Thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi, nhờ thu, ủy nhiệm thu, thẻ ngân hàng, ví điện tử và các phương tiện thanh toán khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. Xét riêng dưới góc độ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế GTGT, còn có các trường hợp chuyển khoản, bù trừ, thanh toán ủy quyền hoặc qua bên thứ ba theo chỉ định, với điều kiện hồ sơ đi kèm phù hợp.
I. Bảng tra cứu nhanh các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt
| Nhóm | Hình thức được ghi nhận | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt | Séc; lệnh chi; ủy nhiệm chi; nhờ thu; ủy nhiệm thu; thẻ ngân hàng gồm thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng, thẻ trả trước; ví điện tử; các phương tiện khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước | Đây là khung pháp lý gốc để xác định hình thức thanh toán không dùng tiền mặt |
| Chứng từ để khấu trừ thuế GTGT | Chuyển khoản qua ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán; bù trừ; bù trừ công nợ vay, mượn tiền; thanh toán ủy quyền hoặc qua bên thứ ba theo chỉ định | Mỗi trường hợp có hồ sơ riêng, dễ sai nếu thiếu chứng từ đối chiếu |
II. Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt cần hiểu đúng
1. Phương tiện thanh toán theo khung chung
Theo quy định hiện hành, các phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm:
- Séc.
- Lệnh chi.
- Ủy nhiệm chi.
- Nhờ thu.
- Ủy nhiệm thu.
- Thẻ ngân hàng, gồm: thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng, thẻ trả trước.
- Ví điện tử.
- Các phương tiện thanh toán khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
2. Các trường hợp được coi là thanh toán không dùng tiền mặt khi xét khấu trừ thuế GTGT
Khi xây dựng hồ sơ thuế, phạm vi xem xét không chỉ dừng ở tên phương tiện thanh toán, mà là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt. Các trường hợp được ghi nhận gồm:
- Chuyển khoản qua ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.
- Bù trừ giữa giá trị mua, bán hàng hóa, dịch vụ hoặc vay, mượn hàng hóa, kèm hợp đồng quy định phương thức bù trừ và biên bản đối chiếu, xác nhận giữa các bên.
- Bù trừ công nợ vay, mượn tiền, kèm hợp đồng vay, mượn bằng văn bản và chứng từ chứng minh việc bù trừ.
- Thanh toán ủy quyền hoặc thanh toán theo chỉ định qua bên thứ ba, nếu được quy định cụ thể trong hợp đồng và có chứng từ thanh toán hợp lệ.
Điểm rất dễ nhầm: chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán không được coi là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
III. Mốc cần chú ý khi áp dụng vào hồ sơ thuế GTGT
Đối với quy định áp dụng từ 01/7/2025, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được xác định theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP, nhưng loại trừ trường hợp bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.
Với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, hoặc mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người nộp thuế có tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT.
Lưu ý quan trọng
- Doanh nghiệp thường chuyển tiền nhưng hồ sơ bù trừ hoặc thanh toán qua bên thứ ba lại không đầy đủ. Cần đảm bảo hợp đồng, biên bản đối chiếu và chứng từ thanh toán đi kèm có đầy đủ căn cứ.
- Cần tách rõ từng trường hợp thanh toán để chuẩn bị đúng bộ chứng từ, tránh gộp chung làm hồ sơ thiếu căn cứ.
Ví dụ thực tế
Hai bên vừa mua bán hàng hóa vừa có nghĩa vụ thanh toán chéo. Việc bù trừ công nợ chỉ được chấp nhận khi có hợp đồng quy định phương thức bù trừ và biên bản đối chiếu, xác nhận giữa các bên. Nhiều doanh nghiệp chỉ lưu chứng từ kế toán mà thiếu hồ sơ đối chiếu, dẫn đến rủi ro khi thanh tra.
