Doanh nghiệp có thể thanh toán hóa đơn bằng nhiều hình thức không dùng tiền mặt khác nhau, mỗi phương thức yêu cầu lưu giữ các loại chứng từ tương ứng để đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT và ghi nhận chi phí hợp lệ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
I. Danh mục chứng từ cần lưu giữ cho từng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt
1. Chuyển khoản ngân hàng
- Sao kê ngân hàng hoặc giấy báo nợ với xác nhận của ngân hàng.
- Chứng từ phải ghi rõ: tên người chuyển/nhận, số tài khoản, số tiền, ngày giao dịch, nội dung thanh toán khớp với hóa đơn (ví dụ: “Thanh toán hóa đơn số ABC”).
2. Thẻ tín dụng
- Biên lai giao dịch từ máy POS hoặc sao kê thể hiện mã giao dịch, số tiền, ngày thực hiện, tên đơn vị nhận tiền.
- Khi sử dụng thẻ cá nhân:
- Quyết định ủy quyền của doanh nghiệp cho người thanh toán.
- Chứng từ chuyển tiền bồi hoàn từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân.
3. Yêu cầu chung đối với chứng từ thanh toán
- Chứng từ cần chứng minh toàn bộ giá trị hóa đơn đã được thanh toán không dùng tiền mặt.
- Thông tin trên chứng từ phải khớp với hóa đơn như tên doanh nghiệp, mã số thuế, nội dung thanh toán.
II. Cập nhật quy định và điểm mới liên quan
- Cập nhật ngưỡng giá trị: Từ 20 triệu đồng xuống 5 triệu đồng theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
- Bổ sung quy định về thẻ cá nhân: Hồ sơ ủy quyền và chứng từ bồi hoàn được yêu cầu rõ ràng.
- Khẳng định ngưỡng 5 triệu đồng vẫn áp dụng (không bị bãi bỏ như một số thông tin không chính xác) dựa trên văn bản chính thống.
- Một số trường hợp đặc biệt (bù trừ công nợ, thanh toán dưới 5 triệu đồng/lần…) có thể có quy định riêng, doanh nghiệp nên tham khảo văn bản hướng dẫn chi tiết nếu phát sinh trường hợp này.
Ví dụ thực tế
- Hóa đơn 25 triệu đồng thanh toán bằng:
- 15 triệu chuyển khoản: Lưu sao kê ngân hàng ghi rõ “Thanh toán hóa đơn số ABC, Công ty X”.
- 10 triệu thẻ tín dụng cá nhân: Lưu biên lai POS, sao kê thẻ, quyết định ủy quyền, và chứng từ chuyển tiền bồi hoàn từ công ty sang cá nhân.
Lưu ý quan trọng
- Ngưỡng áp dụng: Giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT.
- Hình thức không được chấp nhận: Nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt.
- Hậu quả thiếu chứng từ: Phần thanh toán không có chứng từ hợp lệ sẽ không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí hợp lý.
