Việc mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân không kinh doanh có bắt buộc chuyển khoản hay không tùy vào mục đích giao dịch và giá trị thanh toán theo quy định mới nhất từ 01/7/2025.
I. Yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt
- Áp dụng khi bên mua là doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần khấu trừ thuế GTGT: Từ 01/7/2025, với các giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm VAT), doanh nghiệp/hộ kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, ví điện tử, thẻ, bù trừ công nợ, phương thức khác theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP) để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, dù người bán là cá nhân không kinh doanh.
- Trường hợp miễn trừ: Giao dịch dưới 5 triệu đồng hoặc không nhằm mục đích khấu trừ thuế GTGT (ví dụ: phục vụ cá nhân) thì không bắt buộc chuyển khoản.
II. Nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người bán
- Cá nhân không kinh doanh:
- Miễn thuế TNCN nếu tổng doanh thu cả năm không quá 100 triệu đồng (theo Thông tư 40/2021/TT-BTC).
- Phải nộp thuế TNCN nếu doanh thu trên 100 triệu đồng/năm và phải tự kê khai.
- Giao dịch qua sàn thương mại điện tử: Từ 01/7/2025, sàn TMĐT sẽ khấu trừ và nộp thuế thay cho cá nhân bán hàng (theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP).
III. Xử lý chứng từ khi không có hóa đơn
- Doanh nghiệp được lập bảng kê thu mua kèm theo biên bản giao dịch và chứng từ thanh toán (nếu cần khấu trừ thuế GTGT).
- Ngoại lệ:
- Được thanh toán tiền mặt nếu người bán không có tài khoản ngân hàng hoặc trong trường hợp bất khả kháng như thiên tai, lỗi hệ thống.
Ví dụ thực tế
- Doanh nghiệp mua máy tính cũ 7 triệu đồng từ cá nhân: Nếu cần khấu trừ thuế GTGT thì bắt buộc chuyển khoản; nếu không cần thì được thanh toán tiền mặt.
- Cá nhân mua xe máy 20 triệu đồng từ cá nhân: Không bắt buộc chuyển khoản và không phát sinh thuế TNCN nếu bên bán không kinh doanh thường xuyên.
Lưu ý quan trọng
- Quy định chuyển khoản chỉ ảnh hưởng tới quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào của bên mua, không ảnh hưởng nghĩa vụ thuế của bên bán.
- Giao dịch giữa cá nhân không bắt buộc chuyển khoản, trừ tài sản phải đăng ký như ô tô, bất động sản.
