Khi kê khai sai thu nhập chịu thuế TNCN, bạn phải khai bổ sung đúng kỳ bị sai. Sai tháng/quý nào thì sửa tháng/quý đó, sai quyết toán năm thì bổ sung hồ sơ quyết toán năm tương ứng. Lỗi này tưởng đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn mắc vì sửa sai kỳ hoặc chỉ sửa quyết toán năm mà bỏ sót tờ khai khấu trừ tháng/quý.
I. Bảng tra cứu nhanh cách sửa khi kê khai nhầm thu nhập chịu thuế TNCN
| Trường hợp sai sót | Cách xử lý |
|---|---|
| Sai ở tờ khai khấu trừ theo tháng/quý | Khai bổ sung chính tờ khai của tháng/quý bị sai |
| Sai ở hồ sơ quyết toán năm | Khai bổ sung hồ sơ quyết toán năm tương ứng |
| TNCN từ tiền lương, tiền công do tổ chức chi trả kê khai và sai liên quan kỳ khấu trừ tháng/quý | Bổ sung tờ khai tháng/quý tương ứng; nếu đã quyết toán năm thì bổ sung cả hồ sơ quyết toán năm theo mẫu áp dụng |
| Khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp | Nộp phần thuế chênh lệch tăng thêm và tiền chậm nộp theo quy định |
| Khai bổ sung không làm thay đổi nghĩa vụ thuế | Vẫn lập hồ sơ khai bổ sung, kèm giải trình và tài liệu liên quan |
Thời hạn khai bổ sung hiện hành là 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót, với điều kiện thực hiện trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra; nếu đã công bố thì chỉ khai bổ sung đối với hồ sơ không thuộc phạm vi, thời kỳ thanh tra, kiểm tra.
Nguyên tắc là sai kỳ nào sửa kỳ đó. Cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ việc doanh nghiệp dồn sai sót vào một kỳ khác để tiện xử lý hồ sơ.
II. Hồ sơ khai bổ sung gồm những gì và nộp thế nào?
1. Thành phần hồ sơ
- Tờ khai bổ sung theo mẫu hiện hành áp dụng trên hệ thống thuế điện tử/HTKK, hiện hành là Mẫu số 01/KHBS.
- Bản giải trình khai bổ sung theo mẫu của Bộ Tài chính và các tài liệu có liên quan.
- Tài liệu chứng minh nội dung điều chỉnh như chứng từ thu nhập, bảng lương, chứng từ khấu trừ thuế, hồ sơ quyết toán liên quan.
2. Cách thực hiện
- Kiểm tra chính xác kỳ tính thuế bị sai.
- Xác định sai ở tờ khai tháng/quý hay hồ sơ quyết toán năm.
- Lập hồ sơ khai bổ sung cho đúng kỳ bị sai.
- Nộp qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế như eTax, iHTKK, HTKK hoặc phương thức nộp hồ sơ được chấp nhận.
- Theo dõi phản hồi của cơ quan thuế và xử lý nghĩa vụ phát sinh nếu có.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp kê khai thiếu thu nhập chịu thuế của người lao động ở tờ khai khấu trừ quý. Nếu sai sót này liên quan kỳ khấu trừ quý thì cần bổ sung đúng tờ khai quý đó. Trường hợp doanh nghiệp đã làm quyết toán năm, lưu ý là cần bổ sung cả kỳ khấu trừ tương ứng, không chỉ sửa quyết toán năm.
III. Sau khi khai bổ sung, xử lý chênh lệch thuế ra sao?
| Kết quả sau khai bổ sung | Cách xử lý |
|---|---|
| Tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được khấu trừ, miễn, giảm, hoàn | Tự xác định số thuế phải nộp bổ sung và nộp tiền chậm nộp |
| Giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được khấu trừ, hoàn | Được điều chỉnh theo hồ sơ khai bổ sung; việc bù trừ hoặc hoàn thuế thực hiện khi đáp ứng điều kiện |
| Không thay đổi nghĩa vụ thuế | Chủ yếu là giải trình và cập nhật lại hồ sơ |
Nếu phát sinh tiền chậm nộp do tăng số thuế phải nộp thì mức tính theo quy định hiện hành là 0,03%/ngày.
Nhiều doanh nghiệp chỉ nộp hồ sơ bổ sung nhưng chưa rà lại phần thuế chênh lệch và tiền chậm nộp. Đây là điểm dễ bị truy thu khi kiểm tra hồ sơ.
Lưu ý quan trọng
- Thông tin về việc từ 01/07/2026 thời hạn khai bổ sung giảm còn 05 năm là quy định tương lai, không làm thay đổi quy định hiện hành đang áp dụng.
- Mẫu tờ khai bổ sung hiện hành là 01/KHBS ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC.
IV. Mức phạt chậm nộp hồ sơ và điểm cần rà soát trước khi gửi
| Thời gian chậm nộp | Mức xử phạt đối với cá nhân |
|---|---|
| 01 – 05 ngày, có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo |
| 01 ngày – 30 ngày | Từ 1.000.000 đồng đến 2.500.000 đồng |
| 31 ngày – 60 ngày | Từ 2.500.000 đồng đến 4.000.000 đồng |
| 61 ngày – 90 ngày hoặc trên 90 ngày nhưng không phát sinh số thuế phải nộp | Từ 4.000.000 đồng đến 7.500.000 đồng |
Mức phạt đối với cá nhân được xác định bằng 1/2 mức phạt tổ chức. Khi thanh tra, cơ quan thuế thường yêu cầu hồ sơ giải trình, chứng từ thu nhập và chứng từ khấu trừ phải khớp với số điều chỉnh. Do đó, nên rà soát 3 nhóm giấy tờ này trước khi nộp để tránh phải giải trình nhiều lần.
