Bộ Tài chính, các bộ và cơ quan trung ương có thẩm quyền, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, đơn vị cấp trên, cùng cơ quan thanh tra nhà nước, thanh tra chuyên ngành về tài chính, Kiểm toán nhà nước và cơ quan thuế đều có thể kiểm tra sổ sách kế toán trong phạm vi thẩm quyền. Cần lưu ý: không phải lúc nào việc kiểm tra cũng diễn ra tự do; với kiểm tra kế toán thông thường, nội dung này thường gắn với quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
I. Bảng tra cứu nhanh về chủ thể có quyền kiểm tra
| Chủ thể | Quyền kiểm tra sổ sách kế toán | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Bộ Tài chính | Có | Thực hiện kiểm tra kế toán theo thẩm quyền |
| Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và cơ quan khác ở trung ương | Có | Áp dụng với đơn vị kế toán thuộc phạm vi quản lý |
| Ủy ban nhân dân cấp tỉnh | Có | Thực hiện theo thẩm quyền quản lý tại địa phương |
| Đơn vị cấp trên | Có | Thường bị bỏ sót ở mô hình công ty mẹ – đơn vị trực thuộc |
| Cơ quan thanh tra nhà nước | Có | Được kiểm tra khi thực hiện nhiệm vụ thanh tra theo pháp luật |
| Thanh tra chuyên ngành về tài chính | Có | Kiểm tra theo thẩm quyền chuyên ngành |
| Kiểm toán nhà nước | Có | Kiểm tra khi thực hiện nhiệm vụ kiểm toán theo pháp luật |
| Cơ quan thuế | Có | Thường kiểm tra tính nhất quán giữa sổ kế toán, chứng từ và số liệu kê khai |
Thời gian kiểm tra kế toán do cơ quan có thẩm quyền quyết định nhưng không quá 10 ngày, không kể ngày nghỉ, ngày lễ. Nếu nội dung phức tạp, có thể kéo dài thêm nhưng không quá 05 ngày cho mỗi cuộc kiểm tra.
II. Khi nào được kiểm tra sổ sách kế toán?
Sổ sách kế toán thuộc nội dung kiểm tra kế toán, vì đây là căn cứ để đánh giá việc chấp hành pháp luật về kế toán và độ trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán.
- Trường hợp kiểm tra kế toán thông thường: việc kiểm tra thường được thực hiện khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
- Trường hợp cơ quan thanh tra nhà nước, thanh tra chuyên ngành về tài chính, Kiểm toán nhà nước, cơ quan thuế: nếu đang thực hiện nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra, kiểm toán theo pháp luật thì được kiểm tra theo thẩm quyền chuyên ngành.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cơ quan thuế mới được xem sổ. Cách hiểu đó dễ dẫn đến xử lý hồ sơ chậm hoặc cung cấp thiếu tài liệu khi có đoàn kiểm tra khác đến làm việc.
III. Nội dung kiểm tra và trách nhiệm cung cấp sổ sách
1. Nội dung kiểm tra liên quan đến sổ sách kế toán
Nội dung kiểm tra kế toán bao gồm:
- Việc chấp hành quy định của pháp luật về kế toán.
- Tính trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán.
Vì vậy, sổ kế toán, chứng từ và tài liệu kế toán đều nằm trong phạm vi được kiểm tra. Một lỗi phổ biến: sổ có số liệu nhưng không đối chiếu khớp với chứng từ gốc hoặc không chuẩn bị bản in khi đoàn kiểm tra yêu cầu.
2. Quyền yêu cầu cung cấp tài liệu
Đoàn kiểm tra kế toán có quyền yêu cầu đơn vị được kiểm tra cung cấp sổ sách, tài liệu kế toán và thông tin cần thiết. Đơn vị kế toán được kiểm tra có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu.
Ví dụ thực tế
Cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp cung cấp sổ sách và phát hiện sử dụng hai hệ thống sổ sách kế toán song song để gian lận thuế. Khi làm việc tại trụ sở, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ sổ sách in ấn, ký và đóng dấu theo yêu cầu làm việc thực tế.
Lưu ý quan trọng
- Khâu lưu trữ: không giữ đủ sổ sách, chứng từ theo thời hạn.
- Chậm cung cấp tài liệu, không in sổ kế toán khi được yêu cầu kiểm tra.
- Sai sót ghi chép, không đối chiếu số liệu hoặc lẫn lộn tài chính cá nhân và doanh nghiệp – nhóm rủi ro thường bị hỏi đầu tiên.
- Nên kiểm tra trước tính nhất quán giữa sổ kế toán, chứng từ và số liệu đã kê khai để tránh vướng khi giải trình.
IV. Mức phạt khi không cung cấp sổ sách kế toán
Trường hợp không cung cấp tài liệu kế toán cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền, mức phạt đối với cá nhân là từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng. Với tổ chức, mức phạt thường gấp đôi cá nhân.
Mức phạt đáng chú ý: 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi không cung cấp tài liệu kế toán cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Trong thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là doanh nghiệp có cung cấp đủ bộ sổ, chứng từ và tài liệu liên quan hay không. Nếu hồ sơ đưa ra chậm, thiếu hoặc không đồng nhất, rủi ro xử phạt và bị soi sâu hơn là điều nhiều đơn vị gặp phải.
Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ làm việc với đoàn kiểm tra, nên rà lại sổ kế toán, chứng từ, tài liệu liên quan và danh mục hồ sơ cần xuất trình ngay từ đầu để tránh phát sinh vướng mắc không cần thiết.
