Không có quy định chung buộc mọi giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân không kinh doanh đều phải chuyển khoản. Các bên vẫn có thể thỏa thuận thanh toán bằng tiền mặt hoặc không dùng tiền mặt. Tuy nhiên, nếu bên mua là cơ sở kinh doanh hoặc doanh nghiệp và muốn đáp ứng điều kiện về khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc tính chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, thì cần lưu ý đến ngưỡng 05 triệu đồng và chứng từ thanh toán đi kèm.
Trên thực tế, nhiều người vẫn cho rằng mua hàng từ cá nhân không kinh doanh chỉ cần trả tiền mặt. Quan điểm này có thể dẫn đến rủi ro thuế. Bảng dưới đây tổng hợp các trường hợp cần chú ý.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách thanh toán | Lưu ý |
|---|---|---|
| Mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân không kinh doanh, giá trị dưới 05 triệu đồng/lần | Có thể thanh toán tiền mặt | Nếu không thuộc trường hợp cộng gộp trong ngày để đạt ngưỡng 05 triệu đồng |
| Mua từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) | Cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện về thuế | Áp dụng khi cơ sở kinh doanh muốn khấu trừ thuế GTGT đầu vào |
| Mua nhiều lần trong cùng 01 ngày của cùng một cá nhân, tổng từ 05 triệu đồng trở lên | Cần thanh toán không dùng tiền mặt | Đây là điểm nhiều doanh nghiệp thường hiểu nhầm |
| Nộp tiền mặt vào tài khoản người bán | Không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt | Phần này hay bị bỏ sót |
| Mua của cá nhân không kinh doanh không có hóa đơn | Cần có bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ và chứng từ chi trả | Nếu thuộc ngưỡng từ 05 triệu đồng trở lên thì vẫn cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo điều kiện áp dụng |
Mốc cần nhớ: từ 01/07/2025, điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được áp dụng đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên để khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
II. Khi nào cần chuyển khoản, khi nào có thể trả tiền mặt?
1. Trường hợp không có yêu cầu chung phải chuyển khoản
Pháp luật không đặt ra lệnh cấm thanh toán tiền mặt cho mọi giao dịch với cá nhân không kinh doanh. Vì vậy, xét riêng giao dịch dân sự, các bên có thể thỏa thuận trả bằng tiền mặt hoặc không dùng tiền mặt.
Điều cần lưu ý: không phải giao dịch nào cũng bị cấm thanh toán tiền mặt, nhưng nếu muốn khấu trừ thuế hoặc tính chi phí, thì cần đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
2. Trường hợp nên thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện thuế
Nếu bên mua là cơ sở kinh doanh hoặc doanh nghiệp, việc thanh toán không dùng tiền mặt trở nên quan trọng khi:
- Giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT.
- Mua nhiều lần trong cùng 01 ngày của cùng một cá nhân mà tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.
- Mua của cá nhân không kinh doanh không có hóa đơn, ngoài chứng từ chi trả còn cần bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ; nếu đạt ngưỡng luật định thì vẫn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Cần đặc biệt chú ý đến việc cộng gộp giao dịch trong ngày. Nhiều doanh nghiệp chia nhỏ từng lần mua dưới 05 triệu đồng nhưng tổng trong ngày lại vượt ngưỡng, dẫn đến rủi ro thuế.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp mua hàng của cùng một cá nhân 02 lần trong ngày, mỗi lần dưới 05 triệu đồng nhưng cộng lại từ 05 triệu đồng trở lên. Trường hợp này vẫn cần thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện về thuế, không nên chỉ nhìn từng lần mua riêng lẻ.
III. Điều kiện theo từng sắc thuế
1. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Từ 01/07/2025, cơ sở kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân không kinh doanh vẫn thuộc phạm vi áp dụng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT.
Nếu dưới ngưỡng này và không thuộc trường hợp phải cộng gộp trong ngày thì thanh toán tiền mặt vẫn có thể được chấp nhận. Tuy nhiên, doanh nghiệp thường chỉ lưu phiếu chi mà quên kiểm tra tổng giá trị trong ngày, dẫn đến sai sót.
2. Điều kiện tính chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN
Từ 15/12/2025, khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới đáp ứng điều kiện để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân không kinh doanh không có hóa đơn, doanh nghiệp cần chuẩn bị bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ kèm chứng từ chi trả tiền. Nếu giá trị mua trong ngày của từng cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên thì cần thanh toán không dùng tiền mặt.
Điểm cần tách bạch: đây là điều kiện liên quan đến khấu trừ thuế GTGT đầu vào và/hoặc chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, không phải là quy định cấm thanh toán tiền mặt trong mọi trường hợp.
IV. Hồ sơ cần giữ và lỗi hay gặp
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ trong trường hợp mua của cá nhân không kinh doanh không có hóa đơn.
- Chứng từ chi trả cho người bán.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu giao dịch thuộc ngưỡng áp dụng.
- Kiểm tra đúng mẫu bảng kê đang có hiệu lực tại thời điểm lập hồ sơ.
Khi thanh tra, hồ sơ mua vào thường được kiểm tra: có đầy đủ bảng kê, chứng từ chi trả và chứng từ thanh toán phù hợp với ngưỡng giá trị hay không. Một lỗi phổ biến khác là cho rằng nộp tiền mặt vào tài khoản người bán được xem là thanh toán không dùng tiền mặt, trong khi trường hợp này không được tính như vậy.
Lưu ý quan trọng
- Có một số trường hợp đặc thù do pháp luật quy định được áp dụng cơ chế chứng từ riêng.
- Thông tin về ngưỡng 05 triệu đồng và yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt được ưu tiên áp dụng theo các văn bản quy phạm pháp luật có số hiệu.
- Việc thay đổi mẫu biểu không làm thay đổi nguyên tắc cốt lõi: nếu giao dịch thuộc ngưỡng luật định thì cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện về thuế.
Khi xử lý chứng từ, cần kiểm tra 03 điểm: giá trị từng lần mua, tổng mua trong ngày của cùng một cá nhân, và bộ hồ sơ đi kèm giao dịch. Sai một trong ba điểm này sẽ dẫn đến rủi ro thuế.
