Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc quản lý và kiểm soát chi phí vận hành là một bài toán then chốt, quyết định trực tiếp đến lợi nhuận và sự tồn tại bền vững trên thị trường. Chi phí vận hành, bao gồm từ nhân sự, mặt bằng, nguyên vật liệu đến các khoản tiêu hao khác, thường chiếm một tỷ trọng rất lớn.
Hiểu được điều đó, trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ cùng bạn tổng hợp và phân tích chi tiết 8 phương pháp hiệu quả nhất để tối ưu hóa các khoản chi này, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh.
Căn cứ pháp lý:
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13
- Nghị định 05/2019/NĐ-CP quy định chi tiết về kiểm soát nội bộ
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử
- Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử
- Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp
I. Phân tích và phân loại chi phí vận hành
Trước khi bắt tay vào việc cắt giảm, bước đầu tiên và quan trọng nhất là phải hiểu rõ cấu trúc chi phí của doanh nghiệp. Việc này đòi hỏi bạn phải thực hiện kiểm kê, rà soát và phân loại các khoản chi một cách chính xác.
Các chi phí vận hành thường được chia thành hai nhóm chính:
- Chi phí cố định: Là những chi phí không thay đổi hoặc ít thay đổi theo quy mô sản xuất, kinh doanh. Ví dụ: tiền thuê văn phòng, lương nhân viên cốt lõi, khấu hao tài sản cố định (TSCĐ), chi phí bảo trì hệ thống.
- Chi phí biến đổi: Là những chi phí thay đổi trực tiếp theo khối lượng hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ: chi phí nguyên vật liệu, tiền điện nước, chi phí vận chuyển, chi phí tiếp thị theo chiến dịch.
Việc phân loại này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, so sánh giữa thực tế và kế hoạch, từ đó có những điều chỉnh kịp thời. Toàn bộ số liệu kế toán cần được rà soát để đảm bảo tính chính xác theo quy định tại Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và các thông tư hướng dẫn liên quan.
II. Lập ngân sách chi tiết và linh hoạt
Xây dựng một kế hoạch ngân sách rõ ràng là kim chỉ nam cho mọi hoạt động chi tiêu. Một bản ngân sách hiệu quả cần được xây dựng chi tiết và có tính linh hoạt để đối phó với các biến động của thị trường.
1. Xây dựng ngân sách vận hành
Dựa trên số liệu thực tế của năm trước và dự báo tình hình kinh doanh năm tới, doanh nghiệp cần xây dựng ngân sách vận hành chi tiết cho từng phòng ban, từng dự án. Việc này giúp phân bổ nguồn lực hợp lý và giao trách nhiệm rõ ràng.
2. Lập kịch bản dự phòng
Thị trường luôn biến động, do đó, doanh nghiệp nên xây dựng các kịch bản ngân sách dự phòng (ví dụ: kế hoạch khi doanh thu/chi phí tăng/giảm 10-20%). Điều này giúp ban lãnh đạo có sự chuẩn bị và chủ động ứng phó khi có những thay đổi bất ngờ.
III. Áp dụng quy trình phê duyệt chi tiêu chặt chẽ
Để ngăn chặn lãng phí và gian lận, việc thiết lập một quy trình phê duyệt chi tiêu minh bạch và chặt chẽ là yêu cầu bắt buộc.
- Phân quyền và trách nhiệm rõ ràng: Mỗi khoản chi phải đi kèm đầy đủ chứng từ hợp lệ như Quyết định chi, Biên bản nghiệm thu, Hóa đơn, Phiếu chi. Mỗi cá nhân, bộ phận phải chịu trách nhiệm trong phạm vi ngân sách được duyệt.
- Sử dụng phần mềm để kiểm soát: Tận dụng các phần mềm kế toán (như MISA, SAP, Fast Accounting) để quản lý và kiểm soát quy trình phê duyệt, hạn chế tối đa các khoản chi “ngoài sổ sách”, tuân thủ quy định về kiểm soát nội bộ tại Nghị định 05/2019/NĐ-CP.
IV. Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực
Nguồn lực bao gồm cả nhân sự, mặt bằng và các tài sản khác. Tối ưu hóa việc sử dụng chúng sẽ giúp giảm chi phí vận hành một cách đáng kể.
1. Đánh giá và tái cơ cấu nhân sự
Thực hiện đánh giá lại hiệu suất công việc (KPI) và cơ cấu nhân sự (staffing) định kỳ. Cân nhắc việc tái cơ cấu, giao việc chéo hoặc đào tạo đa kỹ năng cho nhân viên để tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nhân lực cục bộ.
2. Thương thảo lại các hợp đồng dịch vụ
Đừng ngần ngại đàm phán lại các hợp đồng thuê mặt bằng, dịch vụ (internet, vệ sinh, bảo vệ…) khi hợp đồng sắp hết hạn hoặc khi giá thị trường có sự thay đổi. Ngoài ra, bạn có thể cân nhắc các mô hình làm việc linh hoạt như hybrid working, co-working space để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng.
3. Quản lý tiêu hao điện, nước, văn phòng phẩm
Những khoản chi nhỏ nhưng nếu không được quản lý tốt sẽ trở thành một gánh nặng. Doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp như: lắp đặt thiết bị cảm biến tự động tắt/mở đèn, máy lạnh; ký hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp văn phòng phẩm để có mức giá ưu đãi.
V. Kiểm soát tồn kho và chu trình mua hàng
Chi phí lưu kho, bảo quản và rủi ro hỏng hóc hàng tồn kho là một trong những nguyên nhân gây lãng phí lớn. Quản lý chi phí tồn kho hiệu quả là một ưu tiên hàng đầu.
- Áp dụng phương pháp Just-in-Time (JIT): Phương pháp này giúp giảm lượng hàng tồn kho đến mức tối thiểu, từ đó cắt giảm chi phí lưu kho và vốn bị đọng.
- Xây dựng quy trình mua hàng tập trung: Thay vì để các bộ phận mua sắm riêng lẻ, hãy tập trung việc mua hàng về một đầu mối. Điều này giúp tăng sức mạnh đàm phán, dễ dàng lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất thông qua đấu thầu hoặc so sánh báo giá, tuân thủ theo Thông tư 63/2014/TT-BTC về đấu thầu mua sắm hàng hóa.
VI. Ứng dụng công nghệ để tự động hóa
Chuyển đổi số là xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và cắt giảm chi phí nhân sự cho các công việc thủ công.
- Sử dụng phần mềm quản trị (ERP, CRM): Các hệ thống này giúp tự động hóa việc lập báo cáo chi phí, quản lý quan hệ khách hàng, xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
- Thúc đẩy thanh toán không dùng tiền mặt: Áp dụng các giải pháp thanh toán online trong bán hàng giúp giảm chi phí quản lý tiền mặt và nhân sự thủ quỹ.
VII. Đào tạo và nâng cao ý thức tiết kiệm của nhân viên
Con người là yếu tố cốt lõi trong mọi nỗ lực tối ưu hóa. Một quy trình dù tốt đến đâu cũng sẽ thất bại nếu không có sự đồng lòng của đội ngũ nhân viên.
- Tổ chức đào tạo nội bộ: Mở các buổi chia sẻ, đào tạo về tầm quan trọng của việc tiết kiệm chi phí và hướng dẫn cách sử dụng nguồn lực hiệu quả trong công việc hàng ngày.
- Xây dựng cơ chế khuyến khích: Khen thưởng cho những cá nhân, tập thể có sáng kiến giúp giảm chi phí hiệu quả. Việc này không chỉ tạo động lực mà còn khuyến khích văn hóa đổi mới, sáng tạo trong doanh nghiệp.
VIII. Giám sát, đánh giá và báo cáo định kỳ
Kiểm soát chi phí là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự giám sát và đánh giá thường xuyên để đảm bảo mọi thứ đi đúng hướng.
1. Lập báo cáo và phân tích chi phí
Thực hiện báo cáo chi phí định kỳ hàng tháng/quý. Báo cáo cần so sánh giữa chi phí thực tế và ngân sách đã lập, đồng thời phân tích sâu các nguyên nhân gây ra chênh lệch (vượt hoặc thiếu) để có hành động khắc phục.
2. Theo dõi các chỉ số tài chính quan trọng
Các chỉ số (KPI) cần được theo dõi sát sao bao gồm: Tỷ lệ chi phí/doanh thu, biên lợi nhuận gộp, vòng quay vốn lưu động. Việc này giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.
3. Thực hiện kiểm toán nội bộ
Tổ chức các cuộc audit nội bộ định kỳ để rà soát sự tuân thủ quy trình chi tiêu, qua đó phát hiện kịp thời các điểm yếu, lãng phí hoặc hành vi gian lận (nếu có).
IX. Tóm tắt bí quyết kiểm soát chi phí vận hành hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ
Việc kiểm soát chi phí vận hành không đơn thuần là cắt giảm chi tiêu, mà là một chiến lược toàn diện đòi hỏi sự kết hợp giữa phân tích dữ liệu, xây dựng quy trình, ứng dụng công nghệ và phát huy vai trò của con người.
Bằng cách thực hiện các phương pháp mà Thuận Thiên đã chia sẻ, doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể tối ưu hóa chi phí một cách bền vững, tạo ra nền tảng tài chính vững chắc để tăng trưởng và nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
