Chi phí thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thường gồm 2 phần: lệ phí nhà nước 3.000.000 đồng/giấy phép đối với hồ sơ cấp mới và chi phí dịch vụ trọn gói trên thị trường thường khoảng 23.000.000 – 25.000.000 đồng nếu thuê đơn vị thực hiện. Nếu tự làm, tổng chi phí có thể thấp hơn khá nhiều. Tuy nhiên, doanh nghiệp thường chỉ nhìn vào lệ phí cấp phép mà bỏ sót các khoản như dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự, con dấu, bảng hiệu và thuê địa điểm đặt văn phòng.
Mốc chi phí cần nhớ: cấp mới 3.000.000 đồng/giấy phép; cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn 1.500.000 đồng/giấy phép; dịch vụ trọn gói thường khoảng 23.000.000 – 25.000.000 đồng.
I. Bảng tra cứu nhanh chi phí
| Khoản chi | Mức tiền | Lưu ý |
|---|---|---|
| Lệ phí cấp mới giấy phép | 3.000.000 đồng/giấy phép | Áp dụng cho trường hợp xin cấp mới |
| Lệ phí cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn | 1.500.000 đồng/giấy phép | Áp dụng theo từng thủ tục phát sinh |
| Chi phí dịch vụ trọn gói | Khoảng 23.000.000 – 25.000.000 đồng | Thường đã gồm lệ phí nhà nước, dịch thuật hồ sơ, nộp hồ sơ, khắc dấu và thủ tục liên quan |
Lưu ý: không lấy mức lệ phí đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước để tính cho văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài. Hai thủ tục này khác nhau, mức thu cũng khác nhau.
II. Tổng chi phí thực tế thường phát sinh từ đâu
1. Nếu thuê dịch vụ
Thị trường thường báo giá 23.000.000 – 25.000.000 đồng. Mức này thường đã bao gồm:
- lệ phí nhà nước;
- dịch thuật hồ sơ;
- nộp hồ sơ;
- khắc dấu;
- một số thủ tục liên quan.
2. Nếu tự thực hiện
Chi phí có thể thấp hơn đáng kể, nhưng vẫn còn nhiều khoản đi kèm dễ bị bỏ sót:
- dịch thuật hồ sơ;
- hợp pháp hóa lãnh sự nếu có;
- thuê địa điểm đặt văn phòng;
- con dấu;
- bảng hiệu;
- chi phí hành chính phát sinh.
Ví dụ thực tế
Một số hồ sơ tưởng chỉ tốn lệ phí cấp phép nhưng khi rà soát lại mới phát sinh thêm chi phí dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự. Theo kinh nghiệm của Thuận Thiên, doanh nghiệp thường bị lệch ở đoạn này vì dự trù ngân sách theo một con số duy nhất, trong khi tổng chi phí thực tế lại phụ thuộc khá nhiều vào bộ hồ sơ và cách triển khai.
III. Hồ sơ, thời hạn xử lý và điều kiện cần kiểm tra
1. Hồ sơ thường gồm
- đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo mẫu;
- bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài;
- văn bản cử hoặc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
- bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính năm gần nhất.
Trong thực tế, cơ quan xử lý thường xem xét rất kỹ các tài liệu do nước ngoài cấp, nhất là khâu dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự.
2. Điều kiện cần lưu ý
- thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh hợp lệ theo quy định áp dụng;
- đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký;
- nếu giấy đăng ký kinh doanh có thời hạn thì thời hạn còn lại nên từ 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phù hợp với cam kết của Việt Nam trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
3. Thời hạn giải quyết và thời hạn giấy phép
Thời hạn giải quyết thông thường là 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Giấy phép có thời hạn 05 năm, nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương nếu giấy tờ đó có quy định thời hạn.
Mốc thời gian cần nhớ: xử lý hồ sơ thông thường 07 ngày làm việc; giấy phép có thời hạn 05 năm.
Lưu ý quan trọng
Vi phạm hoạt động không phép hoặc để giấy phép hết hạn có thể bị xử phạt hành chính. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vướng do chỉ tập trung vào bước xin cấp ban đầu mà quên theo dõi thời hạn giấy phép.
IV. Các khoản sau khi thành lập dễ bị nhầm
Kể từ ngày 01/01/2026, lệ phí môn bài đã được bãi bỏ hoàn toàn theo Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15, áp dụng cho tất cả các loại hình, bao gồm cả văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài. Tuy nhiên, vẫn có thể có các chi phí vận hành sau thành lập như:
- tiền thuê văn phòng;
- lương nhân sự;
- thuế thu nhập cá nhân của người lao động;
- chi phí kế toán, hành chính;
- bảng hiệu;
- con dấu;
- chi phí tuân thủ khác.
Cần phân biệt rõ giữa chi phí xin giấy phép ban đầu và chi phí duy trì hoạt động sau khi thành lập để tránh thiếu ngân sách. Nếu cần tự rà hồ sơ trước khi nộp, Thuận Thiên thường khuyên kiểm tra trước 3 điểm: giấy tờ nước ngoài đã hợp lệ chưa, thời hạn giấy tờ còn đủ không, và chi phí phát sinh ngoài lệ phí nhà nước đã được dự trù chưa.
