Khi công ty giải thể, cần xử lý hóa đơn chưa sử dụng theo từng loại. Hóa đơn điện tử chưa dùng thì ngừng sử dụng khi mã số thuế chấm dứt hiệu lực; hóa đơn giấy đặt in hoặc tự in còn tồn thì phải tiêu hủy đúng thủ tục. Cách xử lý hai loại này khác nhau, không nên gộp chung thành “hủy hóa đơn”.
I. Bảng tra cứu nhanh cách xử lý
| Trường hợp | Cách xử lý | Mốc thời gian cần chú ý |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp giải thể, mã số thuế chấm dứt hiệu lực, còn hóa đơn điện tử chưa dùng | Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử chưa dùng; cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ thông báo hóa đơn chưa lập hết giá trị sử dụng | Thực hiện theo thời điểm chấm dứt hiệu lực mã số thuế |
| Còn hóa đơn giấy/đặt in/tự in không tiếp tục sử dụng | Tiêu hủy theo đúng trình tự pháp luật | Chậm nhất 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế |
| Cơ quan thuế đã có thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng | Tiêu hủy hóa đơn tồn theo thủ tục | Trong 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo |
| Đã tiêu hủy hóa đơn giấy xong | Gửi thông báo kết quả tiêu hủy cho cơ quan thuế | Chậm nhất 05 ngày kể từ ngày tiêu hủy |
| Sau giải thể vẫn phát sinh thanh lý tài sản cần xuất hóa đơn | Không dùng hóa đơn cũ; đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh | Theo từng lần phát sinh |
3 mốc thời gian dễ bị quên: 30 ngày để tiêu hủy hóa đơn thông thường; 10 ngày nếu cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị; 05 ngày để gửi thông báo kết quả tiêu hủy.
II. Phân biệt đúng từng loại hóa đơn
1. Hóa đơn điện tử còn tồn
Nhiều người tưởng hóa đơn điện tử cũng phải tiêu hủy như hóa đơn giấy, nhưng thực tế không phải vậy. Vấn đề chính là ngừng sử dụng khi mã số thuế chấm dứt hiệu lực, không có thủ tục tiêu hủy vật lý.
- Ngừng dùng hóa đơn điện tử chưa lập khi giải thể.
- Cơ quan thuế sẽ thông báo hóa đơn chưa lập hết giá trị.
- Không được dùng lại hóa đơn cũ sau khi giải thể hoặc mã số thuế chấm dứt.
2. Hóa đơn giấy còn tồn
Với hóa đơn giấy đặt in hoặc tự in chưa dùng, doanh nghiệp thường chỉ gạch chéo và lưu nội bộ, nhưng đó không đủ. Cơ quan thuế kiểm tra kỹ hồ sơ tiêu hủy, nhất là khi doanh nghiệp đang làm thủ tục giải thể.
- Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn.
- Hội đồng gồm đại diện lãnh đạo và kế toán.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không cần thành lập Hội đồng.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn giấy cần có:
- Quyết định thành lập Hội đồng (trừ hộ, cá nhân).
- Bảng kiểm kê hóa đơn hủy.
- Biên bản tiêu hủy.
- Thông báo kết quả tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG (Phụ lục IA).
Bảng kiểm kê phải ghi rõ loại, ký hiệu, số lượng, từ số… đến số…. Nhiều doanh nghiệp chỉ ghi chung chung, thiếu dải số, dễ bị yêu cầu bổ sung.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp còn 3 quyển hóa đơn giấy chưa dùng hết khi nộp hồ sơ giải thể. Trường hợp này không nên xử lý theo cách lưu kho rồi để hết hiệu lực tự nhiên. Hồ sơ vẫn cần đủ quyết định, kiểm kê, biên bản tiêu hủy và thông báo kết quả gửi cơ quan thuế đúng hạn.
III. Trường hợp hay gặp sau giải thể
1. Vẫn phát sinh thanh lý tài sản
Sau giải thể, doanh nghiệp đôi khi vẫn cần bán thanh lý tài sản. Lúc này, không được dùng hóa đơn cũ chưa dùng. Thay vào đó, phải đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.
2. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Doanh nghiệp cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và hoàn tất nghĩa vụ liên quan trong hồ sơ giải thể. Ngay cả khi không còn doanh thu hay lập thêm hóa đơn, vẫn phải rà soát nội dung này.
Lưu ý quan trọng
- Không gộp chung mọi trường hợp thành “hủy hóa đơn”.
- Không tiếp tục sử dụng hóa đơn đã hết giá trị sử dụng sau khi doanh nghiệp giải thể hoặc mã số thuế chấm dứt hiệu lực.
- Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn gửi cơ quan thuế chậm nhất 05 ngày kể từ ngày tiêu hủy.
- Nếu cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng thì thời hạn tiêu hủy chỉ còn 10 ngày.
IV. Rủi ro xử phạt nếu xử lý sai
Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là về xử lý hóa đơn tồn. Không có mức phạt chung cho mọi sai sót; tùy hành vi mà mức phạt khác nhau.
| Hành vi | Mức xử phạt được nêu |
|---|---|
| Một số vi phạm về tiêu hủy hóa đơn | Từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng |
| Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục | Từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng |
| Cho, bán hóa đơn | Từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm | Từ cảnh cáo đến 70.000.000 đồng tùy số lượng |
| Không lập hóa đơn | Đến 80.000.000 đồng |
Nếu cần rà lại bộ hồ sơ giải thể, Thuận Thiên thường khuyến nghị kiểm tra trước 3 điểm: loại hóa đơn đang còn tồn là gì, đã có đủ hồ sơ tiêu hủy chưa, và có phát sinh thanh lý tài sản sau giải thể hay không. Chỉ cần lệch một trong ba điểm này là hồ sơ rất dễ bị vướng khi làm việc với cơ quan thuế.
