Chuyển khoản nhầm sang tài khoản khác rồi chuyển lại cho bên bán vẫn đảm bảo chứng từ kế toán hợp lệ nếu tuân thủ đúng quy trình lưu trữ và hạch toán theo pháp luật Việt Nam. Dưới đây là phân tích chi tiết để doanh nghiệp kiểm soát rủi ro và đáp ứng yêu cầu của kiểm toán, cơ quan thuế.
I. Tính hợp lệ của chứng từ khi chuyển khoản nhầm
- Chứng từ gốc đầy đủ: Mỗi giao dịch cần có ủy nhiệm chi (UNC) riêng biệt gồm: UNC chuyển nhầm, UNC hoàn tiền từ tài khoản nhận nhầm, UNC chuyển tiền đúng cho bên bán.
- Sao kê ngân hàng: Dòng tiền ra vào phải đối chiếu, khớp với các chứng từ liên quan từng nghiệp vụ.
- Biên bản đối chiếu (nếu có): Biên bản giữa các bên để xác nhận việc điều chỉnh.
II. Phương pháp hạch toán kế toán cho chuyển khoản nhầm
1. Hạch toán bằng tài khoản 1388 (Phải thu khác)
- Chuyển nhầm: Nợ TK 1388 / Có TK 112
- Hoàn tiền: Nợ TK 112 / Có TK 1388
- Chuyển đúng: Nợ TK 331 / Có TK 112
2. Hạch toán bằng tài khoản 113 (Tiền đang chuyển)
- Chuyển nhầm: Nợ TK 113 / Có TK 112
- Hoàn tiền: Nợ TK 112 / Có TK 113
- Chuyển đúng: Nợ TK 331 / Có TK 112
- Lưu ý: Không được gộp các bút toán hoặc bù trừ công nợ, phải ghi nhận riêng từng nghiệp vụ.
III. Các điều kiện đảm bảo chứng từ hợp lệ
- Tính liền mạch: Chứng từ phải sắp xếp đúng trình tự thời gian: chuyển nhầm → hoàn tiền → chuyển đúng.
- Nguyên tắc kế toán: Áp dụng cơ sở dồn tích (ghi nhận đúng thời điểm phát sinh) và giá gốc.
- Rủi ro pháp lý: Trường hợp bên nhận nhầm không hoàn trả, doanh nghiệp phải khởi kiện dân sự; ngân hàng không được tự ý phong tỏa tài khoản do lỗi cá nhân (theo Nghị định 52/2024).
Ví dụ thực tế
- Tình huống: Công ty X chuyển nhầm 100 triệu đồng cho cá nhân A.
- Xử lý:
- Chuyển nhầm: Nợ TK 1388 100 triệu / Có TK 112
- A hoàn tiền: Nợ TK 112 100 triệu / Có TK 1388
- Chuyển đúng cho nhà cung cấp B: Nợ TK 331 100 triệu / Có TK 112
- Chứng từ hợp lệ: Cần lưu đầy đủ 3 ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng, biên bản đối chiếu (nếu có).
Lưu ý quan trọng
- Không tự ý bù trừ: Các nghiệp vụ chuyển lại tiền phải ghi nhận tách biệt, không được gộp chung.
- Nếu thiếu chứng từ hoàn tiền: Khoản chuyển nhầm có thể bị xem là “Chiếm giữ tài sản do nhầm lẫn” (theo Điều 290 Bộ luật Hình sự).
