Có. Nếu không lưu trữ sổ sách kế toán, chứng từ và tài liệu kế toán đúng quy định, đơn vị kế toán có thể bị xử phạt hành chính. Nhiều doanh nghiệp mắc lỗi này vì lưu hồ sơ thiếu, sai thời hạn hoặc thất lạc khi kiểm tra.
I. Bảng tra cứu nhanh mức xử phạt
| Hành vi | Mức xử phạt |
|---|---|
| Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn luật định | Cảnh cáo |
| Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm | Cảnh cáo |
| Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định | Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng |
| Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng hoặc mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ | Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng |
| Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định | Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng |
| Không thực hiện kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại | Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng |
| Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự | Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng |
| Tiêu hủy tài liệu kế toán không đúng quy định | Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng |
Điểm cần chú ý: Mức phạt nêu trên là theo từng hành vi được trích từ quy định xử phạt. Khi áp dụng thực tế, cần xem xét nguyên tắc xử phạt đối với tổ chức và cá nhân theo nghị định hiện hành.
Ví dụ thực tế
Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là sổ kế toán, chứng từ gốc và hồ sơ lưu trữ đã đầy đủ chưa. Nếu hồ sơ có nhưng rời rạc, thất lạc theo từng năm hoặc không có bằng chứng bảo quản, doanh nghiệp dễ bị xử phạt theo đúng hành vi tương ứng.
II. Thời hạn lưu trữ và trách nhiệm cần nắm
Nhiều đơn vị chỉ quan tâm đến việc có hồ sơ hay không mà quên mốc thời gian lưu trữ. Đơn vị kế toán phải bảo quản tài liệu kế toán đầy đủ, an toàn trong suốt quá trình sử dụng và lưu trữ.
Tài liệu kế toán được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
| Nhóm tài liệu kế toán | Thời hạn lưu trữ |
|---|---|
| Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thông thường | Ít nhất 05 năm |
| Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác | Ít nhất 10 năm |
| Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng | Lưu trữ vĩnh viễn |
Lưu ý quan trọng
Nhiều doanh nghiệp gộp chung các loại hồ sơ vào một mốc lưu trữ. Thời hạn lưu trữ được quy định riêng theo từng nhóm tài liệu, không nên áp dụng chung cho toàn bộ hồ sơ.
III. Một số điểm dễ nhầm khi áp dụng
1. Hành vi vi phạm được tách theo từng lỗi cụ thể
Không phải cứ “lưu trữ sai” là áp một mức phạt chung. Mỗi hành vi vi phạm có khung xử phạt riêng: đưa vào lưu trữ chậm, lưu không đầy đủ, bảo quản không an toàn hay hủy tài liệu trước thời hạn.
2. Có cập nhật sửa đổi nhưng không làm thay đổi phần cốt lõi đang áp dụng trong bài này
Nội dung về hành vi vi phạm lưu trữ và khung phạt cơ bản vẫn được áp dụng. Các nghị định sửa đổi, bổ sung không thay đổi cốt lõi các hành vi lưu trữ nêu trên.
3. Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ phòng, chống rửa tiền là nhóm nghĩa vụ riêng
Đối với hoạt động dịch vụ kế toán, còn có nhóm nghĩa vụ lưu trữ thông tin, hồ sơ, tài liệu, báo cáo liên quan đến phòng, chống rửa tiền ít nhất 05 năm kể từ ngày kết thúc giao dịch hoặc ngày đóng tài khoản hoặc ngày báo cáo. Đây là bối cảnh pháp lý bổ sung, không đồng nhất với vi phạm lưu trữ sổ sách kế toán thông thường.
Lưu ý quan trọng
Khi rà soát hồ sơ nội bộ, cần kiểm tra riêng từng nhóm: sổ kế toán, chứng từ, báo cáo tài chính và hồ sơ liên quan. Đây là điểm dễ bị xử phạt nếu hồ sơ có tồn tại nhưng không chứng minh được việc lưu trữ đúng quy định.
