Không, hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không được tự ý lập hóa đơn viết tay khi máy tính tiền gặp sự cố. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình xử lý theo quy định pháp luật mới nhất:
I. Quy định về hóa đơn khi máy tính tiền gặp sự cố
- Không được sử dụng hóa đơn giấy/hóa đơn viết tay: Hộ kinh doanh chỉ được phép xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Việc thay thế bằng hóa đơn giấy chỉ được thực hiện khi có văn bản chấp thuận của cơ quan thuế.
- Chỉ được xử lý theo hướng dẫn của cơ quan thuế: Không được ghi hóa đơn tay tạm thời nếu chưa có ý kiến hoặc cho phép từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
II. Quy trình xử lý khi máy tính tiền hỏng
1. Báo cáo sự cố với cơ quan thuế
- Thông báo bằng văn bản hoặc văn bản điện tử tới cơ quan thuế ngay trong vòng 24 giờ từ khi phát hiện sự cố, nêu rõ thời gian, nguyên nhân máy tính tiền hỏng.
2. Ghi chép giao dịch tạm thời
- Lập sổ phụ lục ghi nhận đầy đủ thông tin giao dịch (ngày, số tiền, thông tin khách hàng) để có căn cứ xuất hóa đơn điện tử sau khi hệ thống được khắc phục.
3. Xuất hóa đơn điện tử bổ sung sau sự cố
- Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi khắc phục xong, hộ kinh doanh phải lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch phát sinh trong thời gian máy tính tiền bị hỏng.
- Trên hóa đơn điện tử xuất bổ sung phải ghi rõ “Hóa đơn lập bổ sung do sự cố máy tính tiền”.
4. Lưu trữ chứng từ liên quan
- Hộ kinh doanh có trách nhiệm lưu giữ biên bản ghi nhận sự cố máy tính tiền, sổ phụ lục ghi giao dịch và hóa đơn điện tử đã lập bổ sung đầy đủ để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu về thuế sau này.
Ví dụ thực tế
Một cửa hàng bán lẻ tại Hà Nội (doanh thu 1,5 tỷ đồng/năm) bị hỏng máy tính tiền ngày 15/6/2025 đã thực hiện trình tự như sau:
- Báo cáo sự cố tới cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử trong vòng 2 giờ.
- Ghi chép 20 giao dịch mua bán vào sổ phụ lục.
- Sau 2 ngày sửa chữa, đã xuất bổ sung đầy đủ 20 hóa đơn điện tử với dòng chú thích “hóa đơn lập bổ sung do sự cố máy tính tiền”.
Lưu ý quan trọng
- Xử phạt vi phạm: Nếu tự ý sử dụng hóa đơn giấy khi chưa được phép có thể bị xử phạt từ 10–20 triệu đồng theo quy định tại Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP và mức phạt 1/2 đối với hộ kinh doanh/cá nhân.
- Trường hợp đặc biệt: Nếu sự cố kéo dài do thiên tai, hỏa hoạn, cơ quan thuế sẽ ban hành hướng dẫn cụ thể phù hợp với thực tế.
