Không có mức trần chung cho mọi giao dịch tiền mặt trong xã hội. Nhưng trong phạm vi điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào, theo quy định mới nhất, mua hàng hóa, dịch vụ dưới 05 triệu đồng (đã gồm thuế GTGT) có thể thanh toán bằng tiền mặt. Nếu từ 05 triệu đồng trở lên, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nhiều người hiểu nhầm rằng chi tiền mặt trên mức nào đó là bị cấm, nhưng thực tế quy định này nhắm vào điều kiện thuế nhiều hơn.
Mốc cần nhớ: từ 05 triệu đồng trở lên cho từng lần mua, hoặc cộng nhiều lần mua trong cùng 01 ngày với cùng một bên bán mà đạt từ 05 triệu đồng trở lên, thì cần xem điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách hiểu thực tế |
|---|---|
| Dưới 05 triệu đồng/lần mua | Có thể thanh toán tiền mặt cho mục đích khấu trừ thuế GTGT, nếu không rơi vào trường hợp phải cộng dồn trong ngày |
| Từ 05 triệu đồng/lần mua trở lên | Cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT |
| Mua nhiều lần trong cùng 01 ngày, cùng một bên bán | Phải cộng tổng giá trị để xét ngưỡng 05 triệu đồng |
| Tự nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán | Không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt |
II. Cách xác định ngưỡng 05 triệu đồng
1. Tính theo từng lần mua
Ngưỡng 05 triệu đồng được xác định theo từng lần mua hàng hóa, dịch vụ và là mức đã bao gồm thuế GTGT. Trong thực tế, doanh nghiệp thường lệch ở đoạn này vì hay lấy giá chưa thuế để so ngưỡng, dẫn đến hồ sơ thanh toán và kê khai không khớp.
2. Phải cộng dồn nếu mua nhiều lần trong cùng ngày
Nếu mua nhiều lần trong cùng 01 ngày của cùng một bên bán, tổng giá trị các lần mua vẫn cần được cộng lại để xét ngưỡng. Cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ phần này, nhất là các hóa đơn tách nhỏ trong ngày.
- Nếu từng lần mua dưới 05 triệu đồng và tổng nhiều lần trong cùng ngày với cùng bên bán vẫn dưới 05 triệu đồng thì chưa đặt ra yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho điều kiện khấu trừ thuế GTGT.
- Nếu từng lần mua từ 05 triệu đồng trở lên hoặc tổng nhiều lần trong cùng ngày với cùng bên bán từ 05 triệu đồng trở lên thì cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Ví dụ thực tế: Buổi sáng mua 2,5 triệu đồng, buổi chiều mua thêm 2,8 triệu đồng của cùng một nhà cung cấp trong cùng ngày. Dù từng hóa đơn đều dưới 05 triệu đồng, tổng cộng đã vượt ngưỡng nên phần này hay bị bỏ sót khi làm hồ sơ thanh toán.
III. Phạm vi áp dụng của quy định này
Quy định này chủ yếu liên quan đến điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào và dữ kiện kiểm toán ghi nhận ngưỡng 05 triệu đồng áp dụng tương tự cho điều kiện chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Không phải là lệnh cấm tuyệt đối mọi giao dịch tiền mặt vượt ngưỡng.
- Áp dụng chủ yếu cho cơ sở kinh doanh khi xử lý hồ sơ thuế.
- Một số lĩnh vực đặc thù có quy định riêng, như giao dịch chứng khoán, góp vốn, mua bán phần vốn góp.
- Có các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ được loại trừ.
Lưu ý quan trọng: Nhiều doanh nghiệp lấy quy định về thuế để hiểu thành giới hạn chung cho mọi giao dịch dân sự. Khi xử lý hồ sơ, cần tách rõ hai lớp: quy định về điều kiện thuế và quy định hạn chế tiền mặt trong từng lĩnh vực đặc thù.
IV. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cần hiểu đúng
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được xác định theo pháp luật về thanh toán không dùng tiền mặt. Không phải cứ tiền vào tài khoản người bán là được chấp nhận.
- Bao gồm chuyển khoản, thẻ, ví điện tử, bù trừ công nợ, ủy quyền thanh toán nếu đáp ứng điều kiện.
- Tự nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt.
Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp mua hàng trên ngưỡng, nhân viên mang tiền mặt ra ngân hàng nộp vào tài khoản nhà cung cấp. Lúc thanh tra, cách thức này thường bị hỏi; nếu hồ sơ chỉ thể hiện nộp tiền mặt, rủi ro bị loại điều kiện thuế và truy thu.
