Chi phí quà tặng khách hàng cuối năm không còn bị khống chế tỷ lệ tối đa khi tính thuế TNDN, miễn là có liên quan đến hoạt động kinh doanh và có đủ chứng từ hợp pháp. Tuy nhiên, để được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện pháp lý hiện hành, theo các quy định hiện hành của pháp luật thuế.
I. Điều kiện để chi phí quà tặng được trừ khi tính thuế TNDN
Theo quy định, khoản chi phí quà tặng được trừ nếu đáp ứng các điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đầy đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo Thông tư 96/2015/TT-BTC và Thông tư 219/2013/TT-BTC.
II. Nghĩa vụ về thuế Giá trị gia tăng (GTGT)
1. Kê khai thuế GTGT đầu ra
Khi biếu, tặng hàng hóa cho khách hàng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn và kê khai, tính nộp thuế GTGT như bán hàng thông thường. Giá tính thuế GTGT là giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương trên thị trường tại thời điểm phát sinh hoạt động biếu, tặng (theo Công văn 47499/CTHN-TTHT).
2. Khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mua về để làm quà tặng nếu đồng thời đáp ứng các điều kiện:
- Phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.
- Đáp ứng các điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo Thông tư 219/2013/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 26/2015/TT-BTC), bao gồm hóa đơn hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên.
Lưu ý: Nếu hàng hóa quà tặng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh không chịu thuế GTGT thì thuế GTGT đầu vào tương ứng sẽ không được khấu trừ.
III. Hạch toán kế toán và xử phạt
- Chi phí quà tặng khách hàng không ghi nhận là doanh thu để tính thuế TNDN mà hạch toán vào chi phí bán hàng (Tài khoản 641) hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp (Tài khoản 642), tùy bộ phận thực hiện và quy chế tài chính của công ty.
- Hành vi không xuất hóa đơn khi biếu, tặng hàng hóa cho khách hàng có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
IV. Lưu ý về Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)
Thuế TNCN chỉ áp dụng nếu quà tặng là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc chứng khoán, phần vốn góp… Còn các quà tặng thông thường (như hàng hóa, voucher, quà tri ân) không thuộc diện chịu thuế TNCN.
Lưu ý quan trọng
Đối với hoá đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.. Doanh nghiệp cần rà soát quy trình mua sắm và thanh toán nội bộ để đảm bảo tuân thủ, tránh rủi ro bị loại chi phí và không được khấu trừ thuế GTGT.Đối với hoá đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
