Khi mới thành lập, doanh nghiệp có thể đăng ký BHXH điện tử thông qua tạo tài khoản giao dịch với cơ quan BHXH, chuẩn bị hồ sơ lần đầu, ký số và nộp qua cổng giao dịch BHXH Việt Nam hoặc tổ chức I-VAN. Cần đặc biệt chú ý đến thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung | Thông tin cần nhớ |
|---|---|
| Đối tượng áp dụng | Doanh nghiệp mới thành lập có thuê, sử dụng lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc |
| Thời hạn đăng ký | Trong 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc |
| Hình thức nộp | Nộp qua Cổng Dịch vụ công/Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam hoặc qua I-VAN |
| Điều kiện kỹ thuật | Có chữ ký số hợp lệ và tài khoản giao dịch điện tử |
| Hồ sơ cốt lõi | TK3-TS, danh sách lao động tham gia, TK1-TS của từng người lao động; trường hợp lần đầu có thể kèm bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp |
| Thời gian xử lý thường gặp | Trường hợp cấp mới sổ BHXH, thẻ BHYT: không quá 05 ngày làm việc khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận |
Lưu ý: nếu doanh nghiệp đã có tài khoản giao dịch điện tử thì có thể kê khai, ký số và nộp hồ sơ ngay. Nếu chưa có tài khoản hoặc chưa có mã đơn vị BHXH thì cần đăng ký giao dịch điện tử và thủ tục tham gia lần đầu trước.
II. Trình tự đăng ký BHXH điện tử lần đầu
1. Trường hợp chưa có tài khoản giao dịch điện tử hoặc chưa có mã đơn vị
Nhiều doanh nghiệp mới lầm tưởng chỉ cần lập danh sách lao động là đủ. Thực tế, với hồ sơ lần đầu, trước hết cần đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan BHXH để có thể nộp hồ sơ điện tử, sau đó thực hiện thủ tục tham gia lần đầu để được cấp mã đơn vị.
- Đăng ký tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan BHXH.
- Chuẩn bị hồ sơ tham gia BHXH lần đầu theo biểu mẫu tương ứng.
- Ký số và nộp hồ sơ trên cổng BHXH hoặc qua I-VAN.
- Theo dõi trạng thái xử lý và nhận kết quả trả về.
2. Trường hợp đã có tài khoản giao dịch điện tử
Nếu doanh nghiệp đã có đủ điều kiện giao dịch điện tử, chỉ cần kê khai hồ sơ điện tử đúng biểu mẫu, ký số và nộp qua cổng của BHXH Việt Nam hoặc tổ chức I-VAN. Cần lưu ý kiểm tra dữ liệu người lao động, đặc biệt thông tin cá nhân trên tờ khai.
- Lập hồ sơ điện tử theo bộ mẫu đang sử dụng.
- Ký số hồ sơ.
- Nộp hồ sơ điện tử.
- Theo dõi phản hồi của cơ quan BHXH và nhận kết quả theo thủ tục tương ứng.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp mới thành lập đã có chữ ký số nhưng chưa đăng ký tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan BHXH. Trường hợp này chưa nên nộp ngay danh sách lao động, mà cần hoàn tất bước tạo tài khoản và thủ tục tham gia lần đầu trước, nếu không hồ sơ dễ gặp vướng mắc ngay từ đầu.
III. Hồ sơ điện tử lần đầu cần chuẩn bị
Bản chất của hồ sơ lần đầu là hồ sơ của đơn vị và hồ sơ của từng người lao động. Một lỗi thường gặp là gộp thông tin lao động thành một dòng chung, làm mất chi tiết cần thiết khi đối chiếu.
| Nhóm hồ sơ | Biểu mẫu/tài liệu | Lưu ý thực hành |
|---|---|---|
| Hồ sơ phía đơn vị | TK3-TS | Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT |
| Hồ sơ phía đơn vị | Danh sách lao động tham gia | Dữ liệu phổ biến dùng D02-TS; một số hướng dẫn cập nhật có thể dùng D02-LT |
| Hồ sơ phía đơn vị | Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/đăng ký kinh doanh | Thường gặp ở thủ tục lần đầu theo hướng dẫn thủ tục hành chính |
| Hồ sơ phía người lao động | TK1-TS của từng người | Nếu có nhiều lao động thì kê khai chi tiết từng người, không gộp chung |
Lưu ý quan trọng
- Cơ quan BHXH thường kiểm tra rất kỹ dữ liệu nhận diện của người lao động trên TK1-TS, nên cần rà soát kỹ trước khi ký số.
- Mẫu danh sách lao động có thể được cập nhật theo hướng dẫn mới, nhưng bộ mẫu được dùng phổ biến trong dữ liệu này gồm TK3-TS, D02-TS và TK1-TS.
- Phương thức nộp có thể thực hiện trên Cổng Dịch vụ công/Cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam hoặc thông qua I-VAN.
IV. Thời hạn, xử phạt và điểm cần rà soát
1. Thời hạn đăng ký và thời hạn giải quyết
Doanh nghiệp cần đăng ký tham gia BHXH bắt buộc trong 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc diện tham gia. Khi hồ sơ hợp lệ đã được tiếp nhận, trường hợp cấp mới sổ BHXH, thẻ BHYT thường được giải quyết không quá 05 ngày làm việc.
Con số cần nhớ: 30 ngày để đăng ký tham gia; 05 ngày làm việc là mốc xử lý thường gặp với trường hợp cấp mới sổ BHXH, thẻ BHYT.
2. Xử phạt khi chậm đăng ký
Doanh nghiệp thường chỉ chú ý thời điểm trả lương mà quên thời hạn tham gia BHXH. Nếu chậm đăng ký quá thời hạn, nhất là trường hợp không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ số người phải tham gia trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn quy định, có thể bị xử phạt hành chính.
| Hành vi | Mức xử lý được nêu |
|---|---|
| Không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ số người phải tham gia trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn | Từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc, BHTN tại thời điểm lập biên bản; tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với cá nhân, tổ chức áp dụng mức phạt gấp đôi |
| Chậm kéo dài sau 60 ngày | Có thể bị coi là trốn đóng theo quy định được dẫn chiếu trong dữ liệu này |
Lưu ý quan trọng
- Từ 01/07/2025, phạm vi đối tượng tham gia BHXH bắt buộc được mở rộng; doanh nghiệp nên rà soát kỹ các nhóm đối tượng thuộc diện tham gia.
- Điểm này hay bị hiểu nhầm là người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên không hưởng lương vẫn có thể thuộc diện tham gia theo quy định áp dụng từ mốc nêu trên.
- Thông tin về sổ BHXH điện tử tích hợp trên VNeID từ 01/01/2026 chỉ liên quan đến quản lý, hiển thị dữ liệu, không thay thế việc đăng ký tham gia BHXH của doanh nghiệp.
Khi xử lý hồ sơ lần đầu, Thuận Thiên khuyên nên rà soát theo thứ tự: đối tượng tham gia – thời hạn 30 ngày – tài khoản giao dịch điện tử – bộ mẫu hồ sơ – chữ ký số – dữ liệu từng lao động. Làm đúng ngay từ đầu giúp tránh bị trả hồ sơ nhiều lần.
