Khi thực hiện giao dịch đổi hàng hóa, dịch vụ giữa hai doanh nghiệp độc lập, cả hai bên đều bắt buộc phải xuất hóa đơn tương ứng (hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, tùy theo phương pháp tính thuế GTGT áp dụng), không phân biệt hình thức thanh toán bằng tiền hay hàng hóa, dịch vụ khác.
I. Nguyên tắc xuất hóa đơn khi trao đổi hàng hóa, dịch vụ
Việc đổi hàng hóa, dịch vụ giữa hai doanh nghiệp độc lập về bản chất được coi là một giao dịch mua bán hai chiều, có tính chất thương mại. Do đó, cả hai bên đều phải xuất hóa đơn GTGT cho phần hàng hóa, dịch vụ mà mình cung cấp, không phân biệt hình thức thanh toán là tiền mặt hay bằng hàng hóa, dịch vụ khác.
Giá trị hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn phải được xác định theo giá thị trường tại thời điểm giao dịch hoặc theo giá giao dịch thông thường của hàng hóa, dịch vụ cùng loại tại thời điểm phát sinh giao dịch.
1. Thời điểm lập hóa đơn
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định như sau:
- Đối với bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Tương ứng với việc xuất hóa đơn, mỗi bên phải kê khai thuế GTGT đầu ra và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào từ hóa đơn nhận được của đối tác (nếu đủ điều kiện).
II. Quy định cho một số trường hợp cụ thể
1. Đối với doanh nghiệp chế xuất (DNCX)
Hàng hóa, dịch vụ trao đổi giữa các DNCX với nhau trong hoạt động chế xuất không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Tuy nhiên:
- Khi DNCX có hoạt động kinh doanh khác ngoài hoạt động chế xuất, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn tương ứng với phương pháp khai thuế (hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng).
- Doanh nghiệp chế xuất sử dụng hóa đơn bán hàng (không phải hóa đơn GTGT) cho các giao dịch trong khu phi thuế quan hoặc xuất khẩu ra nước ngoài và thời điểm lập là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua.
2. Đối với điều chuyển hàng hóa nội bộ
Giao dịch trao đổi giữa hai doanh nghiệp độc lập khác với việc điều chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc trong cùng một doanh nghiệp. Trong trường hợp điều chuyển nội bộ, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng hóa đơn GTGT hoặc Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
III. Xử lý hóa đơn khi có thay đổi hoặc sai sót
Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, hoặc việc đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh, trừ khi các bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả lại hàng.
Theo Nghị định 72/2024/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP), khi hóa đơn điện tử có sai sót, người bán được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo thỏa thuận giữa hai bên, không bắt buộc phải lập văn bản xác nhận sai sót.
Lưu ý quan trọng
Đối với các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên và cần thời gian đối soát số liệu (theo Thông tư 78/2021/TT-BTC), doanh nghiệp được phép lập hóa đơn điện tử sau khi hoàn thành việc đối soát dữ liệu thay vì lập ngay tại thời điểm cung cấp. Doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất giao dịch để tuân thủ nghĩa vụ về hóa đơn và thuế.
