Chi phí tiếp khách, hội thảo, quảng bá không bắt buộc phải kê khai riêng khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) mà được hạch toán và gộp chung vào các khoản mục chi phí tương ứng trên tờ khai quyết toán thuế.
I. Điều kiện để được tính là chi phí được trừ
- Là khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT).
II. Yêu cầu về hồ sơ, chứng từ cho các trường hợp cụ thể
- Đối với chi phí tổ chức hội thảo khách hàng: Cần lập danh sách người tham dự có ký tên.
- Đối với chi phí tự tổ chức nấu ăn trong hội thảo: Phải có hóa đơn, chứng từ mua hàng hoặc bảng kê theo đúng quy định.
- Trường hợp phát tiền cho người tham dự: Nếu quy chế công ty cho phép, cần lập danh sách ghi rõ họ tên, số tiền được nhận và có chữ ký của từng người.
- Đối với khoản chi quà tặng khách hàng: Doanh nghiệp vẫn được hạch toán vào chi phí được trừ, đồng thời phải xuất hóa đơn và tính thuế GTGT như đối với trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.
Lưu ý quan trọng
Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ chứng từ, hóa đơn và sẵn sàng giải trình về mối liên quan giữa chi phí với hoạt động kinh doanh khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra. Việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ rõ ràng sẽ là căn cứ quan trọng để bảo vệ tính hợp lý của các khoản chi này.
