Cách nhanh nhất để xác minh tình trạng hợp lệ của hóa đơn là tra cứu trực tiếp trên cổng chính thức của cơ quan thuế tại https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ hoặc https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/, sau đó đối chiếu thông tin hiển thị với hóa đơn bạn đang cầm. Khi doanh nghiệp kê khai và lưu hồ sơ hóa đơn điện tử, việc này đặc biệt quan trọng vì cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ thông tin trên cổng so với chứng từ thực tế.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung cần kiểm tra | Cách xác minh nhanh |
|---|---|
| Cổng tra cứu chính thức | https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ hoặc https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ |
| Thông tin thường cần nhập | Mã số thuế người bán, loại hóa đơn, ký hiệu/mẫu số, số hóa đơn, tổng tiền thanh toán (nếu hệ thống yêu cầu), mã captcha |
| Hóa đơn điện tử có mã | Ưu tiên kiểm tra trạng thái “Đã cấp mã hóa đơn” và thông tin người bán/hóa đơn hiển thị đầy đủ, trùng khớp |
| Hóa đơn điện tử không có mã | Kiểm tra hóa đơn có tồn tại trên dữ liệu tra cứu và thông tin hiển thị có trùng khớp với hóa đơn đã nhận hay không |
| Dấu hiệu hợp lệ khi tra cứu | Hệ thống hiển thị thông tin hóa đơn tồn tại, dữ liệu trùng khớp và trạng thái phù hợp |
| Nếu không tìm thấy hóa đơn | Cần kiểm tra lại thông tin nhập, đồng thời lưu ý khả năng hóa đơn chưa được ghi nhận hoặc có vấn đề |
Một lời khuyên: nếu bạn chỉ muốn xác minh nhanh hóa đơn hợp lệ, hãy ưu tiên tra cứu trên cổng thuế và đối chiếu trạng thái + thông tin trùng khớp trước.
II. Cách kiểm tra đúng và nhanh
1. Tra cứu trên cổng thuế
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế là nơi tra cứu thông tin hóa đơn điện tử chính thức. Bạn có thể tra cứu công khai không cần đăng nhập; một số trường hợp nếu đăng nhập tài khoản thuế thì sẽ xem được chi tiết hơn về hóa đơn mua vào, bán ra.
- Truy cập cổng tra cứu của cơ quan thuế.
- Nhập các thông tin hệ thống yêu cầu.
- Đối chiếu kết quả hiển thị với hóa đơn đã nhận.
- Kiểm tra trạng thái hóa đơn và các trường thông tin chính.
2. Đối chiếu các trường quan trọng
Trong quá trình tra cứu, cần đối chiếu tối thiểu các thông tin sau:
- Tên hoặc thông tin người bán
- Mã số thuế
- Ký hiệu
- Số hóa đơn
- Ngày lập
- Tổng tiền
Nếu hệ thống hiển thị thông tin trùng khớp đầy đủ và trạng thái phù hợp thì có thể xác định hóa đơn hợp lệ về mặt tra cứu.
Ví dụ thực tế
Một trường hợp thường gặp: hóa đơn có tra ra trên cổng thuế nhưng tổng tiền hoặc ký hiệu lại lệch so với bản người mua nhận. Nhiều người vội cho là hợp lệ vì thấy có kết quả, nhưng chỉ trùng một phần thông tin chưa đủ để yên tâm sử dụng.
III. Dấu hiệu nhận biết hợp lệ và cách xử lý khi kết quả bất thường
1. Khi nào có thể xem là hợp lệ
- Hệ thống hiển thị theo hướng xác nhận có tồn tại hóa đơn với thông tin trùng khớp.
- Đối với hóa đơn có mã, trạng thái hiển thị theo hướng “Đã cấp mã hóa đơn”.
- Thông tin người bán và thông tin hóa đơn hiển thị đầy đủ, khớp với chứng từ đã nhận.
2. Khi nào cần kiểm tra lại ngay
- Nếu hệ thống không tìm thấy hóa đơn, cần xem lại khả năng nhập sai thông tin tra cứu hoặc hóa đơn chưa được ghi nhận.
- Nếu chỉ trùng khớp một phần thông tin, chưa nên kết luận hợp lệ; nên kiểm tra lại ký hiệu/mẫu số, số hóa đơn, tổng tiền hoặc liên hệ người bán.
- Nếu có chữ ký số, mã QR hoặc mã tra cứu do người bán hoặc nhà cung cấp hóa đơn gửi kèm, nên kiểm tra thêm để đối chiếu.
Lưu ý quan trọng
Nên kiểm tra ngay khi nhận hóa đơn để tránh rủi ro sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc thông tin sai lệch. Khi thanh tra, một trong những nội dung được xem xét trước tiên là hóa đơn đã được tra cứu và đối chiếu đầy đủ hay chưa.
IV. Cách tra cứu bổ sung và lưu ý thực hành
1. Các cách tra cứu bổ sung
- Một số hóa đơn được gửi qua email kèm mã tra cứu; người mua có thể dùng mã này để tra cứu nhanh.
- Có thể quét mã QR trên hóa đơn nếu hóa đơn có tích hợp QR dẫn đến thông tin tra cứu.
- Một số hệ thống hoặc ứng dụng hỗ trợ tra cứu hóa đơn, nhưng nếu có khác biệt thì nên ưu tiên kết quả từ cổng chính thức của cơ quan thuế.
2. Quyền và trách nhiệm liên quan
- Người mua hàng hóa, dịch vụ có quyền và trách nhiệm liên quan đến việc tra cứu, sử dụng hóa đơn hợp pháp.
- Người bán có trách nhiệm lập, giao và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hóa đơn.
- Từ 01/6/2025, người mua có quyền tra cứu và nhận file gốc hóa đơn điện tử của người bán.
Nếu mục tiêu là dùng hóa đơn cho kê khai hoặc khấu trừ thuế, ngoài bước tra cứu hợp lệ còn cần kiểm tra thêm điều kiện pháp luật thuế tương ứng. Tra cứu đúng chỉ là bước đầu, không nên nhầm với việc hồ sơ đã đủ điều kiện sử dụng cho mọi mục đích.
