Khi mất điện hoặc mất Internet, hộ kinh doanh vẫn có thể lập và xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo đúng quy định pháp luật, tuy nhiên cần tuân thủ các bước xử lý và lưu trữ dữ liệu để đảm bảo hợp lệ với cơ quan thuế.
Quy trình xử lý khi mất điện, mất Internet
Trường hợp mất điện
- Khi mất điện, toàn bộ hệ thống máy tính tiền và thiết bị điện tử sẽ không hoạt động, do đó không thể lập hóa đơn điện tử tại thời điểm này.
- Hộ kinh doanh cần chuẩn bị giải pháp dự phòng như máy phát điện hoặc thiết bị lưu điện (UPS) để đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục, đặc biệt trong các khung giờ cao điểm hoặc khu vực thường xuyên mất điện.
Trường hợp mất Internet
- Khi mất kết nối Internet, máy tính tiền không thể truyền dữ liệu hóa đơn điện tử ngay lập tức về cơ quan thuế.
- Theo quy định tại Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, trong trường hợp này, hộ kinh doanh nên:
- Hộ kinh doanh vẫn phải lập hóa đơn điện tử trên máy tính tiền ngay tại thời điểm giao dịch, kể cả khi không thể truyền dữ liệu do mất kết nối
- Liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc cơ quan thuế để được hỗ trợ khắc phục sự cố.
- Nếu cần xuất hóa đơn ngay khi chưa khôi phục được kết nối, có thể lập hóa đơn giấy do cơ quan thuế cấp (nếu được phép) và báo cáo lại sau khi hệ thống hoạt động bình thường.
- Sau khi Internet được khôi phục, cần truyền toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử đã lập trong thời gian mất kết nối lên hệ thống của cơ quan thuế trong thời hạn quy định. Việc gửi dữ liệu sau khi khôi phục không bị coi là vi phạm quy định về thời gian gửi hóa đơn.
Ví dụ thực tế
Một cửa hàng bán lẻ tại Hà Nội (doanh thu 1.2 tỷ/năm) mất điện 5 tiếng ngày 15/6/2025. Máy tính tiền hoạt động bằng pin dự phòng, tiếp tục xuất 32 hóa đơn điện tử. Ngày 16/6, khi điện lưới phục hồi, cửa hàng truyền toàn bộ dữ liệu lên hệ thống thuế và lưu file XML làm bằng chứng.
Lưu ý quan trọng
- Không được sửa/xóa hóa đơn đã lập trong thời gian mất kết nối. Nếu cần điều chỉnh phải thực hiện thủ tục điều chỉnh hóa đơn theo đúng quy định sau khi có kết nối lại.
- Các khuyến nghị về kiểm tra, bảo trì hệ thống máy tính tiền, thiết bị mạng, chủ động xây dựng kịch bản dự phòng (máy phát điện, Internet 4G/5G) là hoàn toàn hợp lý và thực tế.
- Khi gặp sự cố kéo dài, việc báo cáo với cơ quan thuế và thực hiện đúng hướng dẫn là bắt buộc để tránh bị xử phạt.
