Doanh nghiệp không bắt buộc phải sử dụng phần mềm kế toán được Bộ Tài chính phê duyệt, nhưng phần mềm kế toán tự chọn phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý theo quy định hiện hành.
Điều kiện khi sử dụng phần mềm kế toán
- Tuân thủ quy trình kế toán: Phần mềm phải thiết lập đúng quy trình nghiệp vụ kế toán, không làm thay đổi nguyên tắc kế toán hoặc thông tin trên báo cáo tài chính; bảo đảm xử lý dữ liệu chính xác, tránh trùng lặp và duy trì tính liên kết giữa các nghiệp vụ.
- Bảo mật và an toàn dữ liệu: Thông tin kế toán phải được bảo vệ khỏi truy cập trái phép, đáp ứng yêu cầu an ninh thông tin; dữ liệu phải được lưu trữ an toàn, có cơ chế sao lưu và khôi phục.
- Phù hợp với đặc thù doanh nghiệp: Phần mềm cần tương thích với quy mô, ngành nghề, hệ thống quản lý nội bộ của doanh nghiệp.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm thương mại như MISA, Fast hoặc tự phát triển phần mềm riêng, miễn đáp ứng các tiêu chí về kỹ thuật, quy trình và bảo mật kế toán.
Lưu ý quan trọng
- Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm pháp lý nếu phần mềm không đạt chuẩn, gây sai sót báo cáo tài chính hoặc vi phạm quy định về lưu trữ dữ liệu.
- Từ năm 2025, việc điều chỉnh số liệu kế toán phải theo nguyên tắc hồi tố và ghi rõ lý do trong sổ kế toán.
