khi thanh toán hóa đơn bằng ngoại tệ
- Ngưỡng giá trị hóa đơn áp dụng: Áp dụng với mọi giá trị hóa đơn quy đổi sang VND (tính theo tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá Ngân hàng Nhà nước tại thời điểm thanh toán).
- Giao dịch lũy kế: Nếu mua nhiều lần trong ngày từ một nhà cung cấp với mọi giá trị hóa đơn, vẫn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho toàn bộ số tiền mua hàng.
- Thông tin giá trị quy đổi: Giá trị trên hóa đơn, chứng từ thanh toán và hợp đồng phải đúng tỷ giá, rõ ràng giá trị VND tương ứng với số ngoại tệ thanh toán.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp A thanh toán hóa đơn dịch vụ tư vấn trị giá 500 USD (tỷ giá 24.000 VND/USD, tổng thành 12.000.000 VND):
- Hóa đơn GTGT ghi giá 500 USD, quy đổi 12.000.000 VND.
- Sao kê ngân hàng thể hiện giao dịch chuyển 500 USD, đúng tỷ giá, với nội dung thanh toán hóa đơn theo số hóa đơn cụ thể.
- Hợp đồng dịch vụ thể hiện thanh toán bằng USD.
- Nếu có, kèm biên bản nghiệm thu dịch vụ.
Lưu ý quan trọng
- Bãi bỏ ngưỡng 20 triệu đồng: Từ 01/07/2025, tất cả hóa đơn muốn khấu trừ thuế GTGT đều phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp đặc thù được Chính phủ quy định riêng.
- Thông tin nhất quán: Tên, nội dung, số tiền và ngày tháng trên hóa đơn, hợp đồng, chứng từ chuyển tiền phải khớp nhau tuyệt đối.
- Không chấp nhận ngoại lệ: Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển tiền mặt vào tài khoản không đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT.