Không, việc chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của giám đốc doanh nghiệp không được chấp nhận cho các khoản thanh toán phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty, trừ trường hợp đặc biệt có quy chế nội bộ ủy quyền hợp lệ.
Dưới đây là phân tích chi tiết để áp dụng đúng quy định mới:
I. Quy định chung về việc sử dụng tài khoản thanh toán doanh nghiệp
- Chỉ sử dụng tài khoản doanh nghiệp: Tất cả giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ kinh doanh đều phải thanh toán qua tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.
- Không chấp nhận tài khoản cá nhân giám đốc: Không nên sử dụng tài khoản cá nhân của giám đốc cho các khoản thanh toán doanh nghiệp để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định, trừ trường hợp có quy chế nội bộ ủy quyền hợp lệ.
II. Trường hợp ngoại lệ được phép sử dụng tài khoản cá nhân
- Điều kiện áp dụng: Chỉ được áp dụng khi có quy chế tài chính nội bộ hoặc hợp đồng lao động ghi rõ việc ủy quyền cho người lao động thanh toán thay cho doanh nghiệp bằng tài khoản cá nhân.
- Hình thức thanh toán hoàn ứng: Nhân viên sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán; sau đó, công ty chuyển hoàn qua tài khoản ngân hàng (không dùng tiền mặt). Hóa đơn phải thể hiện rõ thông tin doanh nghiệp là người mua.
- Đủ điều kiện khấu trừ: Trong trường hợp đáp ứng các điều kiện trên, khoản chi vẫn được xem là thanh toán hợp lệ để khấu trừ thuế GTGT và được tính vào chi phí hợp lý.
- Trường hợp này chỉ áp dụng khi có quy chế tài chính nội bộ hoặc hợp đồng ủy quyền cụ thể, có chứng từ đầy đủ và quy trình hoàn ứng rõ ràng.
III. Hậu quả khi vi phạm quy định thanh toán
- Không được khấu trừ thuế GTGT: Các khoản thanh toán qua tài khoản cá nhân của giám đốc không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Không tính vào chi phí hợp lý: Không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
- Rủi ro bị xử phạt: Doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, bị phạt 20% giá trị giao dịch nếu bị phát hiện vi phạm quy định.
Ví dụ thực tế
- Hợp lệ: Công ty ủy quyền cho nhân viên A dùng tài khoản cá nhân mua vật tư trị giá 10 triệu đồng, sau đó công ty hoàn ứng qua chuyển khoản – đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT.
- Vi phạm: Giám đốc tự chuyển 30 triệu đồng từ tài khoản cá nhân để thuê văn phòng – không được khấu trừ thuế, không tính chi phí hợp lý.
Lưu ý quan trọng
- Tách bạch tài khoản: Doanh nghiệp phải sử dụng tài khoản riêng cho giao dịch kinh doanh. Tài khoản cá nhân của giám đốc chỉ dùng cho mục đích cá nhân.
- Hóa đơn dưới 5 triệu đồng: Được phép thanh toán bằng tiền mặt, nhưng không áp dụng cho trường hợp sử dụng tài khoản cá nhân của giám đốc.
