Doanh nghiệp không chỉ được mà còn bắt buộc phải xuất hóa đơn cho cá nhân khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Dưới đây là các quy định chi tiết về việc này giúp bạn nắm rõ khi thực hiện giao dịch cho cá nhân.
I. Quy định bắt buộc xuất hóa đơn cho cá nhân
- Bắt buộc lập hóa đơn: Khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn giao cho người mua, kể cả người mua là cá nhân. Quy định này áp dụng cho mọi giao dịch, không phân biệt giá trị thanh toán hay đối tượng là tổ chức hoặc cá nhân.
- Quy định về nội dung hóa đơn: Hóa đơn phải ghi đầy đủ thông tin theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 59/2023/NĐ-CP) quy định về nội dung của hóa đơn. Nếu sử dụng hóa đơn điện tử, phải theo định dạng chuẩn của cơ quan thuế.
II. Thông tin người mua trên hóa đơn
- Cá nhân kinh doanh: Hóa đơn phải ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của người mua.
- Cá nhân tiêu dùng:
- Nếu người mua không có mã số thuế, không cần phải ghi mã số thuế trên hóa đơn.
- Đối với hóa đơn điện tử tại siêu thị, trung tâm thương mại, nếu người mua là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, trừ khi người mua có yêu cầu.
- Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua chỉ ghi nếu người mua yêu cầu.
III. Các trường hợp đặc biệt khi xuất hóa đơn
- Khi người mua không lấy hóa đơn: Người bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế” trên hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Từ ngày 01/06/2025, hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm và các ngành nghề bán lẻ, ăn uống, vận tải, giải trí phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế. Loại hóa đơn này không bắt buộc có chữ ký số.
Ví dụ thực tế
- Cửa hàng bán quần áo: Bắt buộc xuất hóa đơn cho khách cá nhân; có thể không ghi đầy đủ thông tin người mua nếu khách không yêu cầu.
- Nhà hàng, siêu thị: Mọi giao dịch với cá nhân đều phải xuất hóa đơn.
Lưu ý quan trọng
- Xuất hóa đơn là nghĩa vụ bắt buộc của người bán, không phụ thuộc vào yêu cầu của người mua
- Không có quy định về giá trị tối thiểu phải xuất hóa đơn
- Mức xử phạt nếu không lập hóa đơn: từ 4-8 triệu đồng/lần, tùy giá trị và tính chất vi phạm.
