Có, nhưng không áp dụng giống nhau cho mọi trường hợp. Nhiều người làm nghề tự do lầm tưởng rằng cứ có chi phí đi lại, máy móc, điện thoại, thuê người hỗ trợ là sẽ được trừ khi tính thuế TNCN. Thực tế, chỉ khi cá nhân được xác định là cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh hoặc hành nghề độc lập theo chế độ phù hợp thì mới có cơ chế tính thu nhập chịu thuế trên cơ sở doanh thu trừ chi phí hợp lý, hợp lệ. Ngược lại, nếu chỉ nhận tiền công, tiền thù lao, tiền dịch vụ vãng lai thì thường bị khấu trừ theo tỷ lệ trên số tiền chi trả và không trừ ngay chi phí thực tế tại thời điểm khấu trừ.
Thuận Thiên lưu ý: nhiều người bỏ sót việc phân loại đúng bản chất thu nhập. Chỉ cần xác định sai giữa thu nhập từ tiền lương, tiền công và thu nhập từ kinh doanh là cách tính thuế đã khác hoàn toàn.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Có được kê khai chi phí để giảm thuế TNCN không? | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Nhận tiền công, tiền thù lao, dịch vụ tự do vãng lai; không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng | Thường không được trừ chi phí nghề nghiệp thực tế tại khâu khấu trừ | Bên chi trả thường khấu trừ 10% trên thu nhập trước khi trả khi đạt ngưỡng khấu trừ theo quy định |
| Cuối năm tự quyết toán thuế | Không phải kê khai chi phí nghề nghiệp, nhưng có thể áp dụng các khoản giảm trừ hợp pháp | Gồm giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc, từ thiện/khuyến học/nhân đạo đủ điều kiện; có thể hoàn thuế nếu bị khấu trừ thừa |
| Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, hành nghề độc lập thuộc diện áp dụng phương pháp tính thuế theo thu nhập | Có thể kê khai chi phí hợp lý, hợp lệ | Chi phí cần liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và có hóa đơn, chứng từ theo quy định |
| Cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống | Không đặt trọng tâm vào kê khai giảm thuế TNCN vì thuộc ngưỡng không phải nộp thuế TNCN | Áp dụng từ 01/01/2026 theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP |
Mốc quan trọng: với thu nhập vãng lai, bên chi trả thường khấu trừ 10%; với hộ/cá nhân kinh doanh từ giai đoạn áp dụng mới, doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống không phải nộp thuế TNCN.
II. Khi nào được kê khai chi phí, khi nào không?
1. Nhóm chỉ nhận thù lao freelance vãng lai
Nếu bạn nhận tiền công, tiền thù lao hoặc tiền dịch vụ mà không ký hợp đồng lao động, hoặc hợp đồng lao động dưới 3 tháng, thì bên chi trả thường thực hiện khấu trừ 10% trên số tiền trả theo quy định. Ở bước này, không có cơ chế trừ trực tiếp các khoản như tiền đi lại, laptop, điện thoại, internet, thuê cộng tác viên hay chi phí làm nghề khác.
Nhiều người vẫn mắc lỗi: họ lấy các chi phí phát sinh thực tế của nghề freelance và cho rằng thuế chỉ nên tính trên phần lãi. Với nhóm thu nhập này, cách xử lý thường là quyết toán năm để tính các khoản giảm trừ cá nhân hợp lệ, không phải kê khai chi phí nghề nghiệp như mô hình kinh doanh.
Ví dụ thực tế
Một người thiết kế tự do nhận tiền theo từng dự án từ nhiều công ty, mỗi lần chi trả đều bị khấu trừ 10%. Dù người này có mua phần mềm, nâng cấp máy tính và đi gặp khách hàng, các khoản đó thường không được trừ ngay tại thời điểm khấu trừ. Phần có thể xem lại khi quyết toán là giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc và các khoản từ thiện đủ điều kiện.
2. Nhóm hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, hành nghề độc lập
Nếu hoạt động của bạn được xác định là kinh doanh hoặc hành nghề độc lập theo chế độ pháp lý tương ứng, thì thu nhập tính thuế có thể được xác định trên cơ sở doanh thu trừ chi phí hợp lý. Cơ quan thuế thường kiểm tra rất kỹ chứng từ: chi phí chỉ có ý nghĩa khi chứng minh được là phát sinh thực tế, phục vụ trực tiếp cho hoạt động tạo doanh thu và có hồ sơ hợp lệ.
- Chi phí được xem xét: nguyên liệu, vật tư, tiền lương nhân công, chi phí quản lý, khấu hao tài sản cố định, lãi vay và các chi phí trực tiếp khác nếu đủ điều kiện chứng minh.
- Điều kiện thường phải kiểm tra: phát sinh thực tế, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có hóa đơn chứng từ hợp pháp, đáp ứng yêu cầu thanh toán và ghi chép theo quy định áp dụng.
Lưu ý quan trọng
Thực tế dễ sai ở đây là có chi phí thật nhưng hồ sơ lại thiếu. Nhiều khoản chi nhìn rất hợp lý về mặt kinh doanh nhưng khi kiểm tra lại thiếu hóa đơn, chứng từ thanh toán hoặc không thể hiện rõ liên hệ với doanh thu nên dễ phát sinh rủi ro khi kê khai.
III. Hồ sơ, biểu mẫu và thời hạn cần nhớ
1. Hồ sơ đối với hộ kinh doanh kê khai theo thu nhập
Với nhóm hộ kinh doanh có doanh thu trên ngưỡng miễn thuế và áp dụng phương pháp tính thuế theo thu nhập, hồ sơ kê khai gồm các biểu mẫu và sổ sách liên quan đến doanh thu, chi phí. Nhiều doanh nghiệp thường sai sót ở đoạn này vì có phát sinh chi phí nhưng không duy trì sổ theo dõi đầy đủ ngay từ đầu.
| Nội dung | Thông tin cần lưu ý |
|---|---|
| Tờ khai thuế | Mẫu 01/CNKD |
| Hồ sơ quyết toán | Mẫu 02/CNKD-TNCN-QTT |
| Sổ chi tiết | Mẫu S2b-HKD, S2c-HKD |
| Tài liệu kèm theo | Sổ sách, chứng từ chi phí liên quan |
2. Thời hạn quyết toán và rủi ro chậm nộp
Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế theo năm, thời hạn nộp hồ sơ là chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch, thường tương ứng 30/4 năm sau. Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là hồ sơ nộp đúng hạn chưa, vì chậm nộp có thể dẫn đến xử phạt hành chính.
| Thời gian chậm nộp hồ sơ | Mức xử lý được nêu |
|---|---|
| 1 – 5 ngày và có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo |
| 1 – 30 ngày | 2 – 5 triệu đồng |
| 31 – 60 ngày | 5 – 8 triệu đồng |
| Trường hợp cao hơn | Có thể tăng thêm, tối đa khoảng 12,5 triệu đồng |
Mẹo kiểm tra nhanh: nếu bạn đang muốn trừ chi phí để giảm thuế TNCN, hãy kiểm tra trước 3 điểm: bản chất thu nhập là gì, có thuộc diện cá nhân kinh doanh hay không, và chứng từ chi phí có đủ hay chưa.
IV. Kết luận áp dụng cho người làm nghề tự do
Người làm nghề tự do chỉ được kê khai chi phí để giảm thuế TNCN khi thuộc nhóm cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh hoặc hành nghề độc lập theo chế độ phù hợp. Nếu chỉ là freelance nhận thù lao từng lần từ khách hàng hoặc doanh nghiệp, thì thông thường không trừ chi phí thực tế tại nguồn, mà chủ yếu xử lý qua quyết toán năm để áp dụng giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm và các khoản hợp lệ khác.
Nếu bạn đang ở mô hình kinh doanh, Thuận Thiên khuyên nên rà lại từ đầu bộ hồ sơ doanh thu, chi phí và sổ theo dõi vì đây là điểm dễ bị truy thu khi kê khai thiếu chứng từ hoặc ghi nhận sai bản chất thu nhập.
