Thẻ quà tặng hoặc phiếu mua hàng công ty tặng nhân viên thường được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu ghi đích danh người nhận hoặc xác định được cụ thể cá nhân được hưởng. Ngược lại, nếu khoản chi là chi chung cho tập thể người lao động, không xác định được từng cá nhân hưởng, thì thường không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của từng người.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách xử lý thuế TNCN |
|---|---|
| Voucher, thẻ quà tặng, phiếu mua hàng ghi tên từng nhân viên hoặc xác định rõ người nhận | Tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công |
| Công ty chi tiền mặt cho cá nhân để tự mua quà hoặc giao khoản có giá trị tương đương | Cũng tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công |
| Khoản phúc lợi chi chung cho tập thể, không ghi đích danh cá nhân hưởng | Không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của từng cá nhân |
Điểm dễ nhầm là nhiều doanh nghiệp nghĩ cứ gọi là “quà tặng” thì xử lý theo diện thu nhập từ nhận quà tặng. Trong thực tế, với nhân viên có quan hệ lao động, voucher công ty tặng thường được ưu tiên xử lý theo thu nhập từ tiền lương, tiền công.
II. Cách phân loại đúng để tránh kê khai sai
1. Chi đích danh cá nhân
Nếu công ty tặng voucher hoặc thẻ quà tặng cho từng nhân viên, có danh sách người nhận, có ký nhận hoặc xác định rõ ai là người được hưởng, thì khoản này thường mang bản chất là lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền do người sử dụng lao động chi trả. Đây là điểm cần lưu ý vì cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ danh sách nhận quà, chứng từ mua voucher và cách doanh nghiệp cộng vào thu nhập chịu thuế.
Ví dụ thực tế:
Công ty phát phiếu mua hàng cho 20 nhân viên, mỗi người 1 phiếu và có bảng ký nhận. Trường hợp này, khoản lợi ích đó thường được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của từng người.
2. Chi chung cho tập thể
Nếu công ty chi khoản phúc lợi cho cả tập thể lao động mà không tách được cụ thể ai hưởng bao nhiêu, không ghi đích danh cá nhân nhận, thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của từng cá nhân. Tuy nhiên, nếu hồ sơ nội bộ thể hiện rõ danh sách người hưởng, khoản chi chung có thể bị xem là chi đích danh.
Lưu ý quan trọng:
- Nếu hồ sơ thể hiện rõ từng người nhận, rất dễ bị xem là thu nhập chịu thuế của cá nhân đó.
- Nếu là chi chung tập thể, hồ sơ nên nhất quán với bản chất chi chung.
III. Khấu trừ, kê khai và thời hạn nộp
Khi voucher hoặc thẻ quà tặng được tính vào thu nhập chịu thuế của nhân viên, công ty là tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN tại thời điểm chi trả hoặc trao lợi ích cho cá nhân. Một lỗi thường gặp là công ty phát quà thực tế nhưng không cộng vào thu nhập tính thuế trong kỳ.
| Nội dung | Thời điểm áp dụng |
|---|---|
| Khấu trừ thuế TNCN | Khi chi trả hoặc trao khoản lợi ích cho cá nhân nếu xác định được thu nhập chịu thuế |
| Nộp hồ sơ khai thuế và nộp thuế | Chậm nhất ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ khấu trừ |
| Quyết toán năm | Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch |
| Chậm nộp thuế | Tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp |
Nếu công ty đã khấu trừ nhưng nộp chậm, phần này hay bị bỏ sót là tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp.
IV. Điểm cần phân biệt thêm
Với nhân viên có quan hệ lao động, voucher công ty tặng thông thường không nên chuyển sang nhóm “thu nhập từ nhận quà tặng” để áp dụng cách hiểu khác. Cách xử lý phù hợp vẫn là nhìn vào bản chất lợi ích phát sinh từ quan hệ lao động và phân loại vào thu nhập từ tiền lương, tiền công.
Lưu ý quan trọng:
Thuận Thiên khuyến nghị bạn kiểm tra 3 nhóm hồ sơ trước khi kê khai: chứng từ mua voucher, danh sách người nhận và cách hạch toán/phản ánh trên bảng lương. Khi thanh tra, cơ quan thuế thường hỏi đầu tiên là doanh nghiệp đã xác định được cá nhân hưởng hay chưa.
