Doanh nghiệp nhỏ thường dùng 2 nhóm phần mềm chính để quản lý và kê khai BHXH điện tử: KBHXH miễn phí do BHXH Việt Nam cung cấp, hoặc phần mềm I-VAN đã được BHXH Việt Nam chấp thuận (eBH Thái Sơn, VNPT-BHXH, Bkav IVAN, AMIS BHXH, iCare, EFY, VIN-BHXH, Viettel). Nếu ưu tiên tiết kiệm chi phí, nhiều đơn vị chọn KBHXH. Nếu cần giao diện dễ dùng, có hỗ trợ kỹ thuật và xử lý hồ sơ thuận tiện hơn, họ thường chọn nhóm I-VAN.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nhóm phần mềm | Lựa chọn | Phù hợp với ai | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|---|
| Phần mềm chính thức | KBHXH | Doanh nghiệp nhỏ muốn tối ưu chi phí | Miễn phí, hỗ trợ lập hồ sơ, quản lý lao động, ký số và nộp hồ sơ trực tuyến |
| Phần mềm I-VAN | eBH Thái Sơn, VNPT-BHXH, Bkav IVAN, AMIS BHXH, iCare, EFY, VIN-BHXH, Viettel | Doanh nghiệp cần giao diện thân thiện, hỗ trợ kỹ thuật, tích hợp nghiệp vụ tốt hơn | Thường có gói chi phí linh hoạt cho doanh nghiệp nhỏ |
Doanh nghiệp không bị ấn định phải dùng một phần mềm thương mại cụ thể. Điểm này thường bị hiểu nhầm nhất khi mới làm BHXH điện tử.
II. Các phần mềm đang được doanh nghiệp nhỏ dùng nhiều
1. KBHXH của BHXH Việt Nam
KBHXH là phần mềm chính thức, miễn phí, có thể tải từ Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam tại gddt.baohiemxahoi.gov.vn. Phần mềm hỗ trợ lập hồ sơ BHXH điện tử, quản lý thông tin lao động, ký số và nộp hồ sơ trực tuyến.
Với doanh nghiệp nhỏ, đây là phương án thực dụng nếu chưa muốn phát sinh chi phí phần mềm. Lưu ý: cần kiểm tra phiên bản biểu mẫu hiện hành, vì nhiều doanh nghiệp cài xong không cập nhật, dẫn đến hồ sơ phải chỉnh sửa lại.
2. Nhóm phần mềm I-VAN
Ngoài KBHXH, doanh nghiệp nhỏ có thể dùng phần mềm I-VAN do BHXH Việt Nam ký hợp đồng hoặc chấp thuận, gồm: eBH Thái Sơn, VNPT-BHXH, Bkav IVAN, Viettel, EFY, VIN-BHXH, AMIS BHXH, iCare.
Riêng eBH Thái Sơn được triển khai chính thức theo mô hình I-VAN với Hợp đồng số 04092015/HĐ-BHXH-TSD ngày 07/09/2015. Nhóm này dễ dùng, có hỗ trợ kỹ thuật và gói chi phí linh hoạt cho quy mô nhỏ. Nếu doanh nghiệp chưa có người chuyên theo dõi BHXH, chọn phần mềm có hỗ trợ kỹ thuật tốt sẽ đỡ vướng khi nộp hồ sơ lần đầu.
III. Điều kiện để dùng phần mềm BHXH điện tử
Nếu doanh nghiệp giao dịch điện tử BHXH thì cần có tài khoản giao dịch điện tử và chữ ký số. Hồ sơ được lập trên phần mềm hoặc cổng điện tử, sau đó ký số và nộp qua Cổng dịch vụ công, Cổng giao dịch điện tử BHXH hoặc qua tổ chức I-VAN.
Một lỗi phổ biến: doanh nghiệp đã chọn phần mềm nhưng quên hoàn tất tài khoản giao dịch điện tử hoặc chữ ký số, dẫn đến ách tắc khi nộp hồ sơ.
Lưu ý quan trọng
- Không có quy định riêng buộc doanh nghiệp nhỏ phải dùng một phần mềm cụ thể.
- Các mẫu nghiệp vụ như TK1-TS có thể được cập nhật theo quyết định mới của BHXH Việt Nam.
- Nếu đang dùng KBHXH hoặc phần mềm I-VAN, nên kiểm tra phiên bản biểu mẫu hiện hành ngay trên cổng BHXH hoặc trong phần mềm đang sử dụng.
IV. Trường hợp hộ kinh doanh và đơn vị siêu nhỏ
Nếu chủ thể là hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh thì từ 01/07/2025, chủ hộ kinh doanh thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc theo Luật BHXH và quy định hướng dẫn; các nhóm còn lại có lộ trình mở rộng sau đó.
Trong trường hợp này, hộ kinh doanh hoặc đơn vị siêu nhỏ có thể sử dụng Cổng dịch vụ công, KBHXH hoặc phần mềm I-VAN tùy quy mô hoạt động. Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng quy mô nhỏ chỉ cần làm thủ công, nhưng khi giao dịch điện tử vẫn cần tài khoản và chữ ký số đầy đủ.
