Hướng dẫn toàn diện về các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn được trừ khi tính thuế TNDN năm 2025, cách lập Bảng kê 01/TNDN và các lưu ý quan trọng.

Tóm tắt các ý chính

  • Điều kiện chi phí được trừ: Chi phí không cần hóa đơn vẫn được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, bao gồm liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có chứng từ hợp lệ và lập Bảng kê 01/TNDN.
  • Các khoản chi không cần hóa đơn: Bao gồm mua nông, lâm, thủy sản, sản phẩm thủ công, đất đá cát sỏi, phế liệu từ người trực tiếp sản xuất/thu nhặt, thuê tài sản của cá nhân, và mua hàng hóa/dịch vụ từ hộ/cá nhân kinh doanh dưới ngưỡng doanh thu (100 triệu đồng/năm, nâng lên 200 triệu từ 01/01/2026).
  • Quy định mới từ Luật Thuế GTGT 2024: Từ 01/07/2025, hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên cần thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế GTGT, nhưng không bắt buộc cho chi phí lập Bảng kê 01/TNDN, dù khuyến khích thanh toán qua ngân hàng để minh bạch.
  • Quy trình lập Bảng kê 01/TNDN: Yêu cầu hồ sơ gốc (hợp đồng, CCCD người bán), điền chính xác thông tin, ký xác nhận, đính kèm chứng từ thanh toán và lưu trữ tối thiểu 10 năm để phục vụ kiểm tra thuế.
  • Sai lầm cần tránh: Lập bảng kê sai đối tượng, thiếu chứng từ, ghi giá cao bất thường, hoặc không lập bảng kê kịp thời có thể dẫn đến bị loại chi phí, truy thu thuế và phạt.
  • Tầm quan trọng của tuân thủ: Nắm rõ quy định và lập hồ sơ cẩn thận giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí thuế TNDN, đảm bảo tính minh bạch và tránh rủi ro khi quyết toán thuế.

Các khoản chi không có hóa đơn luôn là một vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn, vừa lo ngại rủi ro về thuế, vừa có thể bỏ lỡ cơ hội tối ưu hóa chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Đặc biệt, với những thay đổi quan trọng từ Luật Thuế GTGT 2024, việc hiểu đúng và đủ các quy định lại càng trở nên cấp thiết.

Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ cùng bạn đi sâu vào các quy định mới nhất, hướng dẫn chi tiết cách xử lý các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hiệu quả hoạt động.

Căn cứ pháp lý:

I. Khái niệm và điều kiện ghi nhận chi phí không cần hóa đơn

Về cơ bản, theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, mọi khoản chi phí của doanh nghiệp muốn được trừ khi tính thuế TNDN phải đáp ứng đủ 3 điều kiện:

  • Khoản chi thực tế phát sinh và có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
  • Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Tuy nhiên, tại điểm 2.4 Khoản 2 Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, pháp luật đã mở ra một cơ chế đặc biệt cho phép doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ đối với một số trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn. Điều kiện để áp dụng cơ chế này là doanh nghiệp phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn (theo mẫu số 01/TNDN) kèm theo các chứng từ thanh toán hợp lệ.

II. Các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn được pháp luật cho phép

Dưới đây là các trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp được phép lập Bảng kê 01/TNDN để ghi nhận chi phí được trừ:

1. Mua nông, lâm, thủy sản của người sản xuất trực tiếp

  • Đây là trường hợp doanh nghiệp mua các sản phẩm như rau củ, thịt cá, tôm, lúa gạo… trực tiếp từ những người nông dân, ngư dân tự sản xuất, đánh bắt và bán ra.
  • Lưu ý quan trọng: Người bán phải là người sản xuất, đánh bắt trực tiếp, không phải là thương nhân, thương lái hay các đơn vị phân phối.

2. Mua sản phẩm thủ công mỹ nghệ

  • Áp dụng khi doanh nghiệp mua các sản phẩm thủ công làm từ đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc các nguyên liệu tận dụng từ nông nghiệp.
  • Điều kiện là các sản phẩm này phải do những người sản xuất thủ công không kinh doanh làm ra và bán trực tiếp.

3. Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác

  • Doanh nghiệp có thể lập bảng kê khi mua các loại vật liệu xây dựng này trực tiếp từ các hộ gia đình, cá nhân tự khai thác.
  • Tương tự các trường hợp trên, người bán phải là người trực tiếp khai thác chứ không phải mua đi bán lại từ một nguồn khác.

4. Mua phế liệu từ người thu nhặt trực tiếp

  • Khi doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực tái chế, thu mua phế liệu từ những người trực tiếp đi thu nhặt, lượm lặt, có thể sử dụng Bảng kê 01/TNDN để làm chứng từ ghi nhận chi phí.

5. Chi phí thuê tài sản của cá nhân

  • Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản như nhà cửa, văn phòng, đất đai, phương tiện vận tải… của cá nhân không có hoạt động kinh doanh.
  • Hồ sơ để ghi nhận chi phí hợp lệ bao gồm: hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê. Nếu trong hợp đồng có thỏa thuận bên đi thuê là người nộp thuế thay cho bên cho thuê thì cần có thêm chứng từ nộp thuế thay.

6. Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng

  • Áp dụng cho việc mua hàng hóa, dịch vụ của các hộ, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm dưới 100 triệu đồng. Các đối tượng này không thuộc diện phải nộp thuế GTGT nên không bắt buộc phải xuất hóa đơn.
  • Cập nhật quan trọng: Theo Luật Thuế GTGT 2024, từ ngày 01/01/2026, ngưỡng doanh thu này sẽ được nâng lên 200 triệu đồng/năm.

III. Hướng dẫn lập và quản lý bảng kê 01/TNDN

1. Quy trình lập Bảng kê 01/TNDN chuẩn

Để Bảng kê 01/TNDN được cơ quan thuế chấp nhận, bạn cần tuân thủ quy trình sau:

  1. Chuẩn bị hồ sơ gốc: Thu thập đầy đủ các giấy tờ liên quan như hợp đồng mua bán (hoặc thỏa thuận miệng được ghi chép lại), biên bản giao nhận hàng hóa, và bản photo Căn cước công dân của người bán.
  2. Lập bảng kê: Điền đầy đủ, chính xác các thông tin trên Mẫu 01/TNDN ban hành kèm Thông tư 78/2014/TT-BTC. Các thông tin bắt buộc bao gồm: tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thông tin người bán (tên, địa chỉ, CCCD), ngày tháng mua hàng.
  3. Ký xác nhận: Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp phải ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu vào bảng kê để chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực.
  4. Đính kèm chứng từ thanh toán: Kẹp cùng Bảng kê là các chứng từ thanh toán như phiếu chi tiền mặt hoặc ủy nhiệm chi chuyển khoản.
  5. Lưu trữ: Toàn bộ hồ sơ (bảng kê và chứng từ gốc) phải được lưu trữ cẩn thận tối thiểu 10 năm tại doanh nghiệp để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra thuế sau này.

2. Tác động của quy định mới từ 01/07/2025

Luật Thuế GTGT 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2025 mang đến một thay đổi lớn về thanh toán không dùng tiền mặt. Cụ thể, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, các hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên sẽ phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Tuy nhiên, cần phân biệt rõ: quy định này áp dụng cho việc khấu trừ thuế GTGT. Đối với việc tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN cho các khoản chi không có hóa đơn và phải lập Bảng kê 01/TNDN, pháp luật hiện hành không bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt. Dù vậy, Thuận Thiên khuyên bạn nên ưu tiên thanh toán qua ngân hàng để tăng tính minh bạch và thuận lợi cho việc quản lý tài chính.

Luật Thuế GTGT 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2025 mang đến một thay đổi lớn về thanh toán không dùng tiền mặt. Cụ thể, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, các hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên sẽ phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Luật Thuế GTGT 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2025 mang đến một thay đổi lớn về thanh toán không dùng tiền mặt. Cụ thể, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, các hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên sẽ phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

IV. Các lỗi sai thường gặp và cách phòng tránh

Để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các sai lầm phổ biến sau:

  • Lỗi sai 1: Lập bảng kê sai đối tượng. Nhiều doanh nghiệp lập bảng kê khi mua hàng của thương lái, nhà phân phối thay vì người sản xuất trực tiếp. Điều này là không hợp lệ và sẽ bị loại chi phí.
  • Lỗi sai 2: Thiếu chứng từ kèm theo. Chỉ có bảng kê mà không có chứng từ thanh toán, không có thông tin CCCD của người bán sẽ làm cho hồ sơ không đủ tính pháp lý.
  • Lỗi sai 3: Giá mua cao hơn giá thị trường. Việc ghi giá trên bảng kê cao bất thường so với giá thị trường tại cùng thời điểm có thể khiến cơ quan thuế ấn định lại giá, dẫn đến truy thu thuế và phạt.
  • Lỗi sai 4: Không lập bảng kê kịp thời. Để quên hoặc lập dồn vào cuối kỳ có thể dẫn đến sai sót, thiếu thông tin và làm giảm tính trung thực của chứng từ.

V. Tóm tắt chi phí không cần hóa đơn: Hướng dẫn toàn diện cho doanh nghiệp

Việc quản lý các khoản chi phí không cần hóa đơn đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về quy định và tính cẩn trọng trong việc lập chứng từ. Nắm vững các trường hợp được phép lập Bảng kê 01/TNDN và tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa được số thuế TNDN phải nộp mà còn xây dựng một hệ thống tài chính minh bạch, vững chắc. Hãy luôn đảm bảo rằng mọi khoản chi đều có đầy đủ hồ sơ chứng minh tính hợp lý, hợp lệ để tự tin giải trình trước cơ quan thuế.

Câu Hỏi Thường Gặp

Không. Đối với mục đích tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, các khoản chi thuộc diện lập Bảng kê 01/TNDN không bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng. Quy định thanh toán không dùng tiền mặt (với hóa đơn từ 5 triệu từ 01/07/2025) là điều kiện để khấu trừ thuế GTGT, không áp dụng cho các giao dịch này.

Không. Doanh nghiệp không phải nộp Bảng kê 01/TNDN định kỳ. Bảng kê này được lập, ký duyệt và lưu trữ tại doanh nghiệp cùng với các chứng từ gốc để làm căn cứ hạch toán và sẽ xuất trình khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra từ cơ quan thuế.

Không. Hợp tác xã là một tổ chức kinh tế, phải xuất hóa đơn khi bán hàng. Thương lái là người kinh doanh, không phải người sản xuất trực tiếp. Do đó, mua hàng từ hai đối tượng này không được phép lập Bảng kê 01/TNDN mà phải yêu cầu hóa đơn.

Để tính chi phí thuê nhà của cá nhân vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần có: Hợp đồng thuê nhà và Chứng từ thanh toán tiền thuê. Nếu hợp đồng có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì cần thêm chứng từ đã nộp thuế thay.

Hiện tại, doanh nghiệp có thể lập bảng kê khi mua hàng của hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm. Theo Luật Thuế GTGT 2024, từ ngày 01/01/2026, ngưỡng doanh thu này sẽ được nâng lên thành 200 triệu đồng/năm.