Khi máy tính tiền gặp lỗi phần mềm không thể xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh phải chủ động xử lý để đảm bảo đủ nghĩa vụ thuế và tính hợp lệ giao dịch. Người bán cần tuân thủ đúng quy trình khắc phục, lập hồ sơ sự cố và phối hợp với cơ quan thuế.
Xử lý sự cố phần mềm máy tính tiền
- Xác nhận và khắc phục sự cố: Lập biên bản ghi thời gian, mô tả lỗi, số giao dịch bị ảnh hưởng; liên hệ ngay nhà cung cấp phần mềm hoặc đơn vị kỹ thuật để sửa chữa. Nếu không thể sửa nhanh, sử dụng thiết bị hoặc phần mềm thay thế có chức năng tương tự.
- Xử lý hóa đơn tạm thời: Nếu không thể xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, có thể sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử độc lập (nếu đã đăng ký) hoặc nền tảng hỗ trợ của cơ quan thuế để xuất hóa đơn. Nếu vẫn không thực hiện được ngay, cần lập biên bản có chữ ký xác nhận của bên mua, ghi đầy đủ thông tin giao dịch, lý do chưa xuất hóa đơn và cam kết xuất hóa đơn sau khi khắc phục xong.
- Thông báo cho cơ quan thuế khi cần thiết: Nếu sự cố kéo dài trên 24 giờ, doanh nghiệp/cá nhân phải báo cáo sự cố bằng văn bản hoặc qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, kèm biên bản sự cố và báo cáo tiến độ sửa chữa từ nhà cung cấp phần mềm.
- Xuất hóa đơn bổ sung sau khi khắc phục: Hoàn thành việc xuất hóa đơn điện tử trong vòng 5 ngày từ khi khắc phục xong, ghi rõ lại thời điểm phát sinh giao dịch (không lấy thời điểm xuất hóa đơn) và đảm bảo ký hiệu hóa đơn đúng quy định về mã cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử.
Ví dụ thực tế
Cửa hàng điện máy A (Hà Nội) ngày 10/7/2025 gặp lỗi máy tính tiền không xuất được hóa đơn. Nhân viên lập biên bản xác nhận 15 giao dịch với khách, ghi rõ sẽ xuất hóa đơn trước 15/7. Sau 3 ngày phần mềm được sửa chữa, cửa hàng đã xuất hóa đơn điện tử bổ sung cho các giao dịch này, đúng với quy định.
Lưu ý quan trọng
- Không sử dụng hóa đơn giấy: Đối tượng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền từ 01/6/2025 không được chuyển sang hóa đơn giấy dù gặp sự cố.
- Biên bản chỉ xác nhận giao dịch: Biên bản không thay thế hóa đơn để kê khai thuế GTGT đầu vào/ra.
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ: Cần giữ mọi bằng chứng về sự cố và quá trình khắc phục trong ít nhất 10 năm.
