Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu là 10 năm vì đây là chứng từ kế toán dùng để ghi sổ và lập báo cáo tài chính. Doanh nghiệp thường nhầm giữa thời gian tra cứu trên hệ thống và thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán. Bạn nên kiểm tra lại chính sách sao lưu dữ liệu ngay từ đầu.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung | Mốc thời gian/ yêu cầu |
|---|---|
| Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử | Tối thiểu 10 năm |
| Thời điểm đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ | Trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán |
| Hình thức lưu trữ | Lưu trữ bằng phương tiện điện tử |
| Yêu cầu trong thời gian lưu trữ | Bảo đảm an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hoặc sai lệch |
| Tiêu hủy | Chỉ nên thực hiện khi đã hết thời hạn lưu trữ theo pháp luật kế toán |
| Rủi ro vi phạm | Có thể bị phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn trong thời gian lưu trữ |
Mốc cần nhớ: hóa đơn điện tử lưu tối thiểu 10 năm và tài liệu kế toán cần được đưa vào lưu trữ trong 12 tháng kể từ khi kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
II. Cách hiểu đúng về thời hạn lưu trữ
Bản chất là hóa đơn điện tử không chỉ là dữ liệu xuất hóa đơn, mà còn là chứng từ kế toán. Vì vậy, dù ở dạng điện tử, thời hạn lưu trữ vẫn theo pháp luật kế toán, không thể tự rút ngắn chỉ vì lưu trên phần mềm.
- Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán.
- Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, nên thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm.
- Tài liệu kế toán cần được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
- Quy định hiện hành không cho thấy thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử đã thay đổi khỏi mốc tối thiểu 10 năm.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp từng ngừng dùng phần mềm cũ, chỉ giữ file PDF rời mà không có dữ liệu gốc đồng bộ. Khi kiểm tra, cơ quan thuế thường hỏi ngay tính đầy đủ và toàn vẹn của chứng từ.
III. Lưu trữ thế nào để không lệch hồ sơ
1. Hình thức lưu trữ
- Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
- Doanh nghiệp, tổ chức được lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp với điều kiện công nghệ.
- Không cần in ra giấy chỉ để lưu nếu hệ thống điện tử vẫn bảo đảm yêu cầu lưu trữ.
2. Yêu cầu trong suốt thời gian lưu trữ
- Dữ liệu cần bảo đảm an toàn.
- Dữ liệu cần bảo đảm bảo mật.
- Dữ liệu cần bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ.
- Dữ liệu không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
3. Thời điểm lưu trữ và tiêu hủy
- Tài liệu kế toán, trong đó có hóa đơn điện tử dùng để ghi sổ kế toán, được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
- Việc tiêu hủy chỉ đặt ra khi đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán.
- Không nên tiêu hủy trước hạn, đặc biệt khi doanh nghiệp thay đổi hệ thống hoặc chuyển nhà cung cấp.
Lưu ý quan trọng
Lưu trữ đúng thời hạn chưa đủ, bạn còn phải đảm bảo có thể truy xuất được khi cần. Nhiều đơn vị có dữ liệu nhưng không mở được file, mất phân quyền, hoặc thiếu bản sao dự phòng, dẫn đến vướng mắc khi thanh tra.
IV. Mức phạt và điểm dễ bị kiểm tra
Nếu không lưu trữ đúng thời hạn hoặc để mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ, mức phạt có thể từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Một số doanh nghiệp cho rằng hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì nội bộ không cần lưu nữa, nhưng điều này là sai.
- Rủi ro không chỉ nằm ở việc thiếu file hóa đơn, mà còn ở việc dữ liệu không đầy đủ hoặc không chứng minh được tính toàn vẹn trong thời gian lưu trữ.
- Quy định xử phạt hiện hành vẫn giữ trọng tâm ở hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn trong lưu trữ.
- Không có căn cứ pháp lý hiện hành cho thấy hóa đơn điện tử được áp dụng thời hạn lưu ngắn hơn mức tối thiểu 10 năm.
