Khoản thù lao trả cho Hội đồng quản trị thường được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, theo dõi trên TK 642 (nhiều doanh nghiệp dùng TK 6421 nếu theo dõi chi phí nhân viên quản lý). Khi phát sinh nghĩa vụ chi trả, kế toán ghi Nợ 642 / Có 334 hoặc 338; khi thanh toán thì ghi Nợ 334 hoặc 338 / Có 111, 112. Điểm dễ nhầm lẫn là nhầm với chi phí lương điều hành. Về thuế TNDN, cần phân biệt trường hợp thành viên HĐQT có trực tiếp tham gia điều hành hay không.
I. Bảng tra cứu nhanh cách hạch toán
| Tình huống | Cách hạch toán thường áp dụng | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Phát sinh khoản thù lao phải trả cho thành viên HĐQT | Nợ TK 642 / Có TK 334 hoặc TK 338 | Thường phản ánh vào chi phí quản lý doanh nghiệp |
| Chi trả thù lao | Nợ TK 334 hoặc TK 338 / Có TK 111, 112 | Cần khớp với chứng từ thanh toán thực tế |
| Khấu trừ thuế TNCN tại nguồn | Ghi nhận khoản thuế TNCN phải nộp theo quy định | Phần này hay bị bỏ sót khi chi thù lao cho cá nhân |
Khoản thù lao của từng thành viên Hội đồng quản trị được tính vào chi phí kinh doanh của công ty theo quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp và cần được thể hiện thành mục riêng trong báo cáo tài chính hằng năm.
II. Khi nào được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN?
1. Trường hợp được tính vào chi phí được trừ
Nếu thành viên HĐQT trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh, khoản thù lao này có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, với điều kiện có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ và khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
2. Trường hợp không được trừ
Nếu thành viên HĐQT không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh, thì khoản thù lao này không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Điểm thường nhầm lẫn: kế toán vẫn hạch toán chi phí bình thường, nhưng đến khi quyết toán thuế lại quên loại khoản này ra, dễ bị truy thu.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp cổ phần chi thù lao cho thành viên HĐQT không tham gia điều hành hằng tháng. Về kế toán vẫn có thể ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp, nhưng khi quyết toán thuế TNDN cần điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế tương ứng với khoản chi này.
Lưu ý
- Hồ sơ nên có tối thiểu: nghị quyết hoặc quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc cơ quan có thẩm quyền về mức thù lao.
- Quyết định hoặc căn cứ chi trả.
- Bảng tính thù lao.
- Chứng từ thanh toán.
- Tài liệu thể hiện việc tham gia trực tiếp điều hành sản xuất kinh doanh nếu doanh nghiệp muốn đưa vào chi phí được trừ.
Cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ bộ hồ sơ này. Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là người nhận thù lao có trực tiếp điều hành hay không.
III. Thuế TNCN đối với thù lao Hội đồng quản trị
Thù lao Hội đồng quản trị là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân. Doanh nghiệp chi trả có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN tại nguồn và kê khai, nộp thay theo quy định trước khi hoặc khi thực hiện chi trả cho cá nhân nhận thù lao.
| Nội dung | Thông tin cần nhớ |
|---|---|
| Tính chất thu nhập | Thu nhập từ tiền lương, tiền công |
| Mức khấu trừ thường gặp | 10% nếu không ký HĐLĐ hoặc HĐLĐ dưới 3 tháng và tổng thu nhập từ 2 triệu đồng/lần trở lên |
| Hạn nộp hồ sơ khai thuế theo tháng | Chậm nhất ngày 20 của tháng kế tiếp |
| Hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quý | Ngày cuối tháng đầu quý sau |
| Quyết toán năm | Chậm nhất ngày cuối tháng 3 năm sau |
Khi chi trả thù lao HĐQT, doanh nghiệp thường gặp vấn đề: đã hạch toán chi phí nhưng chưa khấu trừ TNCN, hoặc có khấu trừ nhưng chậm kê khai, chậm nộp.
Lưu ý
Vi phạm khấu trừ, kê khai, nộp thuế TNCN có thể bị xử lý như sau:
- Phạt 20% số thuế thiếu nếu khai sai.
- Phạt từ 1 lần đến 3 lần số thuế trốn tùy mức độ.
- Không cấp chứng từ khấu trừ: phạt từ 3 – 5 triệu đồng.
- Chậm nộp tiền thuế: tính chậm nộp 0,03%/ngày và có thể kèm xử phạt hành chính khác.
IV. Lưu ý riêng với doanh nghiệp nhà nước
Đối với doanh nghiệp nhà nước, từ 15/04/2025 áp dụng quy định mới về quản lý lao động, tiền lương, thù lao, tiền thưởng. Cần lưu ý: thù lao hoặc lương của thành viên hội đồng cần tách bạch với quỹ lương của người lao động và Ban điều hành.
- Thành viên hội đồng làm việc chuyên trách: hưởng tiền lương xác định trên cơ sở mức lương cơ bản theo nhóm quy mô doanh nghiệp và cơ chế của nghị định mới.
- Thành viên hội đồng làm việc không chuyên trách: hưởng thù lao theo thời gian làm việc thực tế.
- Các mức cũ như cơ chế 80/20 hoặc mức tiền cụ thể theo quy định cũ không còn là căn cứ áp dụng hiện hành.
Nếu bạn đang rà soát hồ sơ chi thù lao cho doanh nghiệp nhà nước, nên kiểm tra lại từ khâu phân loại đối tượng đến cách tách quỹ lương, vì đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm.
