Nếu bên bán yêu cầu thanh toán bằng tiền mặt cho hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp nên từ chối để bảo đảm quyền khấu trừ thuế GTGT theo quy định mới.
I. Hướng dẫn xử lý khi bên bán yêu cầu thanh toán tiền mặt
- Từ chối và thương lượng: Giải thích cho bên bán rằng theo quy định tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP, giao dịch từ 5 triệu đồng phải thanh toán không dùng tiền mặt để người mua được khấu trừ thuế GTGT. Đề nghị bên bán cung cấp các phương thức thanh toán hợp lệ như chuyển khoản ngân hàng, thanh toán qua thẻ hoặc ví điện tử.
- Tìm nhà cung cấp khác: Nếu bên bán không hợp tác, phương án tốt nhất là tìm một nhà cung cấp khác tuân thủ quy định về hóa đơn và thanh toán để tránh rủi ro về thuế.
- Nhận diện hậu quả: Chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ mất toàn bộ số thuế GTGT đầu vào của hóa đơn đó. Tuy nhiên, lưu ý rằng khoản chi này vẫn có thể được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN nếu dưới ngưỡng 20 triệu đồng.
II. Quy định về chứng từ và các trường hợp đặc biệt
1. Yêu cầu về chứng từ thanh toán
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ phải là các giấy tờ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán như sao kê ngân hàng, ủy nhiệm chi, lệnh chuyển tiền…
- Lưu ý: Trường hợp bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của bên bán không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt và sẽ không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT.
2. Các trường hợp đặc biệt
- Mua hàng nhiều lần trong ngày: Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ nhiều lần trong cùng một ngày từ cùng một nhà cung cấp, và tổng giá trị các hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên, thì tất cả các giao dịch này đều phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt.
- Thanh toán trả chậm, trả góp: Doanh nghiệp vẫn được kê khai khấu trừ thuế GTGT tại thời điểm nhận hóa đơn. Tuy nhiên, khi đến hạn thanh toán, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu không có, phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ.
- Thanh toán bù trừ: Trường hợp thanh toán bằng hình thức bù trừ công nợ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào và bán ra, hai bên phải có biên bản đối chiếu công nợ và xác nhận để làm căn cứ.
Ví dụ thực tế
- Tình huống: Công ty A mua một lô hàng trị giá 7 triệu đồng (đã bao gồm 10% thuế GTGT là 636.364 đồng) từ nhà cung cấp B.
- Kịch bản đúng: Công ty A thanh toán bằng chuyển khoản. Công ty sẽ được khấu trừ 636.364 đồng tiền thuế GTGT và được ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
- Kịch bản sai: Công ty A thanh toán bằng tiền mặt. Công ty sẽ mất quyền khấu trừ 636.364 đồng tiền thuế GTGT. Tuy nhiên, do giá trị dưới 20 triệu đồng, khoản chi này vẫn được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Lưu ý quan trọng
- Tuyệt đối không chia nhỏ hóa đơn để lách quy định nếu tổng giá trị giao dịch trong ngày với cùng một nhà cung cấp từ 5 triệu đồng trở lên.
- Doanh nghiệp nên bổ sung điều khoản về phương thức thanh toán không dùng tiền mặt vào hợp đồng mua bán để tạo ràng buộc pháp lý.
- Cần lưu trữ đầy đủ chứng từ thanh toán hợp lệ (tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán) để xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Cần đào tạo cho nhân viên kế toán và bộ phận mua hàng về quy định mới để tuân thủ thống nhất.
