Hóa đơn điện tử ghi sai thuế suất không được hủy, mà phải điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định từ ngày 01/6/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Dưới đây là quy trình xử lý chi tiết:
I. Quy trình xử lý hóa đơn ghi sai thuế suất
1. Lập văn bản thỏa thuận sai sót
- Người bán và người mua cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót về thuế suất.
- Nếu người mua là tổ chức/doanh nghiệp: Văn bản cần có xác nhận của cả hai bên.
- Nếu người mua là cá nhân: Người bán chỉ cần thông báo qua văn bản cho người mua.
2. Lựa chọn phương án xử lý hóa đơn
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Dùng khi hóa đơn gốc không sai về mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn. Trên hóa đơn điều chỉnh ghi: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” và thể hiện giá trị điều chỉnh:
- Tăng: ghi dấu dương (+)
- Giảm: ghi dấu âm (-)
- Lập hóa đơn thay thế: Dùng trong những trường hợp còn lại. Trên hóa đơn thay thế ghi: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Người bán ký số lên hóa đơn và gửi cơ quan thuế (hóa đơn có mã) hoặc gửi cho người mua (hóa đơn không mã).
3. Khai bổ sung thuế GTGT nếu cần thiết
- Nếu sai sót về thuế suất ảnh hưởng đến số thuế, người bán và người mua phải điều chỉnh kê khai thuế tại kỳ phát sinh hóa đơn gốc.
Ví dụ thực tế
Công ty A xuất hóa đơn ghi thuế suất 10% (sai), trong khi đúng phải là 8%. Khi phát hiện:
- Lập biên bản thỏa thuận với người mua, xác nhận sai sót.
- Lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ: “Điều chỉnh giảm 2% thuế suất cho hóa đơn mẫu 01/GTKT, ký hiệu AA/23P, số 0000123, ngày 15/06/2025” với giá trị âm (-).
- Gửi cơ quan thuế để được cấp mã mới (nếu là hóa đơn điện tử có mã), sau đó chuyển cho người mua.
Lưu ý quan trọng
- Không được hủy hóa đơn đã lập sai. Từ ngày 01/6/2025, nghiêm cấm việc hủy hóa đơn đã lập sai, chỉ được điều chỉnh hoặc thay thế.
- Xử phạt vi phạm: Nếu không xử lý điều chỉnh, có thể bị phạt từ 2–4 triệu đồng theo Điều 23 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Thời hạn xử lý: Cần thực hiện ngay khi phát hiện sai sót để tránh ảnh hưởng tới kê khai thuế.
