Có. Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền vẫn phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử như các loại hóa đơn điện tử khác. Nhiều đơn vị hiểu nhầm rằng sau khi dữ liệu được chuyển cho cơ quan thuế thì không cần lưu trên hệ thống nội bộ. Thực tế, nghĩa vụ chuyển dữ liệu và lưu trữ là hai việc riêng biệt. Khi dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, cả người bán và người mua đều phải lưu trữ theo quy định áp dụng với hóa đơn điện tử.
Việc lưu trữ không chỉ là giữ file mà còn phải đảm bảo an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hoặc sai lệch trong toàn bộ thời gian lưu. Dữ liệu cần ở trạng thái có thể tra cứu hoặc in ra giấy khi cơ quan nhà nước yêu cầu. Nhiều doanh nghiệp chỉ lưu rải rác ở máy thu ngân hoặc giao hết cho nhà cung cấp mà không kiểm tra khả năng truy xuất, đây là điểm thường bị bỏ sót.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung | Thông tin cần nhớ |
|---|---|
| Có phải lưu trữ không | Có, áp dụng với hóa đơn điện tử từ máy tính tiền |
| Hình thức lưu | Lưu bằng phương tiện điện tử, dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử |
| Yêu cầu lưu trữ | An toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hoặc sai lệch |
| Thời hạn | Theo pháp luật kế toán; tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán dùng để ghi sổ và lập báo cáo tài chính |
| Có cần in giấy để lưu không | Không yêu cầu phải in ra giấy chỉ để lưu |
| Khi nào cần in hoặc xuất trình | Khi cần tra cứu, đối chiếu hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền |
| Đã chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế có thay thế việc lưu không | Không, vẫn cần lưu trữ trên hệ thống phù hợp |
Mốc cần nhớ: thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm đối với chứng từ kế toán dùng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
II. Lưu thế nào để đúng và tránh sai sót
1. Yêu cầu cốt lõi khi lưu trữ
Mục đích lưu trữ là giữ dữ liệu nguyên vẹn và có thể lấy ra khi cần, không chỉ đơn giản để “có lưu”. Cơ quan thuế kiểm tra kỹ khả năng tra cứu hóa đơn theo ngày bán, mã hóa đơn, doanh thu cũng như dữ liệu đã chuyển.
- Lưu bằng phương tiện điện tử, phù hợp với hoạt động và năng lực công nghệ của đơn vị.
- Bảo đảm an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ trong suốt thời gian lưu.
- Không để dữ liệu bị thay đổi hoặc sai lệch sau khi khởi tạo.
- Sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu khi cơ quan nhà nước yêu cầu.
2. Có cần in hóa đơn giấy để cất hồ sơ không
Không có quy định buộc phải in hóa đơn điện tử từ máy tính tiền ra giấy chỉ để lưu. Dữ liệu được lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử. Doanh nghiệp, hộ hoặc cá nhân kinh doanh có thể chọn hình thức lưu trữ phù hợp, kể cả qua nhà cung cấp dịch vụ. Nhiều doanh nghiệp hiểu nhầm chỉ giữ bản in là đủ, trong khi về pháp lý, dữ liệu điện tử có thể tra cứu mới là tài liệu cần lưu.
Ví dụ thực tế
Một cửa hàng bán lẻ in đầy đủ liên giao khách hàng hàng ngày nhưng không sao lưu dữ liệu hóa đơn trên hệ thống. Khi đối chiếu doanh thu hoặc được yêu cầu xuất trình file điện tử, cửa hàng không truy xuất được dữ liệu cũ. Đôi khi nhiều đơn vị nhầm lẫn bản in là hồ sơ lưu chính.
III. Trường hợp hóa đơn có mã từ máy tính tiền đã chuyển cơ quan thuế
1. Nghĩa vụ chuyển dữ liệu trong ngày
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền kết nối trực tiếp phải chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.
2. Chuyển dữ liệu không thay cho lưu trữ
Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng khi đã chuyển dữ liệu máy tính tiền sang cơ quan thuế thì hồ sơ đã hoàn tất. Thực tế, chuyển dữ liệu không thay thế nghĩa vụ lưu trữ. Đơn vị vẫn cần lưu dữ liệu hóa đơn trên hệ thống phù hợp để phục vụ tra cứu, đối chiếu và kiểm tra khi cần.
Lưu ý quan trọng
Quy định hóa đơn điện tử từ máy tính tiền áp dụng với doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng. Nhóm đối tượng này phải áp dụng từ 01/6/2025. Dù tự nguyện hay bắt buộc áp dụng, khi sử dụng thì nghĩa vụ lưu trữ vẫn tuân theo quy định chung về hóa đơn điện tử.
IV. Rủi ro nếu không lưu trữ đúng
Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là dữ liệu hóa đơn còn đầy đủ, có thể tra cứu và khớp với dữ liệu đã chuyển. Nếu không đảm bảo lưu trữ, dẫn đến mất, cháy, hỏng hóa đơn điện tử, mức phạt có thể từ 8-15 triệu đồng áp dụng với hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp. Nếu không cung cấp được hóa đơn khi cơ quan thuế yêu cầu, mức phạt có thể từ 5-10 triệu đồng.
| Tình huống rủi ro | Khung xử phạt |
|---|---|
| Mất, cháy, hỏng hóa đơn điện tử do không đảm bảo lưu trữ | 8-15 triệu đồng |
| Không cung cấp được khi cơ quan thuế yêu cầu | 5-10 triệu đồng |
Thuận Thiên khuyến nghị kiểm tra kỹ ba điểm: nơi lưu dữ liệu gốc, khả năng tra cứu theo từng hóa đơn và cơ chế sao lưu dự phòng. Đây là cách nhanh nhất để giảm rủi ro khi quyết toán hoặc đối chiếu dữ liệu bán hàng.
