Có. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, kể cả với quy mô nhỏ hoặc doanh thu thấp, vẫn phải ghi chép sổ kế toán để theo dõi hoạt động, kê khai thuế và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra. Nhiều người thường nhầm lẫn khi cho rằng doanh thu thấp hoặc không phát sinh một số sắc thuế không đồng nghĩa với việc không cần ghi sổ.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung | Thông tin cần biết |
|---|---|
| Kinh doanh nhỏ có cần lập sổ không? | Có, vẫn phải ghi chép sổ kế toán. |
| Thời điểm bắt đầu mở sổ | Đầu năm tài chính hoặc ngay từ ngày thành lập đối với hộ, cá nhân kinh doanh mới. |
| Có phải nộp hoặc đăng ký sổ với cơ quan nhà nước không? | Không có quy định riêng về thời hạn nộp hoặc đăng ký sổ sách kế toán. |
| Dùng để làm gì? | Theo dõi hoạt động, kê khai thuế và cung cấp khi thanh tra, kiểm tra. |
| Trường hợp dùng sổ đơn giản | Nếu thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN thì dùng mẫu S1a-HKD. |
| Trường hợp dùng sổ chi tiết hơn | Nếu thuộc nhóm chịu thuế hoặc kê khai theo phương pháp tương ứng thì sử dụng S2a-HKD và các sổ liên quan. |
| Người thực hiện ghi sổ | Người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể tự làm, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán. |
Từ 01/01/2026, việc ghi sổ thực hiện theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC trong phạm vi điều chỉnh tương ứng.
II. Kinh doanh nhỏ ghi sổ như thế nào để tránh nhầm lẫn?
1. Trường hợp doanh thu thấp hoặc được miễn một số loại thuế
Nếu hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN thì áp dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ mẫu S1a-HKD. Thực tế, nhiều người cho rằng doanh thu hằng năm từ 200 triệu đồng trở xuống thì không cần ghi sổ, nhưng đây là quan niệm sai vì được miễn thuế không đồng nghĩa bỏ qua việc ghi chép kế toán.
2. Trường hợp thuộc nhóm chịu thuế hoặc kê khai theo phương pháp tương ứng
Khi thuộc nhóm chịu thuế hoặc áp dụng phương pháp kê khai tương ứng, hộ kinh doanh cần dùng các mẫu sổ chi tiết hơn như S2a-HKD và các sổ liên quan theo hướng dẫn hiện hành. Cơ quan thuế kiểm tra rất kỹ phần doanh thu đầu vào ghi nhận có đầy đủ hay không, nên phần này dễ bị thiếu nếu ghi chép sơ sài.
Ví dụ thực tế
Một hộ kinh doanh nhỏ cho rằng quy mô ít, doanh thu thấp nên chỉ lưu hóa đơn mà không mở sổ. Khi kiểm tra, hồ sơ thường thiếu chuỗi theo dõi doanh thu liên tục. Thanh tra thường hỏi đầu tiên về sổ ghi doanh thu đã mở từ thời điểm nào và ai thực hiện ghi chép.
III. Thời điểm mở sổ, lưu trữ và người thực hiện ghi sổ
1. Mở sổ từ khi nào?
Sổ được mở vào đầu năm tài chính hoặc ngay từ ngày thành lập đối với hộ, cá nhân kinh doanh mới. Không có quy định riêng về việc nộp hoặc đăng ký sổ với cơ quan nhà nước, nhưng sổ cần sẵn sàng để phục vụ kê khai và xuất trình khi có yêu cầu.
2. Ai có thể thực hiện và lưu trữ thế nào?
Người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể tự ghi sổ. Hoặc bố trí người thân như cha, mẹ, vợ, chồng, con làm kế toán, hoặc thuê dịch vụ kế toán. Tài liệu kế toán có thể lưu bằng bản giấy hoặc dưới dạng điện tử, với thời hạn lưu trữ tối thiểu 05 năm. Thực tế thường bị thiếu hoặc không lưu đủ bản đầy đủ theo thời gian, dẫn đến khi đối chiếu lại không khớp chứng từ.
IV. Rủi ro khi không lập sổ hoặc sai phương pháp
Không lập, không ghi chép, hoặc không cung cấp sổ kế toán khi được yêu cầu có thể bị xử phạt theo các mức sau:
| Hành vi | Mức phạt |
|---|---|
| Không cung cấp thông tin, sổ liên quan nghĩa vụ thuế | 1.500.000 – 2.500.000 đồng |
| Không cung cấp khi thanh tra, kiểm tra | 2.500.000 – 5.000.000 đồng |
| Vi phạm liên quan việc không mở sổ kế toán | 5 – 10 triệu đồng |
Không ghi sổ hoặc ghi sổ không đầy đủ còn có thể bị xem xét theo rủi ro về thuế nếu dẫn đến thiếu số thuế phải nộp.
Lưu ý quan trọng
- Không nên nghĩ kinh doanh nhỏ thì không cần sổ sách kế toán.
- Cần cập nhật quy định mới, không dùng cách hiểu từ Thông tư 88/2021/TT-BTC cho giai đoạn hiện tại.
- Nếu chưa rõ mẫu sổ phù hợp, nên xem lại tình trạng thuế để chọn đúng S1a-HKD hoặc S2a-HKD và các sổ liên quan.
- Giữ sổ và chứng từ theo cùng một hệ thống theo dõi doanh thu để tránh lệch dữ liệu khi kiểm tra.
